Met achttien vestigingen door heel Nederland is uitzendorganisatie Logistic Force een grote speler in de markt. Een speler die wij als Akyla met trots tot onze klanten rekenen. Zeker omdat ze als één van de eersten niet alleen voor onze flexportal e-UUR, maar ook voor onze cao-ontrafelaar Xplican kozen. “Dankzij die ontrafelaar is er niet langer ruimte voor eigen interpretaties: iedere vestiging wordt door het systeem gedwongen om de cao-regels op dezelfde manier te lezen. Dat is prettig voor onze flexkrachten, die altijd het juiste loon uitbetaald krijgen, maar ook voor onszelf. Het is eenduidig én de urenregistratie en cao-ontrafeling is intern veel gemakkelijker over te dragen – bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte. En dat niet alleen: komt er controle van de SNA of een externe partij, dan kunnen we in e-UUR laten zien dat we de inlenersbeloning correct toepassen. Dat is natuurlijk een extra motivatie.”

“Dankzij e-UUR en Xplican zijn we veel meer compliant”

Aan het woord is Debby Smits, sinds 2015 Business Architect bij Logistic Force. “Voor de komst van e-UUR werkten we nog met papieren urenbriefjes die we overtypten in Excel. Erg arbeidsintensief dus, en bovendien foutgevoelig. Er kwam immers handmatig werk bij kijken. De belangrijkste reden om voor e-UUR te kiezen was dan ook dat we daarmee de papieren urenbriefjes en Excel-lijsten konden laten verdwijnen. Maar het creëren van een eenduidige manier van werken rondom de cao’s was ook een belangrijke reden. We hebben momenteel achttien kantoren en op ieder kantoor zit een partner die bekend is met de cao’s van onze klanten. Het interpreteren van die cao’s gebeurde voorheen handmatig en kostte dus veel tijd. En daarnaast… Uren, overuren, toeslaguren: wanneer gebruik je wat? Daarin verschilde het nogal eens in interpretatie. Met de cao-ontrafelaar van Akyla is alle speelruimte weggenomen. We zijn dus veel meer compliant.”

Cao Beroepsgoederenvervoer (TLN) en Xplican: geen enkel probleem

Ongeveer zeventig procent van de flexkrachten van Logistic Force valt onder de cao Beroepsgoederenvervoer (TLN) – een zeer uitgebreide en ingewikkelde cao. “Zelfs die cao kan Xplican met gemak aan. Natuurlijk, het had even wat voeten in aarde om hiervoor het cao-profiel goed in te richten, maar daarbij hadden we hulp van een consultant van Akyla. En nu staat het profiel als een huis. Flexkrachten boeken nu hun uren in e-UUR in en het systeem berekent geheel automatisch de overuren, de toeslaguren en de onkostenvergoedingen waar men recht op heeft. Er is verder geen omkijken meer naar – en je kunt vast wel nagaan hoeveel tijd ons dit scheelt.”

Een speciale oplossing voor boordcomputers

Speciaal voor de urenbriefjes van flexkrachten – in dit geval chauffeurs – die met een boordcomputer werken, zijn er voor Logistic Force importprofielen gemaakt. “Door een boordcomputer kunnen de onkostenvergoedingen en toeslagen namelijk iets afwijken. Een chauffeur begint bijvoorbeeld om 8.00 uur met werken, maar stapt pas om 8.15 uur in zijn vrachtwagen. Dat gewerkte kwartier mist de boordcomputer. De boordcomputer leest nu de gewerkte uren uit en maakt hier een Excel-bestand van. Dat bestand wordt in e-UUR geïmporteerd met behulp van de importtool, waarna er automatisch urenbriefjes voor worden aangemaakt. Nadat die briefjes eventueel aangepast en daarna geaccordeerd zijn, worden ze ontrafeld en worden automatisch de juiste vergoedingen en toeslagen toegepast. Het resultaat? Minder correcties, meer zekerheid en meer compliancy.”

'"En het levert ook tijdwinst op. We zijn van 20 uur naar 5 uur per week gegaan!"'

Debby SmitsBusiness Architect

Van 20 uur naar 5 uur per week

En het levert ook tijdwinst op. “Mijn collega’s van de urenregistratie hebben sinds de komst van e-UUR en Xplican een meer controlerende functie. Bij de vestiging Breda, de eerste vestiging waar de portal geïmplementeerd is, is dit resultaat al zichtbaar. Voorheen was mijn collega daar van maandag tot en met woensdag – lees: een uur of twintig – volop bezig met de urenregistratie en de interpretatie van de cao-regels. De laatste keer dat ik haar sprak gaf ze aan dat dit nu vermindert is naar slechts vijf uur per week. Het enige wat ze in e-UUR nog doet, is uitzonderingen checken. Inmiddels doet ze zelfs al de urenregistratie voor een andere vestiging: ze heeft er met gemak een tweede vestiging bij genomen.”

Xplican: zelf cao-profielen aanmaken

“Overigens kunnen we in e-UUR zelf cao-profielen maken”, gaat Smits verder. “Hier ben ik samen met mijn drie collega’s van de backoffice verantwoordelijk voor – wij ontzorgen hierin de rest van de organisatie. We zijn getraind door Akyla en zijn nu vrijwel geheel zelfredzaam. Oftewel: we klikken voor nieuwe cao’s zélf cao-profielen in elkaar. Onze collega’s hoeven vervolgens alleen nog maar het juiste cao-profiel bij een inlener te selecteren. En wijzigt een cao, dan is het wijzigen van het bijbehorende profiel ook heel makkelijk. Je hoeft geen nieuw cao-profiel te maken, maar maakt een kopie met een nieuwe ingangsdatum waarin je de wijziging kunt verwerken.”

De vruchten plukken van e-UUR én Xplican

Momenteel zit Logistic Force overigens nog volop in de implementatie van e-UUR en Xplican. “Zeventig procent van de verloonde uren loopt inmiddels via e-UUR. De implementatie is een flinke klus gebleken, die meer tijd kost dan van tevoren verwacht. Per vestiging moeten we alle klanten in kaart brengen, afspraken met die klanten vastleggen en de verschillende cao’s in beeld krijgen. De cao Beroepsgoederenvervoer (TLN) is bij ons dan wel de meest voorkomende cao, daarnaast zijn er nog tientallen andere cao’s waar we mee werken. Die allemaal in kaart krijgen… Daar gaat simpelweg tijd overheen. Voor het einde van de zomer van 2019 willen we al onze vestigingen over hebben. Vanaf dan kan onze hele organisatie de vruchten plukken van e-UUR én natuurlijk de automatische cao-ontrafeling door Xplican.”

Wil jij 75% tijd besparen en dat met minder correcties, meer zekerheid en meer compliancy?

Automatiseer je cao-ontrafeling en een groot gedeelte van je inlenersbeloning, kies voor de flexibiliteit en zelfredzaamheid van Xplican.

Meer weten over Xplican?