Het BSN mag dus alleen gebruikt door organisaties buiten de overheid als het wettelijk bepaald is. Dit zijn vaak organisaties zoals huisartsen, apotheken en zorgverzekeraars.
Uitzenders en payrollers zitten in een lastig pakket. Ze zijn namelijk verplicht om een aantal gegevens over te nemen vanuit het paspoort of de identiteitskaart. Het BSN is hier onderdeel van. Organisaties kunnen het verbod om het BSN te gebruiken niet doorbreken door toestemming aan mensen te vragen voor het gebruik van hun BSN.
Waarvoor mag/moet de uitzendonderneming het BSN verwerken?
Als een uitzendovereenkomst met de uitzendkracht wordt aangegaan, moet een uitzendonderneming het BSN van de uitzendkracht verwerken voor specifieke doelen.
Het BSN dient dan, voor de aanvang van de werkzaamheden, in de administratie te zijn opgenomen. Waarvoor het BSN verwerkt moet worden hebben we hieronder weergegeven:
- Voor het uitvoeren van de (inhoudingen) loonbelasting en de salaris- en pensioenadministratie (inclusief loonaangifte bij de Belastingdienst)
- Vaststellen van de identiteit van de uitzendkracht
- Wanneer de uitzendonderneming eigenrisicodrager is volgens de Ziektewet
- Gegevensverstrekking aan UWV in verband met ziekte en re-integratie
- Verstrekking aan de bedrijfsarts in het kader van re-integratie van de uitzendkracht
- Ten behoeve van een aanvraag over vermelding in het doelgroepregister van UWV
Welke gegevens mogen wel of niet worden verzameld?
Bij het aanmelden/inschrijven van een nieuwe uitzendkracht mag je alleen de gegevens overnemen die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Denk bijvoorbeeld aan: naam, adres, contactgegevens en de relevante werkervaring en opleiding van de betreffende persoon ten behoeve van de bemiddeling.
Daarnaast geldt, sinds 1 januari 2018, speciaal voor uitzendbureaus een nieuwe regeling om de snelheid van het plaatsingsproces te bevorderen. Uitzenders mogen sindsdien een kopie maken, van het ID-bewijs, van kandidaten die zich aanmelden bij hun uitzendbureau.
Let op dit mag alleen bij uitzendkrachten die duidelijk aangegeven hebben te gaan werken bij het desbetreffende uitzendbureau, maar die nog niet direct een plaatsing krijgen toegewezen.
Volgens de verzamelwet SZW 2018 mogen uitzenders de kopie maximaal 4 weken bewaren in hun administratie.
Welke persoonsgegevens mogen aan een inlener worden verstrekt?
Als je een verwerkersovereenkomst hebt met je inlener, mag je de volgende gegevens delen: (Het BSN mag aan de opdrachtgever worden verstrekt, mits wordt voldaan aan de zogeheten disculpatieregeling.)
- Naam
- Adres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Relevante werkervaring, opleidingen en cursussen
- BSN (enkel als vrijwaring van de inlenersaansprakelijkheid en ketenaansprakelijkheid)
Niet meer werkzame uitzendkracht, wat dan?
Je moet de persoonsgegevens van je uitzendkrachten uiterlijk 2 jaar na de laatste dag waarop de uitzendkracht werkzaam is geweest verwijderen. De gegevens van bijv. de administratie of de loonbelasting moeten langer bewaard worden. In het overzicht hieronder hebben we de verschillende bewaartermijnen weergegeven.
- Administratie en fiscale bewaarplicht
Voor de administratie die noodzakelijk is voor de controle op de belasting en vennootschappelijke administratieplicht (bijvoorbeeld de salarisadministratie, uitzendovereenkomst en voor zover noodzakelijk pensioenverplichtingen) geldt een bewaartermijn van maximaal 7 jaar. - Loonbelasting:
Verzoeken tot loonheffingskorting, NAW-gegevens, BSN, geboortedatum en afschriften van documenten ter identificatie moeten worden bewaard tot ten minste 5 jaar na einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. - Bijzondere situatie:
Bij een concrete klacht of claim mogen de daarvoor noodzakelijke gegevens worden bewaard tot definitieve afhandeling of verjaring van de claim.
