post
line IMAGE
Is het versturen van loonstroken, via e-mail, AVG proof?
Akyla - 5 July 2018
Loonstroken via de email, mag dat eigenlijk?

Nu de AVG / GDPR wetgeving gehandhaafd wordt, moet u aan veel meer veiligheidseisen voldoen dan voorheen. Daar is het veilig versturen van bijv. loonstroken onderdeel van. In deze blog behandelen we wat wel en niet mag rondom het versturen van loonstroken.

Onder de AVG is veel veranderd. Als uitzender en/of payroller moet u zorgen voor een goed beleid. Hier moet worden vastgelegd hoe u een goede beveiliging garandeert bij alles wat u doet rondom persoonsgegevens. U zult in dit beleid ook een gedeelte moeten opnemen over e-mail, met daarin wat wanneer mag worden gemaild, wanneer encryptie moet worden gebruikt en wanneer een ander, veiliger kanaal moet worden ingezet. E-mail is immers het meest gebruikte middel om gegevens te transporteren tussen personen.

Wilt u nog wel loonstroken via de e-mail versturen?

Loonstroken staan boordevol met persoonsgegevens. Vaak staat er een naam, adres, geboortedatum en BSN in. Mochten deze gegevens uitlekken dan zou dat desastreus kunnen zijn voor uw organisatie.

Toch staat in de AVG wetgeving niets over het versturen van loonstroken via de e-mail. Wilt u dit wel gaan doen? Let dan op! U bent namelijk verplicht om uw flexkrachten om goedkeuring te vragen, als u aangeeft dat u de loonstroken via de mail toestuurt. Uw flexkrachten moeten hier toestemming voor geven. Deze overeenkomst mag u middels de arbeidsovereenkomst sluiten of later apart.

Daarnaast zult u het versturen van loonstroken via de e-mail middels een encryptie moeten doen. Het simpelweg beveiligen van de loonstroken met een wachtwoord, lost uw probleem niet op. En daarnaast u kunt het wachtwoord namelijk niet e-mailen.
Verdere vragen die u zichzelf moet stellen zijn: Hoe garandeert u dat de loonstrook naar het juiste e-mailadres gestuurd wordt? Een typefoutje is immers snel gemaakt! Hoe worden de wachtwoorden opgeslagen en welke risico’s brengt dit, met name voor uw HR-team, met zich mee? En hoe krijgen gebruikers wachtwoordherinneringen, hoe worden hun wachtwoord opnieuw ingesteld en hoeveel werk is dit voor uw organisatie?

U merkt het al: U zult zich in allerlei bochten moeten wringen om het versturen van loonstroken via de e-mail AVG / GDPR proof te maken. Hoe kunt alle loonstroken wel eenvoudig met uw flexkrachten delen?

Start met het gebruik van een online portal en deel hier (geautomatiseerd) alle loonstroken in! De loonstroken zijn beveiligd met een inlog met 2 factor authentication en zijn binnen dit systeem beveiligd. Het voordeel voor uw flexkrachten? Zij kunnen dankzij de portal & app altijd en overal bij hun gegevens. Op deze manier hebben ze eenvoudig toegang tot hun loonstroken en het documentenarchief.

Hoe zit het met het recht om vergeten te worden bij het versturen van loonstroken via de e-mail?

Als één van uw flexkrachten besluit om zich uit te schrijven bij uw organisatie, heeft hij of zij het recht om vergeten te worden. Het recht om vergeten te worden betekent dat uw flexkrachten kunnen vragen om hun gegevens te wissen met een beroep op hun recht op vergetelheid.(Bron: AP)

Als u gebruik maakt van bijvoorbeeld Outlook om loonstroken te versturen wordt het verwijderen, van de persoonlijke gegevens van een werknemer, zeer arbeidsintensief en vervelend. U zult door alle e-mailarchieven moeten om na te gaan of alle e-mails zijn verwijderd.

Als één van uw flexkrachten uw organisatie zou verlaten en zich zou beroepen op het recht om vergeten te worden, terwijl u gebruik maakt van een online portal & app, dan is het verwijderen van de persoonsgegevens eenvoudig en gemakkelijk. In de juiste portal zit namelijk speciaal een optie om binnen enkele stappen de gegevens van de desbetreffende flexkracht te verwijderen.

We raden u dan ook aan om uw loonstroken in een online portal beschikbaar te stellen. Het voordeel van een online portal, zoals e-UUR, is dat deze beveiligd is en altijd en overal, via de app, toegankelijk is. Dit maakt het een stuk makkelijker voor uw organisatie om loonstroken te delen met uw flexkrachten.

Wilt u meer info over digitaal documenten delen?
Kijk dan eens naar het digitale dossier van e-UUR!

Geschreven door: Evelien van het Reve

line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl