De Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt strenge eisen aan het verwerken en bewaren van persoonsgegevens. Deze verplichtingen bestaan al sinds geruime tijd, maar door de invoering van de uitgebreide boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn de gevolgen van overtredingen van deze wet sinds 1 januari 2016 aanzienlijk zwaarder. De hoogste tijd dus voor een opfrismoment, want weet u nog hoe het zat? In deze blog zullen de omgang met het identiteitsbewijs, BSN en loonbeslagen de revue passeren. Natuurlijk vergeten we ook de omgang met de zogenaamde bijzondere persoonsgegevens (waar een strenger regime voor geldt) niet. Deze bijzondere gegevens – denk aan iemands levensovertuiging, ras, gezondheid of strafrechtelijke gegevens – zullen in de volgende en tevens laatste blog in deze privacyreeks aan bod komen.
Identiteitsbewijs en BSN
Identiteitsbewijs en BSN bewaren: ja/nee
U mag alleen een kopie van een paspoort maken als daarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Hetzelfde geldt voor het verwerken van een BSN. Vanaf de aanvang van het dienstverband van een flexkracht bent u als werkgever op grond van de Wet Loonbelastingen en de Wet Arbeid Vreemdelingen wettelijk verplicht om de identiteit van de flexkracht te controleren. Ook dient u vanaf dat moment een kopie van het paspoort en het BSN te bewaren. Vóór het moment van indiensttreding bestaat er geen wettelijke noodzaak om deze gegevens te bewaren. Let daarom op: u mag niet eerder dan het moment van indiensttreding een kopie van het paspoort maken of het BSN bewaren. Voor de indiensttreding mag u alleen de identiteit van de flexkracht controleren als hij of zij u het identiteitsbewijs toont. Hetzelfde geldt voor flexkrachten die bij uw organisatie staan ingeschreven, maar die nog geen werkzaamheden hebben verricht. Van deze mensen mag u geen kopie van het paspoort bewaren of hun BSN verwerken tót zij aan het werk gaan.
Identiteitsbewijs verstrekken aan uw inlener: ja/nee
In de praktijk komt het waarschijnlijk regelmatig voor dat opdrachtgevers u om een kopie van het paspoort van bij hen werkzame flexkrachten vragen. Echter, als uitzender of payroller mag u een dergelijke kopie van Nederlandse werknemers niet aan uw inleners ter beschikking stellen. Voor buitenlandse flexkrachten gelden binnen de Wet Arbeid Vreemdelingen andere regels. Leent u buitenlandse flexkrachten uit, dan mag u uw inlener juist wel een kopie van het paspoort verschaffen. De opdrachtgever moet in het geval van buitenlandse werknemers (zijnde niet-Europese of Zwitserse) namelijk altijd in het bezit zijn van een kopie ID-bewijs. Voor het BSN geldt dat de toezichthouder zich in haar onderzoeken naar Randstad en Adecco op het standpunt heeft gesteld dat het BSN niet aan de opdrachtgever verstrekt mag worden.
Minimale bewaartermijn
De wet schrijft daarnaast een minimale bewaartermijn van het kopie paspoort en het BSN voor. Als werkgever dient u deze gegevens – samen met de overige gegevens van werknemers zoals naam, geboortedatum en adres – tenminste vijf jaar na het eindigen van het dienstverband te bewaren.
Loonbeslagen
Wanneer een derde loonbeslag laat leggen bij u als werkgever, geldt er een strikt regime voor wie toegang heeft tot deze informatie. Als werkgever bent u wettelijk verplicht om mee te werken wanneer ten aanzien van een flexkracht loonbeslag wordt gelegd. Om aan die verplichtingen te kunnen voldoen, is het volgens de Autoriteit Persoonsgegevens toegestaan om de gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn te verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens plaatst daarbij echter de kanttekening dat alleen medewerkers van de salarisadministratie toegang tot deze informatie mogen hebben. Houd er rekening mee dat ook uw intercedenten geen toegang tot deze gegevens mogen hebben.
Conclusie
Als flexorganisatie moet u iedere keer als u een kopie paspoort of een BSN wilt verwerken nadrukkelijk nagaan in welke fase van het uitzend- of payrollproces de flexkracht zich bevindt. U wilt immers voorkomen dat u in strijd met de wet persoonsgegevens verwerkt, met alle risico’s op boetes van dien. Hetzelfde geldt voor wie er in uw organisatie toegang heeft tot loonbeslagen. Met de ingevoerde boetebevoegdheid is het namelijk nog meer dan voorheen van belang dat alle personen binnen uw organisatie op de hoogte zijn van de spelregels, en dat zij hier naar handelen.
Martijn Nooijen
Advocaat ICT- & Privacy recht
Daniels Huisman Advocaten
