In de vorige blog van deze blogreeks kwamen al het BSN en de kopie van het paspoort aan de orde. Hieronder zullen een aantal andere bijzondere persoonsgegevens worden uitgelicht waarmee flexorganisaties veelvuldig van doen hebben.
Politieke opvattingen, filosofische of religieuze opvattingen, lidmaatschap van een vakbond of politieke partij en seksuele geaardheid. Voor deze categorieën geldt dat er voor een werkgever geen wettelijke grondslag of noodzaak bestaat om deze te verwerken.
Raciale of etnische afkomst
Het begrip rasgegevens is ruim; ook de nationaliteit en pasfoto’s vallen hier bijvoorbeeld onder. Raciale gegevens of gegevens over etnische afkomst mag u pas verwerken vanaf het moment dat hiervoor een wettelijke grondslag en noodzaak bestaat: vanaf het moment van aangaan van de arbeidsovereenkomst. Let op: van niet-werkzame flexkrachten mag u deze gegevens dus nog niet verwerken! Alle overige rasgegevens mogen overigens niet verwerkt worden. Zo is het niet toegestaan om ‘hoofddoek’ in een personeelsdossier te noteren, omdat dit begrip kan duiden op de etnische afkomst van een flexkracht.
Verzuim- en gezondheidsgegevens
Als werkgever zult u misschien onbewust meer gegevens verwerken en bewaren dan wettelijk is toegestaan. Dit gebeurt het vaakst bij de verwerking van gegevens van zieke werknemers. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft inmiddels helder en gedetailleerd omschreven wat wel en wat niet mag. Op het moment dat een werknemer zich ziek meldt mag u de volgende gegevens over zijn of haar gezondheid vragen en registreren:
✓ het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
✓ de vermoedelijke duur van het verzuim;
✓ de lopende afspraken en werkzaamheden;
✓ of de flexkracht onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar let op: niet onder wélke vangnetbepaling hij valt);
✓ of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
✓ of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
De gegevens die uw bedrijfsarts of arbodienst met u mag delen en die u mag registreren zijn beperkt:
✓ de werkzaamheden waartoe de flexkracht niet meer of nog wel in staat is, zoals functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de flexkracht nog kan doen;
✓ de verwachte duur van het verzuim;
✓ de mate waarin de flexkracht arbeidsongeschikt is, gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen;
✓ eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die u voor de re-integratie moet treffen.
U mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan die hierboven staan, en let op: ook niet als de flexkracht u hiervoor wel toestemming geeft! Alleen wanneer de flexkracht een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s weten hoe ze in geval van nood moeten handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie) is dit toegestaan. Alle andere medische gegevens heeft u niet nodig voor de op u rustende loondoorbetalings- en de re-integratieverplichtingen. In haar onderzoek naar Stichting Abrona heeft de Autoriteit Persoonsgegevens omschreven dat een werkgever de volgende gegevens niet mag verwerken:
✓ diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
✓ eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
✓ gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, et cetera;
✓ overige problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, overlijden van een partner of scheiding.
Voor u als flexorganisatie is het van het grootste belang dat u ervoor zorgt dat bij de administratieve verwerking van zieke flexkrachten niet teveel gegevens worden genoteerd en bewaard.
Conclusie
Wanneer u bijzondere persoonsgegevens verwerkt die niet voor u niet noodzakelijk zijn, bent u in strijd met de Wbp. U riskeert niet alleen aanzienlijke boetes, maar ook negatieve publiciteit. Het is dan ook van groot belang dat u een gedegen beleid hanteert, een beleid dat ook daadwerkelijk nauwlettend wordt uitgevoerd.
Martijn Nooijen
Advocaat ICT- & Privacy recht
Daniels Huisman Advocaten
