Vraag 1: Hebben andere organisaties hetzelfde proces al een keer doorlopen?
Veel uitzenders en payrollers nemen onvoldoende tijd voor de selectie van nieuwe software en alles wat daarmee gemoeid gaat. Misschien zit jij ook krap in je tijd, waardoor je het liefst zo snel mogelijk de juiste keuze maakt. Een goede manier om snel wijzer te worden is door een kijkje te nemen in de keuken van vergelijkbare organisaties. Hoe hebben zij het aangepakt? Voor welke software hebben zij gekozen, en waarom? Kies bij het aanschaffen van nieuwe software daarom voor bewezen software, waarbij je de softwareleverancier om referenties en klantverhalen kunt vragen. Die klantverhalen kunnen je namelijk enorm helpen bij het maken van de juiste keuze.
Vraag 2: Biedt de software ondersteuning bij de inlenersbeloning?
Dé oplossing waarmee je direct jouw werk vergemakkelijkt, je tijd bespaart en je minder fouten maakt? Start met het geautomatiseerd verwerken van de cao-regels, bijvoorbeeld met een automatische cao-ontrafelaar. Het grootste voordeel? Je werkt gestandaardiseerd én wordt gedwongen om bij inleners de juiste informatie uit te vragen. Dit zorgt ervoor dat je veel meer compliant kunt verlonen en dat flexkrachten betaald krijgen waar ze recht op hebben. Let wel, niet alle uitzendsoftware en payrollsoftware beschikt over een cao-ontrafelaar. Maar nu je toch over gaat stappen naar een nieuwe oplossing, kun je deze feature beter wél meenemen in je eisenpakket.
Vraag 3: Wil je gebruik gaan maken van een app?
De mobiele revolutie is in volle gang. Dit betekent dat jouw medewerkers, flexkrachten en inleners overal en altijd veilig toegang willen hebben tot hun uren, hun documenten en alle communicatie die voor hen bestemd is. De vraag is dan ook: hoe belangrijk vind jij het dat de nieuwe software beschikbaar is op mobiele apparaten (lees: als app)? Vind je dit erg belangrijk, dan moet je softwareleveranciers zeker naar hun mogelijkheden op dit gebied vragen. Allereerst: is er een app? Maar ook: hoe uitgebreid is de app? Zo voorkom je dat men straks zonder app komt te zitten óf dat de app zo summier is dat je nog steeds het grootste gedeelte van je werk via je desktop moet regelen.
Vraag 4: Is de informatiebeveiliging afgedekt?
Is er een verwerkersovereenkomst? Hoe is de software beveiligd? Wordt er voldaan aan de AVG? Deze zaken mag je niet vergeten uit te vragen. Er zijn namelijk nog steeds veel oplossingen die dit niet goed op orde hebben, en als de informatiebeveiliging niet goed is afgedekt kan dit grote problemen opleveren. Wat jouw nieuwe uitzendsoftware of payrollsoftware in ieder geval moet hebben is:
- de versleuteling van gegevens in overdracht;
- de versleuteling van gegevens in opslag;
- een goede (tweetraps)authenticatie en autorisatie – wie ben je en wat mag je doen;
- beveiligingsclassificaties, waardoor eindgebruikers beperkte datatoegang hebben.
Vraag 5: Is de software die je aanschaft al ingericht?
Digitaliseren heeft een grote impact op je organisatie. Het zelf inrichten van de software kun jij hier eigenlijk niet ook nog bij hebben. Wil de softwareleverancier die je op het oog hebt je een standaard pakket leveren, met ‘alles er op en aan’? Is er een servicedesk waar je altijd contact mee op kunt nemen mocht je vragen hebben? Of kun je kiezen voor een consultant, met een bak aan ervaring, die je 1-op-1 helpt om je huidige processen om te zetten naar de nieuwe, efficiëntere manier van werken? Een belangrijke keuze, die jij zeker moet maken.
Ons advies: Kies voor een gespecialiseerde softwareleverancier
Heb je alle vragen beantwoord? En kom je met jouw antwoorden op een standaard alles-in-één pakket of op een voor jouw organisatie op maat gemaakte ‘best of breed’-oplossing? Ons advies: wat je ook kiest, kies in ieder geval voor een gespecialiseerde softwareleverancier met een ‘flinke bak’ ervaring. Wat we bedoeling met een flinke bak aan ervaring? Kies voor software welke bewezen is en dus werkt. Zijn de klanten tevreden? Heeft de software heb geholpen te groeien en/of te optimaliseren? Benieuwd naar onze ervaringen? Kijk naar onze referenties van uitzenders en payrollers als Adecco, Timing, Logistic Force, Go:Office, Factory4Work. Je haalt er zeker inspiratie uit.
