Veel flexorganisaties digitaliseren en steeds meer organisaties kiezen voor een midoffice - een goede ontwikkeling! Wel zien wij enkele valkuilen waar veel flexorganisaties intrappen bij het kiezen van een midoffice. Vaak wordt er bijvoorbeeld alleen gekeken naar de korte termijn, terwijl het implementeren van een nieuwe midoffice júist een uitgelezen kans is om een stip op de horizon te zetten. Concreet zien we dat bedrijven vaak voor een simpele midoffice kiezen, omdat die voldoende is voor dít moment. Maar dat betekent niet dat deze software ook de juiste keuze is voor de toekomst. Onze tip: kies voor software die kan meegroeien met jouw bedrijf. Zo is het een middel om jouw doelen te bereiken.
Verantwoordelijk voor persoonsgegevens
Ook vergeten veel uitzend- en payrollbureaus om bij de keuze van een midoffice te kijken naar de privacy en veiligheid. Uit het HR Trendonderzoek van Berenschot, Performa en AFAS Software – gehouden onder ruim 2.000 HR-professionals – bleek eind 2021 zelfs dat de prioriteit voor privacy en databeveiliging afneemt. ‘Maar weinig HR-professionals in Nederland merken digitale veiligheid aan als een prioriteit binnen hun organisatie. De urgentie rond het thema neemt zelfs af. Slechts twaalf procent geeft aan dat dataveiligheid een prioriteit is.’ Dit is natuurlijk opvallend, omdat HR-professionals natuurlijk verantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens van werknemers. Dat geldt ook voor jou als uitzender of payroller.
Data van flexkrachten en inleners op straat
Bij de keuze voor een nieuwe midoffice moet je het onderwerp ‘privacy en veiligheid’ dan ook hoog op de agenda zetten. Stel je namelijk eens voor… Je bent volledig up and running en komt er dan pas achter dat andere klanten van de softwareleverancier in de midoffice jóuw data kunnen inzien, omdat al hun klanten in hetzelfde systeem werken. De data van al jouw flexkrachten en inleners ligt daardoor feitelijk op straat – een groot datalek met grote gevolgen. Hint: bij sommige flex software is dit echt de realiteit…
Midoffice zonder of met digitaal dossier
Ook zijn er midoffices zonder digitaal dossier, waarmee je documenten als loonstroken en arbeidscontracten per e-mail moet versturen. Dit soort documenten staan boordevol met persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en BSN. Mochten deze gegevens uitlekken, dan is dat desastreus voor je organisatie. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft dan ook zeer expliciet aan dat onbeveiligde e-mail niet meer is toegestaan voor het verzenden van persoonsgegevens. Je moet je echter in allerlei bochten moeten wringen om het versturen van loonstroken via de e-mail wél beveiligd en dus AVG-proof te maken (meer in deze blog). Staat privacy en veiligheid te laag op jouw prioriteitenlijstje bij het kiezen van een nieuwe midoffice, dan is een midoffice zonder digitaal dossier een reëel eindresultaat. En dat terwijl er ook midoffices mét digitaal dossier zijn, denk aan e-UUR, waarin documenten zoals loonstroken en arbeidscontracten zijn beveiligd met een inlog met 2-factor-authentication. Onveilig e-mailen is met zo’n digitaal dossier verleden tijd.
Toekomstgericht en veilig werken
Wil je digitaliseren en zit je momenteel midden in het selectieproces voor een midoffice? Met deze blog willen we jou inspireren om te focussen op een portal voor de toekomst waarmee je veilig (op afstand) kunt werken. Uiteraard denken we graag met je mee. Heb je vragen of wil je sparren, neem dan contact op.
