Blogs

De digitale onboarding in 5 voordelen uitgelegd

Voordeel 1: je bespaart tijd

Bij flexkrachten begint het onboarding proces bij het tekenen van het contract. Daarvoor heb je de juiste gegevens van een flexkracht nodig, omdat je daarmee het contract opmaakt. Vervolgens moet je het contract genereren en door de flexkracht laten ondertekenen. Ook andere formulieren komen op dit moment aan bod, denk aan het loonheffingsformulier of een bruikleenovereenkomst. Doe je dit nu allemaal handmatig, dan is het op contract nemen van een enkele flexkracht een foutgevoelige, arbeidsintensieve en zeer tijdrovende klus. Gelukkig kun je ook tijd besparen: het eerste voordeel van een digitale onboarding. In e-UUR gebeurt het op contract nemen in vijf stappen.

1. De flexkracht ontvangt gegevens waarmee hij kan inloggen in jouw online omgeving op zijn laptop of telefoon (in een app). Hier kan hij zijn NAW-gegevens invullen en een kopie van zijn paspoort of ID-kaart achterlaten. Ook kun je álle gegevens uitvragen die jij maar nodig hebt.
2. Vervolgens worden op basis van de gegevens automatisch de juiste documenten gegenereerd. De flexkracht krijgt daarna vanzelf een seintje dat er documenten klaarstaan om te ondertekenen.
3. Dat ondertekenen gebeurt met een rechtsgeldige digitale handtekening, dus op zijn smartphone, tablet of computer.
4. Vervolgens is het de beurt aan jou of een andere tekenbevoegde binnen jouw organisatie.
5. Na die ondertekening worden de documenten automatisch geëxporteerd naar de backoffice. Jij bent nu klaar, en de flexkracht is klaar om aan de slag te gaan. En goed om te weten: alle ondertekende documenten vinden jij en de flexkracht altijd terug in het digitale dossier.

Je ziet het: het op contract nemen gaat zo razendsnel. “Dankzij de onboarding-module besparen we een half uur per inschrijving. Dat is al gauw 1,2 FTE per week!”, vertelde DIRECT Payrolling ons zelfs.

Voordeel 2: je kunt voor iedere inlener het onboardingproces anders inrichten

We schreven het al: je kunt álle gegevens uitvragen die jij nodig heb. Als de ene inlener andere gegevens wil uitvragen dan alle andere inleners, dan is dat dus geen enkel probleem in de digitale onboarding in e-UUR. Binnen enkele minuten klik je een volledig nieuw onboardingproces in elkaar. Zo bedien je iedere inlener precies zoals híj dat wil.

Voordeel 3: je kunt veel flexkrachten tegelijkertijd onboarden

Iedere flexkracht moet zijn contract ondertekend hebben vóórdat hij echt aan het werk gaat. Heb je regelmatig te maken met grote aantallen flexkrachten die tegelijkertijd starten, bijvoorbeeld omdat er inleners zijn waar je groepen plaatst, dan kan dit lastig zijn. Kan inderdaad, want dat is alleen het geval als je het opstellen, versturen en laten ondertekenen van contracten nog niet digitaal doet. Je moet de contracten dan immers stuk voor stuk handmatig opmaken en versturen. De flexkracht moet handmatig zijn handtekening zetten en op tijd terug sturen – wat ook vaak niet op tijd gebeurt. En wanneer het (nieuwe) contract dan eindelijk getekend binnen is, moet deze ook nog door jou ondertekend en ingescand worden én in de backoffice ingevoerd worden.

Bulk-importtool = grote aantallen flexkrachten tegelijk op contract nemen

Dit hele proces doorlopen met veel flexkrachten tegelijk is onmogelijk. Er zitten in jouw nieuwe groep flexkrachten geheid mensen die hun getekende contract niet op tijd naar jou opsturen. Wat doe je in de tussentijd? Wacht je tot alles goed geregeld is? Of laat je de nieuwe flexkracht zonder getekend contract (dus eigenlijk illegaal) aan het werk gaan? Zoals je kunt zien in de vijf stappen in de vorige alinea hoef je hier met e-UUR niet bij stil te staan. Voor alle flexkrachten die je moet onboarden verloopt het proces geautomatiseerd, soepel en efficiënt. Bovendien is het ook mogelijk om grote batches met nieuwe flexkrachten te importeren. Daarna krijgen zij automatisch bericht, dat ze de nog openstaande info in moeten vullen. De juiste papieren worden ondertekent en voila, alles staat netjes online verwerkt in je portaal.

Voordeel 4: je voorkomt boetes

Bij een nieuw dienstverband moet de flexkracht het loonheffingsformulier invullen. Ondertekent een flexkracht dit formulier níet, dan mag je geen loonheffingskorting toepassen. Dat geldt ook als je voor de loonheffing niet de juiste gegevens van de flexkracht gebruikt of wanneer je die gegevens niet op de juiste manier in jouw loonadministratie bewaart. In alle gevallen moet je dan het anoniemtarief rekenen: een veel hogere loonheffing die door de Belastingdienst wordt toegepast om te voorkomen dat flexkrachten te weinig belasting betalen. En wist je dat de Belastingdienst jouw organisatie een boete kan opleggen van maar liefst € 5.278,- als je als uitzender of payroller geen anoniementarief toepast terwijl je dit wel had moeten doen? Met de digitale onboarding in e-UUR voorkom je deze boete. Je weet namelijk zeker dat de flexkracht alle vereiste gegevens opgeeft, omdat zowel jij als de flexkracht dit in e-UUR checkt.

Voordeel 5: maak van de onboarding een leuke ervaring

In de eerste vier voordelen gingen we in op de voordelen van een digitale onboarding voor jou als uitzender of payroller. Maar doordat je het onboardingproces in e-UUR custom kunt inrichten, kun je van de onboarding voor flexkrachten ook een beleving maken. Deel tijdens de onboarding bijvoorbeeld leuke video’s of vlogs uit je organisatie, interessante brochures, handige tips of ander materiaal waarmee je nieuwe flexkrachten bij jouw uitzend- of payrollorganisatie betrekt. Wát je digitaal doet is cruciaal voor het succes van onboarding in deze tijd. En met e-UUR heb je daar zelf alle keuze in.

Blogs over onboarding

Dat waren ze, onze vijf belangrijkste voordelen van digitale onboarding. Wil je meer lezen over (het belang van) een goede onboarding? Klik dan op één van de andere blogs die we over dit onderwerp schreven. Veel leesplezier!