Loonstroken versturen via een platform: gemakkelijk én veilig
Je wist het misschien nog niet, maar als je de loonstroken van flexkrachten nu nog via post of e-mail verstuurt loop je een groot risico op datalekken. En geloof ons: de boetes voor een datalek zijn niet mals, de controles nemen alsmaar toe en bovendien staat de goede naam van jouw uitzend- of payrollorganisatie op het spel. Het versturen van loonstroken via een veilig digitaal platform verlaagt het risico enorm en voorkomt dus problemen. Je werkt namelijk volledig AGV-proof.
Waarom is loonstroken versturen via een online platform veilig?
Misschien denk je nu: “Leuk geschreven, maar waarom is een dergelijk platform dan zo veilig?” Dat leggen we je graag uit. Een platform is zoals ze het noemen ‘een gesloten online circuit’. Oftewel: een beveiligde online omgeving waarin salarisgegevens en persoonlijke documenten tussen salarisverwerker, werkgever en werknemer gedeeld kunnen worden. De data wordt via een veilige verbinding (HTTPS) verzonden en komt door het uitgebreide rechtenbeheer alleen terecht bij de persoon voor wie het bedoeld is.
Toch loonstroken versturen per e-mail? Dit moet je weten
“Oké, maar waarom is het versturen van een loonstrook via de mail dan niet veilig?”, vraag je ons. De reden daarvoor is simpel: loonstroken staan boordevol met persoonsgegevens, denk aan een naam, adres, geboortedatum en BSN-nummer. Als deze gegevens uitlekken en in de handen vallen van de verkeerde mensen, kan dat desastreus zijn voor alle betrokkenen – en onder aan de streep ook voor jouw organisatie. Overigens moeten we hier wel een kleine kanttekening bij plaatsen, want in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat niet letterlijk dat je geen e-mail meer mag gebruiken. Maar, de regels hiervoor zijn wel flink aangescherpt: voor het verzenden van persoonsgegevens is onbeveiligde e-mail niet meer toegestaan. Privacywet AVG stelt dat de verwerking van persoonlijke gegevens met passende maatregelen (zoals encryptie) beschermd dient te worden. De verzender (jij dus!) is verantwoordelijk en moet maatregelen treffen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de informatie. En wees eerlijk… Ben jij er honderd procent zeker van dat jouw e-mailprogramma volledig veilig is?
Tip tussendoor: wil je meer weten over het versturen van loonstroken per e-mail, lees dan onze blog: Is het versturen van loonstroken, via e-mail, AVG-proof.
Loonstroken versturen via een platform: jouw oplossing
We komen daarom toch weer terug op het versturen van loonstroken via een platform, zoals e-UUR. Het is namelijk écht de makkelijkste manier om AVG-proof te werken en de veiligheid van jouw flexkrachten te waarborgen. Je werkt gegarandeerd veilig. Altijd en overal. Daarnaast betekent het een professionaliseringsslag voor jouw organisatie. En tot slot ervaren jij en je collega’s er gemak van, want het handmatig verwerken en per e-mail versturen van loonstroken kost jullie nu gegarandeerd veel tijd.
Dit wil jij toch ook? Lees hier meer artikelen over het digitaliseren van je processen met e-UUR of: let’s get started!
