De laatste tips, tricks, updates & nieuws
Maak het verwerken van reiskosten eenvoudiger!
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

21 november 2018

We zien nog vaak dat uitzenders en payrollers veel handelingen moeten verrichten bij het verwerken van (reiskosten)declaraties. Door de handmatige verwerking verdwijnen er namelijk regelmatig declaraties. Dit levert vervolgens irritatie op bij zowel de flexkrachten als de backofficemedewerkers. In deze blog leggen we je uit waarom en hoe je gebruik kunt gaan maken van een geautomatiseerde oplossing.

Declaraties verwerken

Bij het verwerken van de reiskostendeclaraties komen de meeste fouten voor. Het komt vaak voor dat er bijv. kilometers worden ingevoerd, terwijl men bedragen of uren moet invullen of er worden komma’s of punten verkeerd geplaatst. Dit zorgt voor een niet éénduidige aanlevering en foutieve verwerking. Daarnaast is het haast niet controleerbaar waar de fout dan gemaakt wordt, omdat een declaratie vaak een heel proces doorgaat. Daar komt nog bij dat meestal aan het einde pas geconstateerd wordt dat de vergoeding niet juist is. Bij veel uitzenders en payrollers is het declareren en verwerken van de onkosten dan ook een proces wat onnodig veel tijd en geld kost.

Automatiseer je declaratieproces!

Bij veel uitzenders of payrollers verloopt de verwerking van declaraties vaak nog volledig handmatig, waardoor het voor de flexkracht en backofficemedewerker meer dan eens voor irritatie zorgt. Het automatiseren van het declaratieproces biedt dan zeer zeker uitkomst!

Door het proces te automatiseren wordt het eenvoudiger om declaraties te verwerken, wat er voor zorgt dat je als backofficemedewerker weinig omkijken meer heeft naar de verwerking en dat je flexkrachten de juiste vergoedingen ontvangen.

Bij het berekenen van de reiskosten raden we je aan om gebruik te maken van een betrouwbare tool. Bekijk dus of je portal beschikt over deze mogelijkheid. