De laatste tips, tricks, updates & nieuws
Is het versturen van loonstroken, via e-mail, AVG proof?
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

21 november 2018

Nu de AVG / GDPR wetgeving gehandhaafd wordt, moet je aan veel meer veiligheidseisen voldoen dan voorheen. Daar is het veilig versturen van bijv. loonstroken onderdeel van. In deze blog behandelen we wat wel en niet mag rondom het versturen van loonstroken.

Onder de AVG is veel veranderd. Als uitzender en/of payroller moet je zorgen voor een goed beleid. Hier moet worden vastgelegd hoe je een goede beveiliging garandeert bij alles wat je doet rondom persoonsgegevens. Je zult in dit beleid ook een gedeelte moeten opnemen over e-mail, met daarin wat wanneer mag worden gemaild, wanneer encryptie moet worden gebruikt en wanneer een ander, veiliger kanaal moet worden ingezet. E-mail is immers het meest gebruikte middel om gegevens te transporteren tussen personen.

Wil je nog wel loonstroken via de e-mail versturen?

Loonstroken staan boordevol met persoonsgegevens. Vaak staat er een naam, adres, geboortedatum en BSN in. Mochten deze gegevens uitlekken dan zou dat desastreus kunnen zijn voor je organisatie.

Toch staat in de AVG wetgeving niets over het versturen van loonstroken via de e-mail. Wil je dit wel gaan doen? Let dan op! Je bent namelijk verplicht om je flexkrachten om goedkeuring te vragen, als je aangeeft dat je de loonstroken via de mail toestuurt. Je flexkrachten moeten hier toestemming voor geven. Deze overeenkomst mag je middels de arbeidsovereenkomst sluiten of later apart.

Daarnaast zul je het versturen van loonstroken via de e-mail middels een encryptie moeten doen. Het simpelweg beveiligen van de loonstroken met een wachtwoord, lost je probleem niet op. Plus je kunt het wachtwoord namelijk niet e-mailen.
Verdere vragen die je zichzelf moet stellen zijn: Hoe garandeer je dat de loonstrook naar het juiste e-mailadres gestuurd wordt? Een typefoutje is immers snel gemaakt! Hoe worden de wachtwoorden opgeslagen en welke risico’s brengt dit, met name voor je HR-team, met zich mee? En hoe krijgen gebruikers wachtwoordherinneringen, hoe worden hun wachtwoord opnieuw ingesteld en hoeveel werk is dit voor je organisatie?

Je merkt het al: Je zult zich in allerlei bochten moeten wringen om het versturen van loonstroken via de e-mail AVG / GDPR proof te maken. Hoe kun je alle loonstroken wel eenvoudig met je flexkrachten delen?

Start met het gebruik van een online portal en deel hier (geautomatiseerd) alle loonstroken in! De loonstroken zijn beveiligd met een inlog met 2 factor authentication en zijn binnen dit systeem beveiligd. Het voordeel voor jouw flexkrachten? Zij kunnen dankzij de portal & app altijd en overal bij hun gegevens. Op deze manier hebben ze eenvoudig toegang tot hun loonstroken en het documentenarchief.

Hoe zit het met het recht om vergeten te worden bij het versturen van loonstroken via de e-mail?

Als één van je flexkrachten besluit om zich uit te schrijven bij je organisatie, heeft hij of zij het recht om vergeten te worden. Het recht om vergeten te worden betekent dat je flexkrachten kunnen vragen om hun gegevens te wissen met een beroep op hun recht op vergetelheid.(Bron: AP)

Als je gebruik maakt van bijvoorbeeld Outlook om loonstroken te versturen wordt het verwijderen, van de persoonlijke gegevens van een werknemer, zeer arbeidsintensief en vervelend. Je zult door alle e-mailarchieven moeten om na te gaan of alle e-mails zijn verwijderd.

Als één van je flexkrachten je organisatie zou verlaten en zich zou beroepen op het recht om vergeten te worden, terwijl je gebruik maakt van een online portal & app, dan is het verwijderen van de persoonsgegevens eenvoudig en gemakkelijk. In de juiste portal zit namelijk speciaal een optie om binnen enkele stappen de gegevens van de desbetreffende flexkracht te verwijderen.

We raden je dan ook aan om je loonstroken in een online portal beschikbaar te stellen. Het voordeel van een online portal, zoals e-UUR, is dat deze beveiligd is en altijd en overal, via de app, toegankelijk is. Dit maakt het een stuk makkelijker voor je organisatie om loonstroken te delen met je flexkrachten.

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk bedrijf heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen over zichzelf, maar ook verhalen van klanten! Verhalen die niet alleen de doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe het verschil gemaakt kan worden! Als online marketeer bij Akyla combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

37 artikelen van Stan