Belangrijk nieuws! Sinds januari zijn wij samengevoegd met ons moederbedrijf Textkernel
Belangrijk nieuws! Sinds januari zijn wij samengevoegd met ons moederbedrijf Textkernel
BackOfficer biedt 100% transparante all-in backoffice dienstverlening voor uitzenders en detacheerders die willen groeien. Dat je hiervoor goede uitzendsoftware nodig hebt, staat buiten kijf. Maar juist het vinden van het ideale IT landschap was voor BackOfficer een belangrijke missie. “Als backoffice dienstverlener draait alles om de software die we gebruiken. Dat moeten we goed voor elkaar hebben”. Inmiddels maken ze al een paar jaar gebruik van Akyla als midoffice platform. “Daarmee besparen we duizenden handelingen, waarmee we zo’n 6 tot 7 fte besparen”, vertelt Jeroen van Helden, managing partner bij BackOfficer.
De urgentie om de onboarding te automatiseren was er al langer, maar komt in een versnelling als ze een aantal grote klanten binnenhalen waarvoor ze in korte tijd veel mensen moeten onboarden. Jeroen: “We hadden toen nog geen aaneengesloten proces, waardoor er nog veel handmatige handelingen tussen zaten. Ook werkten we in verschillende programma’s, zoals ondertekenen.nl voor het ondertekenen van de contracten”. BackOfficer ging daarom op zoek naar een platform waarin ze het gehele onboardingsproces kunnen doen.
Als backoffice dienstverlener zit BackOfficer in een vierhoeksverhouding, wat de zoektocht om een goede applicatie te vinden uitdagend maakt. “Het is voor ons belangrijk dat onze klanten – uitzendbureaus en detacheringsbureaus – een eigen omgeving hebben. Met Akyla hebben onze klanten een eigen omgeving waarin ze alles kunnen doen en waarin de data goed is beveiligd en afgeschermd. Wat het ook uniek maakt is dat alle stakeholders (medewerkers, flexkrachten, inleners) op die omgeving kunnen inloggen. Zo kunnen we alle informatie in één portaal beschikbaar maken.”
Een midoffice platform kan niet zonder een goede koppeling met front- en backoffice systemen. Naast Akyla maakt BackOfficer voor de werving- en selectie gebruik van Carerix en voor de verloning- en facturatie Nocore. “We willen graag best of breed oplossingen, die het beste zijn in de markt. Die applicaties koppelen we met elkaar.”
Bij BackOfficer staat er maar één vraag centraal: hoe kunnen we het nog beter of aantrekkelijker maken voor onze klanten? Wat zien ze in de markt en waar hebben hun klanten behoefte aan en hoe kunnen ze dat met behulp van het platform vormgeven? Jeroen: “We hebben heel vaak ideeën over hoe we het nog beter kunnen inzetten. De flexibiliteit van het platform maakt het mogelijk om het precies zo in te richten zoals de klant het wil. Op die manier kunnen we onze klanten centraal zetten.”
Zo bedachten ze ook de koppeling met Caoloon.com. Jeroen: “Die koppeling kwam uit onze koker. We wilden graag zien wat iemand minimaal moet verdienen, inclusief alle overige arbeidsvoorwaarden en die data ook meteen bevestigen zodat we daar nooit meer een discussie over hebben.”
BackOfficer maakt ook goed gebruik van de procesarchitect; een module waarmee je zelfstandig processen kunt inrichten. Zo gebruiken ze de procesarchitect onder andere voor kredietchecks. “Onze klanten gebruiken die om een kredietcheck te doen van de inlener, zodat ze weten voor welk bedrag wij ze moeten verzekeren”. Ook gebruiken ze de procesarchitect om managementinformatie inzichtelijk te maken in het dashboard. “Zo laten we een marge overzicht zien van iedere week, openstaande posten voor debiteuren, maar ook hebben we een tegel voor het aanvragen van een pro forma.”
Maar BackOfficer gaat nog een stapje verder: met behulp van onze consultant creëren ze een eigen CRM. “Dat is puur voor onze interne organisatie, zodat we bijvoorbeeld ook alle communicatie met onze klanten kunnen bijhouden.”
De volgende stap is een koppeling maken met zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid. “Internationale flexkrachten hebben een digitale zorgpas nodig. Nu is het zo dat pasjes vaak blijven liggen of ze het polisnummer moeten opzoeken. We willen dat deze informatie ook in het portaal en in de app beschikbaar is, zodat de flexkracht dit ook direct kan tonen bij de inlener. We hebben nu wel die koppeling met Nocore, maar onze klanten kunnen niet inloggen in Nocore, iedereen gebruikt het Akyla portaal. Daar willen we alle informatie hebben en nergens anders”, legt Jeroen uit.
Ook klanten van BackOfficer zijn positief over het platform. “Ze vinden het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. We hebben een aangepast dashboard gemaakt met daarin actietegels en overzicht tegels. Ook hebben we bijvoorbeeld een tegel met nieuws waarbij we doorlinken naar onze site en naar Carerix, het frontoffice pakket dat we gebruiken. Ook hebben we een eigen rekentool ontwikkeld, waarin onze klanten direct hun kostprijs / marge kunnen berekenen. Daarvoor hebben we ook een tegel gemaakt.
Sinds ze Akyla hebben, willen we niets anders meer: “We zullen nooit meer teruggaan naar de oude situatie. Een naadloze customer journey heeft voor ons grote waarde. Het portaal vormt eigenlijk het kloppende hart van onze dienstverlening. Het onboarden van gebruikers vinden we van groot belang, het platform is de sleutel voor alles wat daaraan voorafgaat en erna komt,” aldus Jeroen.
Benieuwd welke impact ons platform kan hebben op jouw flexbedrijf?
Geheel vrijblijvend
Schuttersveld 17.1
7514 AC Enschede
Sinds januari zijn wij samengegaan met ons moederbedrijf Textkernel. Onze website zal eind april 2024 overgaan naar Textkernel website. Tot dit tijd vind je nog steeds relevante informatie over ons mid-office platform.
