Stap 1: zorg voor een goede basis
Digitaliseren doe je niet van de ene op de andere dag. Ook niet als je meteen de juiste keuze maakt voor betrouwbare en innovatieve software. Want welke processen zet je in deze software? Hoe lopen die processen? En moeten ze misschien nog geoptimaliseerd worden voordat je ze digitaliseert? De eerste stap is dan ook het zorgen voor een goede basis. Daar bedoelen we mee dat je in kaart moet brengen welke processen er binnen jouw organisatie zijn én of je deze wellicht nog efficiënter kunt inrichten. Je wilt voorkomen dat je oude, niet lekker lopende processen nabouwt in de nieuwe software. Zijn alle processen beschreven en geoptimaliseerd? Dan ben je klaar voor stap twee.
Stap 2: digitaliseer al het papierwerk
Nu je weet welke processen in jouw organisatie aanwezig zijn – en hoe ze lopen – kun je een start maken met het digitaliseren van het papierwerk in jouw organisatie. Want automatiseren (jouw einddoel) gaat lastig als alles nog in archiefkasten staat. Zie je op tegen deze flinke klus? Vergeet niet dat het je straks enorm veel tijd en geld bespaart doordat alles eenvoudig, snel en door iedereen te vinden is. Onze tip: ben je klaar met het digitaliseren van al het papierwerk, doe dan direct de meeste (of zelfs alle) printers de deur uit. Zo wennen jij en je collega’s het snelst aan werken zonder papier.
Wat je zoals kunt digitaliseren? We geven je een voorzetje, want wellicht staan er zaken in ons rijtje waar jij nog niet aan gedacht hebt.
- Loonstroken en jaaropgaven
- Klantdossiers
- Declaraties
- De urenregistratie
- (Interne) documenten
- Arbeidscontracten en andere documenten voor flexkrachten
- Documenten voor de onboarding van nieuwe flexkrachten
- Cao’s van inleners
Stap 3: automatiseer je processen
Natuurlijk moet je ergens IN digitaliseren. Oftewel: je hebt software nodig waarin alle documenten samenkomen én waarin essentiële processen geautomatiseerd kunnen worden. Alleen digitaliseren is namelijk niet genoeg – wil je echt voordeel ervare dan moet je ook de vertaalslag maken naar automatiseren. Voorbeelden van processen die je als uitzender en payroller kunt automatiseren zijn
- de verloning
- het ontrafelen van cao’s van inleners
- de onboarding van nieuwe flexkrachten
- werving en selectie
Het automatiseren van dit soort processen betekent een grote verandering in je organisatie, maar we weten zeker dat het je bevalt. Processen verlopen namelijk inzichtelijker en efficiënter. Er worden minder fouten gemaakt. En jij en je collega’s houden meer tijd over om te doen wat jullie écht leuk vinden (lees: geen administratieve rompslomp). Een win-win-win-situatie.
Kiezen voor de juiste software
Veel uitzenders en payroller hebben moeite met het kiezen van nieuwe software. Maar wil je digitaliseren en automatiseren, dan is het noodzakelijk dat je een keuze maakt. Om je op weg te helpen vind je in een andere blog op onze website vijf vragen die je jezelf moet stellen bij het aanschaffen van nieuwe uitzend- of payrollsoftware. Wil je daarna eens met ons kennismaken, omdat je ervan overtuigd bent dat e-UUR voor jouw organisatie de juiste software is? Neem gerust contact op.
