Belangrijk nieuws! Sinds januari zijn wij samengevoegd met ons moederbedrijf Textkernel

CASE - Logistic Force

Van 15 naar 6 urenverwerkers per week

Grootste uitdaging:
Het creëren van een eenduidige manier van werken rondom de cao’s

Logistic Force plukt de vruchten van automatische cao-ontrafeling

Met 20 vestigingen door heel Nederland is uitzendorganisatie Logistic Force een grote speler in de markt.  Als Logistic Force een aantal jaren terug contact met ons opneemt, doen ze veel bedrijfsprocessen nog handmatig. “Voor de komst van e-UUR werkten we nog met papieren urenbriefjes die we overtypten in Excel. Erg arbeidsintensief dus, en bovendien foutgevoelig”, licht Debby Smits, business architect bij Logistic Force toe. “Inmiddels is e-UUR onderdeel geworden van het kernproces en niet meer weg te denken uit de organisatie.”

Cao Beroepsgoederenvervoer (TLN) en Xplican: geen enkel probleem

In 2018 starten ze met de implementatie van de ontrafelaar en dat levert al snel resultaten. Met name met de CAO beroepsgoederenvervoer (TLN). Debby: “De ontrafelaar kan die cao met gemak aan. Het had even wat voeten in aarde om hiervoor het cao-profiel goed in te richten, maar daarbij hadden we hulp van een consultant van Akyla. En nu staat het profiel als een huis. Flexkrachten boeken nu hun uren in e-UUR in en het systeem berekent geheel automatisch de overuren, de toeslaguren en de onkostenvergoedingen waar men recht op heeft. Er is verder geen omkijken meer naar – en je kunt vast wel nagaan hoeveel tijd ons dit scheelt.”

Zelfredzaam

Applicatiebeheerder Mark Rens is ook enthousiast over de mogelijkheden van de ontrafelaar. ”Je kunt er veel zelf in aanpassen, waardoor je echt je eigen draai eraan kunt geven. Een voordeel van de ontrafelaar is ook dat je van te voren al nadenkt over de inlenersbeloning. Klanten vinden het ook fijn dat we dit van te voren checken en zien dat we er serieus mee bezig zijn.”

Niet langer ruimte voor eigen interpretaties

Een ander voordeel van de ontrafelaar is dat er niet langer ruimte is voor eigen interpretaties. Debby: “Iedere vestiging wordt nu door het systeem gedwongen om de regels op dezelfde manier te lezen. Dat is prettig voor onze flexkrachten, die altijd het juiste loon uitbetaald krijgen, maar ook voor onszelf. Het is eenduidig én de urenregistratie en cao-ontrafeling is intern veel gemakkelijker over te dragen – bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte. En dat niet alleen: komt er controle van de SNA of een externe partij, dan kunnen we in e-UUR laten zien dat we de inlenersbeloning correct toepassen. Dat is natuurlijk een extra motivatie.”

Een speciale oplossing voor boordcomputers

Dat er minder correcties nodig zijn geldt ook voor flexkrachten – in dit geval chauffeurs – die werken met een boordcomputer. Hiervoor zijn importprofielen gemaakt. Debby: “Door een boordcomputer kunnen de onkostenvergoedingen en toeslagen namelijk iets afwijken. Een chauffeur begint bijvoorbeeld om 8.00 uur met werken, maar stapt pas om 8.15 uur in zijn vrachtwagen. Dat gewerkte kwartier mist de boordcomputer. De boordcomputer leest nu de gewerkte uren uit en maakt hier een Excel-bestand van. Dat bestand wordt  geïmporteerd met behulp van de importtool, waarna er automatisch urenbriefjes voor worden aangemaakt. Nadat die briefjes eventueel aangepast en daarna geaccordeerd zijn, worden ze ontrafeld en worden automatisch de juiste vergoedingen en toeslagen toegepast.”

