Het aanbod voor IT oplossingen voor de uitzendbranche is divers. Er zijn verschillende applicaties die je als uitzendbureau of payroller kunnen helpen om je productiviteit te verbeteren. Maar welke software oplossingen heb je precies nodig? En wat is de rol van midoffice software in je IT landschap?
Frontoffice, midoffice en backoffice software
We beginnen even bij het begin: bij het verschil tussen frontoffice, midoffice en backoffice.
Frontoffice software = werving & selectie
De frontoffice wordt gebruikt voor de recruitment en planning. Een frontoffice systeem noemen we ook wel een ATS; een Applicant Tracking System. Het doel van dit soort applicaties is om je recruitment proces zo snel en effectief te laten verlopen en snel de juiste match te maken. De meeste uitzendbureaus werken met een frontoffice software voor de recruitment van flexkrachten.
Backoffice software voor verloning en facturatie
In de backoffice software is een boekhoudpakket waarin je zaken regelt zoals verloning, facturatie, pensioenen, verzekeringen, debiteurenbeheer en financiële administratie. Iedere organisatie maakt gebruik van een backoffice pakket.
Midoffice software: het portaal voor flexkrachten en inleners
In de midoffice regel je alle zaken die je niet (goed) kunt regelen in je front- of backoffice software. Zoals:
- Het onboarden van flexkrachten en inleners (op afstand)
- Genereren van contracten
- Digitaal ondertekenen van contracten
- Urenregistratie
- Onkostendeclaraties
- Reserveringen
- CAO-ontrafeling
- Engagement / communicatie met stakeholders
In de midoffice vinden de meeste repetitieve en tijdrovende processen plaats. Waarbij je te maken hebt met inlenersspecifieke wensen en (steeds veranderende) wet- en regelgeving. Dus flexibele midoffice software is van groot belang om schaalbaar te blijven.
Een portaal voor alle stakeholders
Wat midoffice software ook uniek maakt is dat je flexkrachten, inleners, intermediairs en eigen werknemers kunnen inloggen in een portaal. Iets wat je niet hebt als je alleen gebruik maakt van een front- en backoffice. Dit draagt eraan bij dat je sneller en vanuit één plek zaken kunt regelen zoals het genereren van contracten, digitale ondertekening, goedkeuring van uren, onkostendeclaraties en/of het aanvragen van verlof. Je hebt één portaal voor alle stakeholders, ideaal om alle processen te stroomlijnen.
De employee journey verbeteren met midoffice software
Midoffice software biedt je daarnaast de mogelijkheid om de employee journey te verbeteren. Al je stakeholders gebruiken het portaal op frequente basis voor administratieve doeleinden. Doordat ze al met regelmatig inloggen in het portaal, kun je deze kans ook benutten om het portaal in te zetten om de employee journey te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan snellere en betere communicatie via WhatsApp of het aanbieden van extra informatie over de inlener of het delen van nieuwsberichten. Daarnaast kun je het portaal volledig in je eigen huisstijl aanbieden, wat bijdraagt aan je merkbeleving.
Wanneer zet je midoffice software in?
Niet alle uitzendbureaus of payrollers maken gebruik van midoffice software. Ze regelen de midoffice oplossingen bijvoorbeeld via hun backoffice pakket, waarin vaak basis functionaliteiten zitten. Een uitzendbureau of payroller dat grote volumes draait, verder wil groeien, compliant wil zijn en blijven én de employee journey wil versterken kan niet zonder midoffice software.
Flex experts Remmelzwaal en Geurtsen schreven hierover in het artikel op flexmarkt.nl:
“Uitzenders (en payrollers, red.) onderschatten deze domeinen in onze beleving nog weleens als het gaat om onderscheidend vermogen en kansen voor de organisatie. Een ding is zeker: als je de mid- en backofficeprocessen niet goed op orde hebt, loopt het geld je organisatie uit. Aan de ene kant op inefficiëntie en anderzijds op serieus omvangrijke problemen met compliancy. Het vervelende is dat je die rekeningen vaak pas enkele jaren later krijgt gepresenteerd.”
Een best-of-breed midoffice koppelen met je backoffice
Het voordeel van midoffice software is dat het te koppelen is met je bestaande front- en backoffice applicatie. Hoe ziet zo’n samenwerking tussen een best of breed midoffice en backoffice er dan uit?
Voor hun midoffice kiezen ze voor een portal waarin de voor hun organisatie ideale features zitten. Denk aan digitale onboarding op afstand (inclusief digitale identificatie en ondertekening), de mogelijkheid om digitaal dossiers op te bouwen of de mogelijkheid om de portal in hun eigen huisstijl – of die van hun (grootste) inleners – in te richten. Of denk aan een automatische cao-ontrafelaar: dé oplossing voor al die uitzenders en payrollers die worstelen met overzicht houden op alle wet- en regelgeving vanuit CAO’s, maar die wel altijd compliant willen zijn.
Naast deze midoffice kiezen ze dan voor een gespecialiseerde backoffice-leverancier, die uiteraard kan koppelen met de gekozen midoffice. Om zo alle verschillende digitale processen naadloos op elkaar te laten aansluiten.
De voordelen voor jouw flexorganisatie
Spreekt een koppeling tussen de beste midoffice en de beste backoffice voor jouw organisatie jou ook aan? Samengevat levert midoffice software het volgende op:
- Je werkt aan je onderscheidende vermogen met tools waarmee je de concurrentie voor kunt zijn én blijven;
- Kies je voor twee best-of-breed-oplossingen, in plaats van voor een totaalpakket waarin midoffice en backoffice samenkomen, dan ben je verzekerd van de beste deeloplossing;
- Omdat je de juiste midoffice en backoffice voor jóuw organisatie kiest, worden administratieve taken beperkt of geautomatiseerd, zodat je meer kunt doen met dezelfde mensen en je meer focus kunt leggen op je flexkrachten en opdrachtgevers;
- Doordat je automatiseert en digitaliseert worden er minder fouten gemaakt, wat je tijd én geld bespaart;
- Je maakt je uitzend- of payrollorganisatie klaar voor groei.
De midoffice vinden die bij jouw organisatie past?
Hint: alle in dit artikel genoemde functionaliteiten zitten in jouw platform voor flexwerk. Van de urenregistratie tot de werving en selectie, van de digitale onboarding tot de automatische cao-ontrafelaar. Ook koppelt ons platform naadloos met diverse best-of-breed backoffices. Hebben wij je (samen met experts Remmelzwaal en Geurtsen) in dit artikel dus weten te overtuigen van het belang van een goede midoffice? Vraag dan een demo bij ons aan.
In 6 stappen de midoffice vinden die bij jouw organisatie past?
