Hoe belangrijk is een goede midoffice?

Wat is er mogelijk met een goede midoffice?

We beginnen even bij het begin: bij het verschil tussen frontoffice, midoffice en backoffice. De frontoffice wordt gebruikt voor de recruitment en planning. De backoffice wordt gebruikt voor activiteiten rondom verloning, facturatie, pensioenen, verzekeringen, debiteurenbeheer en financiële administratie. En bij de meeste organisaties is de midoffice de portal of het platform waar alle zaken samen komen. Je kunt dit dus zien als het aanspreekpunt voor je kandidaten, inleners, intermediairs en eigen werknemers. In de midoffice kunnen zij aan de slag met de urenregistratie, onkostendeclaraties, reserveringen, de werving en selectie, het aanmaken en het ondertekenen van contracten. Hoe meer van deze genoemde functionaliteiten in de midoffice zitten of gekoppeld kunnen worden, hoe beter dat is. Immers: hoe meer werkzaamheden je kunt automatiseren en digitaliseren, hoe meer tijd er overblijft voor real life contact met flexkrachten en inleners. Voor een human touch: dat wat jouw organisatie anders maakt dan alle concurrenten. Die combinatie, tussen software en de human touch, geeft je onderscheidend vermogen op de uitstraling van jouw organisatie, maar vooral op de procesoptimalisatie, efficiëntie, de borging van data en het gemak van alles in 1 portaal. Zo krijg je de tools om echt het verschil te kunnen maken in jouw candidate en customer journey. Precies om deze redenen hebben steeds meer organisaties behoefte aan een flexibele en uitgebreide oplossing die vele malen breder inzetbaar is dan alleen voor het verwerken van uren en loonstroken.

Waarom veel organisaties de midoffice onderschatten – en wat de gevolgen daarvan zijn

Toch zijn er ook nog steeds uitzend- en payrollorganisaties die voor hun midoffice liever voor de makkelijkste optie kiezen. Een optie waarin bijvoorbeeld de midoffice onderdeel is van de backoffice, waarin dan alleen die uren en loonstroken aan bod komen. Zonde vinden wij, want de midoffice kan júist de plek zijn waar je hele bedrijf bij elkaar komt en waar je dus met veel activiteiten next level kunt gaan. Bij Akyla vinden we dan ook dat de midoffice als separaat gezien zou moeten worden. Een traject wat net zoveel tijd en aandacht krijgt als de keuze voor een backoffice. En dus niet iets wat je er “even” bij kiest. We hebben het al eerder gehad over een dergelijke strategie, namelijk de best of breed keuze.

En Remmelzwaal en Geurtsen zijn het met ons eens, zo schreven ze in het artikel op flexmarkt.nl: “Uitzenders (en payrollers, red.) onderschatten deze domeinen in onze beleving nog weleens als het gaat om onderscheidend vermogen en kansen voor de organisatie. Een ding is zeker: als je de mid- en backofficeprocessen niet goed op orde hebt, loopt het geld je organisatie uit. Aan de ene kant op inefficiëntie en anderzijds op serieus omvangrijke problemen met compliancy. Het vervelende is dat je die rekeningen vaak pas enkele jaren later krijgt gepresenteerd.”

De juiste midoffice (en backoffice) kiezen

Natuurlijk willen wij niet dat jij deze rekening gepresenteerd krijgt – vandaar dat we deze blog ook voor je schrijven. Hopelijk hebben we je ogen inmiddels al geopend en hebben we je laten inzien wat het belang van een goede midoffice is. Maar daarmee zijn we er nog niet, want er zijn natuurlijk tientallen verschillende midoffices waar je uit kunt kiezen. Van portals die alleen de basis tackelen (die uren en loonstroken dus) tot portals waar nog ieder jaar nieuwe functionaliteiten aan worden toegevoegd. Uit dat ruime assortiment kiezen al steeds meer uitzend- en payrollorganisaties voor een best-of-breed-oplossing – een goede keuze als je het ons vraagt. Ook omdat veel organisaties nog steeds verkopen dat ze alles kunnen. Iets wat simpelweg niet kan, je kunt niet overal je focus op leggen en daar vervolgens in uitblinken. Voornamelijk omdat het verschil gemaakt wordt in de details. En juist in die details maak jij als flexorganisatie het verschil in de markt.
Daarom zien we gelukkig steeds meer dat organisaties kiezen voor het beste van twee werelden en laten die met elkaar samenwerken. Om het concreet te maken: ze kiezen de beste midoffice én de beste backoffice voor hun organisatie en laten die met elkaar ‘praten’ via een koppeling.

Een best-of-breed midoffice koppelen met je backoffice

Hoe ziet zo’n samenwerking tussen een best of breed midoffice en backoffice er dan uit?

Voor hun midoffice kiezen ze voor een portal waarin de voor hun organisatie ideale features zitten. Denk aan digitale onboarding (inclusief digitale identificatie en ondertekening), de mogelijkheid om digitaal dossiers op te bouwen of de mogelijkheid om de portal in hun eigen huisstijl – of die van hun (grootste) inleners – in te richten. Of denk aan een automatische cao-ontrafelaar: dé oplossing voor al die uitzenders en payrollers die worstelen met overzicht houden op alle wet- en regelgeving vanuit CAO’s, maar die wel altijd compliant willen zijn.

Naast deze midoffice kiezen ze dan voor een gespecialiseerde backoffice-leverancier, die uiteraard kan koppelen met de gekozen midoffice. Om zo alle verschillende digitale processen naadloos op elkaar te laten aansluiten.

De voordelen voor jouw flexorganisatie

Spreekt een koppeling tussen de beste midoffice en de beste backoffice voor jouw organisatie jou ook aan? Goed om te horen, want de voordelen liegen er niet om:

• Je werkt aan je onderscheidende vermogen met tools waarmee je de concurrentie voor kunt zijn én blijven;
• Kies je voor twee best-of-breed-oplossingen, in plaats van voor een totaalpakket waarin midoffice en backoffice samenkomen, dan ben je verzekerd van de beste deeloplossing;
• Omdat je de juiste midoffice en backoffice voor jóuw organisatie kiest, worden administratieve taken beperkt of geautomatiseerd, zodat je meer kunt doen met dezelfde mensen en je meer focus kunt leggen op je flexkrachten en opdrachtgevers;
• Doordat je automatiseert en digitaliseert worden er minder fouten gemaakt, wat je tijd én geld bespaart;
• Je maakt je uitzend- of payrollorganisatie klaar voor groei.

De midoffice vinden die bij jouw organisatie past?

Hint: alle in dit artikel genoemde functionaliteiten zitten in jouw platform voor flexwerk. Van de urenregistratie tot de werving en selectie, van de digitale onboarding tot de automatische cao-ontrafelaar. Ook koppelt e-UUR naadloos met diverse best-of-breed backoffices. Hebben wij je (samen met experts Remmelzwaal en Geurtsen) in dit artikel dus weten te overtuigen van het belang van een goede midoffice? Dan nodigen we je van harte uit om onze white paper te lezen en meer te ontdekken.

In 6 stappen de midoffice vinden die bij jouw organisatie past?