Onderdeel van het kernproces

Bij Logistic Force zien ze het platform dan ook als een onderdeel van het kernproces. Mark: “Ons product is uren verkopen en als een factuur of een uitbetaling niet goed gaat, is dat wel een probleem. Dat wil je dus goed geregeld hebben. Sinds we e-UUR gebruiken, hebben we veel minder fouten in de facturatie en verloning en heeft onze backoffice meer een controlerende functie. Daardoor besparen we veel uren.  Zonder de automatische ontrafeling zouden we zo’n 15 urenverwerkers nodig hebben verspreid over de vestigingen. Nu zijn dat er maar 6.”

Centrale urenverwerking en inrichting van klanten

Dit jaar maakt Logistic Force daarom een belangrijke vervolgstap door het opzetten van een centraal team ‘Urenverwerking’.  Mark: “Voorheen werd de urenverwerking geregeld vanuit de verschillende vestigingen, maar we groeien en zitten nu verspreid door het hele land. Dan is het ideaal dat we de urenverwerking centraal kunnen regelen. Naast de centrale urenverwerking heeft Logistic Force ook een centraal team ‘Klanten inrichting’ opgezet. Dit team is verantwoordelijk voor de volledige inrichting van nieuwe en bestaande klanten, CAO verhogingen en alle bijbehorende vragen. Dit team richt ook zelf cao-profielen en importprofielen in. Daarvoor hebben de collega’s bij Akyla verschillende trainingen gevolgd. De controle vindt wel nog steeds plaats op de vestigingen zelf.”

Onboarding via iPad op locatie of vanuit huis

Naast de urenontrafeling, maakt Logistic Force ook gebruik van de onboarding. Tot een jaar geleden deden ze de digitale inschrijving vooral nog op papier. Mark: “In het begin was het wel even wennen, maar na een paar weken heeft iedereen het door en is het heel normaal. Het loopt nu super. Sommige vestigingen kiezen ervoor om de inschrijving op de vestiging te doen, andere laten het aan de flexkracht om het zelf te doen. Het is fijn dat het allebei kan.”
Zo heeft Logistic Force op iedere vestiging een iPad staan waar de flexkracht zich zelf op kunnen inschrijven. “Sommige intercedenten laten de flexkrachten daarop inschrijven, anderen sturen ze een link zodat ze het thuis kunnen doen. Het werkt allebei perfect en het is goed dat beide opties er zijn.”

Customer engagement via de portal

Het verbeteren van de klantbeleving doet Logistic Force met behulp van het content management systeem. Dit biedt gebruikers de mogelijkheid om aanvullende content aan te bieden via het dashboard. Mark: Naast dat ze hun documenten via de portal en app kunnen inzien, tonen we in het dashboard ook onze nieuwsberichten. Maar ook hebben we bijvoorbeeld een tegel voor een budgetcoach, zodat de flexkracht zich hiervoor kan opgeven via de portal. We willen dat de portal de plek wordt waar je alle informatie kunt vinden en waar we in de voorkeurstaal kunnen communiceren.”

In toekomst wil Logistic Force meer processen gaan automatiseren, door meer gebruik te maken van de procesarchitect. Daarmee kunnen gebruikers zelfstandig processen inrichten. De eerste stap die ze daarmee willen zetten is het aanvragen van vakantiegeld.

Logistic Force maakt gebruikt van:

Meer cases

-7FTE

benodigd op backoffice

+47%

uur verwerkt per FTE

Benieuwd welke impact ons platform kan hebben op jouw flexbedrijf?

Geheel vrijblijvend

Meer cases

Ontdek hoe zij resultaat boeken met Akyla

+100%

omzet met dezelfde mensen

+15%

Stijging in productiviteit

4x

sneller uitrollen

1,2

FTE per week besparen op onboarding

Wij gaan verder als:

Sinds januari zijn wij samengegaan met ons moederbedrijf Textkernel. Onze website zal eind april 2024 overgaan naar Textkernel website. Tot dit tijd vind je nog steeds relevante informatie over ons mid-office platform.