Stap 1. Denk na over het wáárom van een goede midoffice
“Als je de mid- en backofficeprocessen niet goed op orde hebt, loopt het geld je organisatie uit”, schreven Martijn Remmelzwaal en Henk Geurtsen (Experts in Flex) vorige maand in een artikel in magazine Flexmarkt. Dat is op zich al een goede reden om voor de juiste midoffice te kiezen, maar er is meer ‘wáárom’ te bedenken. Het gebruik van een midoffice is namelijk een middel naar een doel. Wat is dat doel voor jouw uitzend- of payrollorganisatie? Welke resultaten wil je met de komst van een nieuwe midoffice behalen, denk aan tijdbesparing? En welke pijnpunten wil je met de midoffice oplossen?
Leestip tussendoor: onze blog Hoe belangrijk is een goede midoffice? Je leest hierin wat er zoals mogelijk is met een midoffice en ontdekt alle voordelen die een midoffice jouw organisatie kan opleveren.
Stap 2. Stel een selectieteam samen
Natuurlijk, uiteindelijk moet iedereen in jouw uitzend- of payrollorganisatie met de midoffice kunnen werken. Maar om snel en adequaat een goede keuze te kunnen maken, is het verstandig om een selectieteam samen te stellen. Wie zijn direct betrokken bij het proces? Wie beslist er mee? En wie gaan de trainingen volgen zodra de midoffice geïmplementeerd is?
Stap 3. Onderzoek de verschillen tussen leveranciers
Zo verschillend als de diverse midoffices op de markt zijn, zo verschillend zijn ook de leveranciers die ze maken. Zoek je een leverancier met een totaalpakket (en dus veel algemene kennis) of een partij met een best-of-breed-oplossing (en dus veel specifieke kennis)? Wil je de leverancier gemakkelijk kunnen bereiken en natuurlijk: hoe? Wil je vragen of problemen in een ticketsysteem kunnen zetten? Onderzoek wat je prettig vindt en check dan bij de leveranciers die je op het oog hebt wat de expertise is én hoe onder meer de klantenservice is geregeld. Om je verder op weg te helpen bij het maken van een goede keuze geven we je in een andere blog die we schreven vijf vragen die je jezelf moet stellen bij het kiezen van een softwareleverancier.
Stap 4. Breng je processen in kaart
Verbeteren begint met terugblikken. Hoe zijn de administratieve processen in jouw uitzend- of payrollorganisatie op dit moment geregeld? Wat vind je daar goed aan, en wat kan beter? Door processen grondig in kaart te brengen, kom je erachter waar je sneller en efficiënter kunt werken. Neem hier dus de tijd voor en sta ook open voor verbetering. Houd niet te veel vast aan oude processen en werkwijzen, maar durf ze kritisch onder de loep te nemen. Zo automatiseer je met de nieuwe midoffice precies dát wat jouw organisatie echt verder brengt.
Stap 5. Laat je voldoende informeren
Heb je een midoffice op het oog? Vraag dan een demo aan. Je checkt dan de gebruiksvriendelijkheid van de software en kunt dan meteen al je vragen stellen en zo eventuele twijfels laten wegnemen. Bedenk ook dat domme vragen niet bestaan. Voel je dus absoluut niet bezwaard om (nóg een keer) om een duidelijke uitleg te vragen. Vraag gerust om bewijs, zeg dat je het wilt zien en uitleg wil over hoe het werkt. Er zijn helaas nog steeds veel partijen die zeggen “Ja natuurlijk kunnen we dat, om het vervolgens niet te laten zien”. En als laatste, vraag tijdens de demo ook vooral naar ervaringen van andere klanten. Stel vragen als: “Hoe hebben vergelijkbare organisaties als de mijne het met jullie software aangepakt? En wat levert jullie midoffice hen concreet op?” Misschien krijg je hier tijdens de demo direct antwoord op, misschien word je doorverwezen naar klantverhalen op de website. Hoe dan ook, de ervaringen van anderen kunnen je goed helpen om sneller de juiste keuze te maken.
De juiste midoffice (kiezen) voor jouw organisatie
Heb je alle 5 stappen in de blog doorlopen en wil je meer weten over het kiezen van de juiste midoffice voor jouw uitzend- of payrollorganisatie? Neem dan gerust contact met ons op, want we denken graag met je mee. En… direct die demo uit stap vijf plannen kan natuurlijk ook (dat doe je hier). Let’s get started!
