post
line IMAGE
De top 5 valkuilen bij het importeren van urenbestanden
Akyla - 10 July 2017

Heeft u veel klanten die hun urenbestanden aanleveren in Excel? Dan is niets zo vervelend als het handmatig overtypen van alle gegevens in uw urenregistratie. Deze urenbestanden wilt u uiteraard eenvoudig kunnen importeren in uw registratiesysteem. Een importtool is hier de ideale oplossing voor. Maar welke valkuilen moet u dan goed in kaart te hebben? In deze blog behandelen we de 5 valkuilen die u bij het importeren van urenbestanden goed in de gaten moet houden.

1. Bestandstype kan niet geïmporteerd worden.

Het type, ook wel formaat genoemd, van uw urenbestanden is van groot belang als u bestanden wilt gaan importeren. Want hoe gaat u alles uploaden als uw importtool maar één bestandsformaat kent. U zult dan alle bestanden moeten samenvoegen. Het samenvoegen van deze bestanden is een tijdrovende klus. Iets wat u kunt voorkomen door een tool te kiezen die meerdere bestandstypes accepteert.

 

2. Data in urenbestand matcht niet met data in registratiesysteem.

Een andere veel voorkomend probleem is dat de data uit de ingestuurde urenbestanden niet matcht met de data in uw registratiesysteem. Dit zou betekenen dat flexkracht P. Willems in het urenbestand niet overeenkomt met flexkracht P. Willems in het registratiesysteem.
Hierdoor kunnen de uren niet geïmporteerd worden. U zult dan handmatig de uren moeten gaan overnemen. Iets wat u met een importtool juist wilt voorkomen.

 

3. Urenbestanden met verschillende opmaak kunnen niet geïmporteerd worden.

Naast de verschillende bestandsformaten is de opmaak van de bestanden ook van groot belang bij het digitaliseren van uw urenbestanden. Bij verschillende opmaak moet u denken aan begin en eindtijden die op verschillende plekken genoteerd zijn. Maar u moet ook denken aan onbekende urensoorten of zelfs ontbrekende urensoorten en opmerkingen die klanten overal random toevoegen. Het is dus uiterst vervelend als alle bestanden andere opmaak bevatten. Hierdoor zult u alles moeten nalopen en aanpassen, wat weer uren van uw kostbare tijd zal vergen.

 

4. Uitval zorgt voor handmatig werk.

Bij het kiezen van een importtool moet u rekening houden met verschillende punten. Het importeren van urenbestanden met gegevens van meerdere flexkrachten is hier een goed voorbeeld van, maar ook het importeren van verschillende bestandstypen is een belangrijk punt. Echter is het belangrijkste het voorkomen van uitval. Uitval zal er namelijk voor zorgen dat u achteraf handmatig werk moet verrichten. En zoals we al eerder aangaven, handmatig werk vergt veel van uw kostbare tijd.

 

5. De werkwijze van uw klant sluit niet aan bij uw werkwijze.

Het is uiterst vervelend als u nieuwe klanten een nieuwe werkwijze moet aanleren, omdat u anders problemen zult ervaren bij het importeren van de urenbestanden. Iets wat wederom zal leiden tot extra handmatig werk. Terwijl het importeren van urenbestanden dit juist zou moeten voorkomen.

Een urenimporttool, welke de eerder genoemde valkuilen afvangt, zal ervoor zorgen dat u, uw klanten niet tot last hoeft te zijn, omdat u zich altijd kunt aanpassen aan de wensen van de klant. Daarnaast scheelt het u veel stress. U hoeft tenslotte niet meer achter uw klanten aan te vangen.

Wilt u het laatste nieuws van Akyla in uw mailbox?
line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl