Belangrijk nieuws! Sinds januari zijn wij samengevoegd met ons moederbedrijf Textkernel

De top 5 valkuilen bij het importeren van urenbestanden

1. Bestandstype kan niet geïmporteerd worden.

Het type, ook wel formaat genoemd, van je urenbestanden is van groot belang als je bestanden wilt gaan importeren. Want hoe ga je alles uploaden als je importtool maar één bestandsformaat kent. Je zult dan alle bestanden moeten samenvoegen. Het samenvoegen van deze bestanden is een tijdrovende klus. Iets wat je kunt voorkomen door een tool te kiezen die meerdere bestandstypes accepteert.

2. Data in urenbestand matcht niet met data in registratiesysteem.

Een andere veel voorkomend probleem is dat de data uit de ingestuurde urenbestanden niet matcht met de data in je registratiesysteem. Dit zou betekenen dat flexkracht P. Willems in het urenbestand niet overeenkomt met flexkracht P. Willems in het registratiesysteem.
Hierdoor kunnen de uren niet geïmporteerd worden. Je zult dan handmatig de uren moeten gaan overnemen. Iets wat je met een importtool juist wilt voorkomen.

3. Urenbestanden met verschillende opmaak kunnen niet geïmporteerd worden.

Naast de verschillende bestandsformaten is de opmaak van de bestanden ook van groot belang bij het digitaliseren van je urenbestanden. Bij verschillende opmaak moet je denken aan begin en eindtijden die op verschillende plekken genoteerd zijn. Maar je moet ook denken aan onbekende urensoorten of zelfs ontbrekende urensoorten en opmerkingen die klanten overal random toevoegen. Het is dus uiterst vervelend als alle bestanden andere opmaak bevatten. Hierdoor zul je alles moeten nalopen en aanpassen, wat weer uren van je kostbare tijd zal vergen.

4. Uitval zorgt voor handmatig werk.

Bij het kiezen van een importtool moet je rekening houden met verschillende punten. Het importeren van urenbestanden met gegevens van meerdere flexkrachten is hier een goed voorbeeld van, maar ook het importeren van verschillende bestandstypen is een belangrijk punt. Echter is het belangrijkste het voorkomen van uitval. Uitval zal er namelijk voor zorgen dat je achteraf handmatig werk moet verrichten. En zoals we al eerder aangaven, handmatig werk vergt veel van je kostbare tijd.

5. De werkwijze van je klant sluit niet aan bij jou werkwijze.

Het is uiterst vervelend als je nieuwe klanten een nieuwe werkwijze moet aanleren, omdat je anders problemen zult ervaren bij het importeren van de urenbestanden. Iets wat wederom zal leiden tot extra handmatig werk. Terwijl het importeren van urenbestanden dit juist zou moeten voorkomen.

Een urenimporttool, welke de eerder genoemde valkuilen afvangt, zal ervoor zorgen dat je, je klanten niet tot last hoeft te zijn, omdat je je altijd kunt aanpassen aan de wensen van de klant. Daarnaast scheelt het je veel stress. Je hoeft tenslotte niet meer achter je klanten aan te vangen.

Wil je meer informatie over de urenimporttoolOf wil je weten hoe tevreden Timing is met onze importtool?

Lees ook

Flexkrachten onboarden in 5 min? 10 onmisbare features!

Onboarding Automation Checklist De tijd dat alles op papier werd...

Groeien of juist kosten besparen? Zo haal je het maximale uit je automatisering

Het is voor uitzendbureau door de krapte op de arbeidsmarkt...

Akyla versnelt onboarding flexkrachten met Rabobank en Signicat

Dit artikel tot stand gekomen in samenwerking met onze partner...

Meer tijd besparen?

Zet de volgende stap in automatisering.

Geheel vrijblijvend

Wij gaan verder als:

Sinds januari zijn wij samengevoegd met ons moederbedrijf Textkernel. Op deze website vind je nog steeds relevante informatie over ons mid-office platform.