De laatste tips, tricks, updates & nieuws
De top 5 valkuilen bij het importeren van urenbestanden
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

14 november 2018

Heb je veel klanten die hun urenbestanden aanleveren in Excel? Dan is niets zo vervelend als het handmatig overtypen van alle gegevens in je urenregistratie. Deze urenbestanden wil je uiteraard eenvoudig kunnen importeren in je registratiesysteem. Een importtool is hier de ideale oplossing voor. Maar welke valkuilen moet je dan goed in kaart te hebben? In deze blog behandelen we de 5 valkuilen die je bij het importeren van urenbestanden goed in de gaten moet houden.

1. Bestandstype kan niet geïmporteerd worden.

Het type, ook wel formaat genoemd, van je urenbestanden is van groot belang als je bestanden wilt gaan importeren. Want hoe ga je alles uploaden als je importtool maar één bestandsformaat kent. Je zult dan alle bestanden moeten samenvoegen. Het samenvoegen van deze bestanden is een tijdrovende klus. Iets wat je kunt voorkomen door een tool te kiezen die meerdere bestandstypes accepteert.

2. Data in urenbestand matcht niet met data in registratiesysteem.

Een andere veel voorkomend probleem is dat de data uit de ingestuurde urenbestanden niet matcht met de data in je registratiesysteem. Dit zou betekenen dat flexkracht P. Willems in het urenbestand niet overeenkomt met flexkracht P. Willems in het registratiesysteem.
Hierdoor kunnen de uren niet geïmporteerd worden. Je zult dan handmatig de uren moeten gaan overnemen. Iets wat je met een importtool juist wilt voorkomen.

3. Urenbestanden met verschillende opmaak kunnen niet geïmporteerd worden.

Naast de verschillende bestandsformaten is de opmaak van de bestanden ook van groot belang bij het digitaliseren van je urenbestanden. Bij verschillende opmaak moet je denken aan begin en eindtijden die op verschillende plekken genoteerd zijn. Maar je moet ook denken aan onbekende urensoorten of zelfs ontbrekende urensoorten en opmerkingen die klanten overal random toevoegen. Het is dus uiterst vervelend als alle bestanden andere opmaak bevatten. Hierdoor zul je alles moeten nalopen en aanpassen, wat weer uren van je kostbare tijd zal vergen.

4. Uitval zorgt voor handmatig werk.

Bij het kiezen van een importtool moet je rekening houden met verschillende punten. Het importeren van urenbestanden met gegevens van meerdere flexkrachten is hier een goed voorbeeld van, maar ook het importeren van verschillende bestandstypen is een belangrijk punt. Echter is het belangrijkste het voorkomen van uitval. Uitval zal er namelijk voor zorgen dat je achteraf handmatig werk moet verrichten. En zoals we al eerder aangaven, handmatig werk vergt veel van je kostbare tijd.

5. De werkwijze van je klant sluit niet aan bij jou werkwijze.

Het is uiterst vervelend als je nieuwe klanten een nieuwe werkwijze moet aanleren, omdat je anders problemen zult ervaren bij het importeren van de urenbestanden. Iets wat wederom zal leiden tot extra handmatig werk. Terwijl het importeren van urenbestanden dit juist zou moeten voorkomen.

Een urenimporttool, welke de eerder genoemde valkuilen afvangt, zal ervoor zorgen dat je, je klanten niet tot last hoeft te zijn, omdat u zich altijd kunt aanpassen aan de wensen van de klant. Daarnaast scheelt het u veel stress. Je hoeft tenslotte niet meer achter je klanten aan te vangen.

Wil je meer informatie over de urenimporttoolOf wil je weten hoe tevreden Timing is met onze importtool?

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk bedrijf heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen over zichzelf, maar ook verhalen van klanten! Verhalen die niet alleen de doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe het verschil gemaakt kan worden! Als online marketeer bij Akyla combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

63 artikelen van Stan