Flexkrachten op contract nemen: het proces
Het handmatig invoeren van de gegevens van de flexkracht in je backoffice, vervolgens het genereren, invullen en laten ondertekenen van alle benodigde documenten – denk aan het contract, het loonheffingsformulier en de bruikleenovereenkomst. Het printen en op de post doen van die documenten. Het in de gaten houden of de documenten op tijd getekend retour komen en dit bijhouden in een Excel-bestand. Vervolgens moet je de flexkracht op de hoogte brengen en ervoor zorgen dat het contract snel getekend retour komt. Het checken van de handtekening en – als dit niet goed is gegaan, wat nog regelmatig gebeurt – het opnieuw opstarten van het proces. Het inscannen van alle documenten. En tot slot het invoeren van de ondertekende documenten in de backoffice.
Op contract nemen, ook wel onboarden: het kan anders
Wij kunnen het ons goed voorstellen dat het op contract nemen (ook wel het onboarden) van (nieuwe) flexkrachten niet één van jouw favoriete bezigheden is. Het is immers foutgevoelig, arbeidsintensief en zeer tijdrovend. Maar wist je dat het ook anders kan? Stel je eens voor wat het jou op zou leveren als je flexkrachten volledig online zou kunnen onboarden: Tijd, een sterke foutenreductie, meer werkplezier.
Digitaal op contract nemen: jouw nieuwe situatie
Je start de onboarding van een nieuwe flexkracht – Freek weer, in dit geval. Freek ontvangt vervolgens gegevens waarmee hij kan inloggen in jouw online omgeving. Hier kan hij zijn NAW-gegevens invullen, overige gegevens invullen en een kopie van zijn paspoort of ID-kaart achterlaten. Eigenlijk zijn we daarmee nog te summier, want je kunt in deze omgeving álle gegevens uitvragen die jij maar nodig hebt. Vervolgens worden op basis van de gegevens automatisch de juiste documenten gegenereerd. Freek krijgt daarna vanzelf een seintje dat er documenten klaarstaan om te ondertekenen. Dat ondertekenen gebeurt met een digitale handtekening, dus op zijn smartphone, tablet of computer. Vervolgens is het de beurt aan jou of een andere tekenbevoegde binnen jouw organisatie. Na die ondertekening worden de documenten automatisch geëxporteerd naar de backoffice. Jij bent klaar, en Freek is klaar om aan de slag te gaan.
Binnen vijftien minuten flexkrachten onboarden
Anno 2019 is dit geen droomsituatie, maar een situatie die vandaag nog werkelijkheid kan worden. Er zijn namelijk tools op die markt waarmee ook jij binnen vijftien minuten nieuwe flexkrachten kunt onboarden. Het resultaat?
- Voor uitzenders: betere dienstverlening aan jouw flexkrachten.
- Voor payrollers: snel grote hoeveelheden op contract nemen.
- Voor zowel uitzenders als payrollers: een tijdbesparing van maar liefst tachtig procent ten opzichte van het oude proces.
Efficiënt onboarden, doe jij het al?
Met digitaal onboarden is het papieren proces verleden tijd en krijgt iedere flexkracht een vliegende start. Het op contract nemen van flexkrachten gebeurt namelijk volledig geautomatiseerd. Je hebt continu grip op jouw processen, dankzij e-UUR.
