Dit artikel tot stand gekomen in samenwerking met onze partner Signicat
Bij het onboarden van een nieuwe medewerker komt veel kijken, van het identificeren van de persoon tot het verzamelen van aanvullende gegevens en het ondertekenen van documenten. Zo’n proces neemt al snel dertig minuten in beslag. “Met de oplossing die wij samen met Rabobank en Signicat hebben ontwikkeld, is een volledige onboarding binnen vijf minuten geregeld”, zegt Martin Schievink, CEO van Akyla.
Akyla biedt uitzend-, payroll- en detacheringsorganisaties een midoffice platform voor het zelfstandig stroomlijnen en automatiseren van belangrijke bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan processen rondom urenverwerking en cao-ontrafeling, het afhandelen van verlofaanvragen en ziekmeldingenFlexwerkers kunnen via de portal of de app zelf eenvoudig gewerkte uren registreren en urenbriefjes, loonstroken en overige documenten bekijken en ondertekenen.
Verschillende onboardingstypes
Met een digitaal proces helpt Akyla flexorganisaties ook bij het automatiseren van de onboarding van nieuwe medewerkers. “De kracht van ons platform is dat we heel veel verschillende onboardingtypen ondersteunen”, legt Schievink uit. “Bij de onboarding van een vrachtwagenchauffeur wil je een kopie van zijn groot rijbewijs hebben. Dat is bij dat onboardingstype dan ook een verplicht veld, zodat je het niet kunt vergeten. Maar dat veld is natuurlijk niet verplicht bij de onboarding van een zorgmedewerker. Dan is een Verklaring Omtrent het Gedrag verplicht.”
Een vlekkeloze ‘Employee journey’
Volgens Schievink draagt automatisering op die manier bij aan minder fouten in het onboardingproces en daarmee aan een vlekkeloze ‘employee journey’ en blije medewerkers. Het is niet nodig om de vrachtwagenchauffeur uit het voorbeeld achteraf nog te vragen naar zijn groot rijbewijs.
“Een nieuwe medewerker mag ook pas aan de slag als een onboarding echt volledig is afgerond”, stelt Schievink. “Je bent verplicht om voor de eerste werkdag de identiteit van de nieuwe medewerker vast te stellen, zijn of haar identiteitsbewijs te controleren op echtheid en geldigheid en de contracten te laten ondertekenen. Maar om die stappen in het onboardingproces te digitaliseren en automatiseren, heb je wel goedgekeurde middelen nodig. Die zijn er.”
Onboarden in een 3-staps raket
Akyla integreerde hiervoor de Rabo Identity Services van Rabobank en Signicat in zijn midoffice platform. Schievink: “Zie het als een drietrapsraket. De eerste stap is het vaststellen van de identiteit van de nieuwe medewerker met behulp van iDIN. De medewerker logt in bij zijn bank zoals hij gewend is bij iDEAL en toont daarmee aan dat hij inderdaad ‘Jan Jansen’ is. Daarna volgt een controle van het identiteitsbewijs door middel van een ID-scan. De derde stap is een IBAN-Naam Check om te controleren of de opgegeven naam hoort bij het opgegeven bankrekeningnummer. En omdat we door die drie stappen weten waar de flexwerker woont, kunnen we ook automatisch de reiskostenvergoeding berekenen.”
Het onboardinsproces zelf inrichten
“Rabobank en Signicat bieden een breed portfolio van services”, vervolgt de directeur van Akyla. “Wij kunnen daar weer combinaties van maken en de juiste services op de juiste plekken inzetten.” Als voorbeeld geeft hij de onboarding van een minderjarige waarvoor identificatie met behulp van iDIN niet mogelijk is. “Dan schrappen we iDIN uit het proces en voeren we alleen de ID-scan en de IBAN-Naam Check uit. Onze klanten kunnen het onboardingsproces overigens zelf inrichten. Wij helpen ze daarbij, onder andere met trainingen.”
Meerdere voordelen
De digitale onboarding met behulp van de Rabo Identity Services biedt de klanten van Akyla meerdere voordelen. Zo voorkomt het fouten. Volgens Schievink komt het in de praktijk best vaak voor dat uitzendkrachten per ongeluk een verkeerd IBAN-nummer opgeven of hun naam verkeerd intypen. “Met de IBAN-Naam Check halen we zo’n fout er meteen uit.” Een verkeerde naam intypen, is met iDIN-identificatie ook verleden tijd. Gegevens zoals woonadres en achternaam worden automatisch ingevuld.
Een ander belangrijk voordeel is dat digitale onboarding helpt bij het voldoen aan wet- en regelgeving en boetes voorkomt. Schievink: “Bij de onboarding van een nieuwe werknemer ben je verplicht om zijn of haar identiteitsbewijs te controleren op geldigheid. Op verzuim staan torenhoge boetes die in de duizenden euro’s kunnen lopen. Die boetes voorkom je met de ID-scan die verkeerde identiteitsbewijzen meteen afvangt.”
De oplossing van Akyla, Signicat en Rabobank bespaart bovendien heel veel tijd. “Bij een onboarding moet je best veel informatie uitvragen. Als dat allemaal per post of telefoon moet, neemt een gemiddelde onboarding al snel een half uur in beslag. Met digitale onboarding is het mogelijk om nieuwe medewerkers binnen vijf minuten volledig en volgens de wet- en regelgeving te onboarden. Een aanzienlijke tijdswinst voor flexorganisaties die misschien wel tweehonderd onboardings per week uitvoeren.”
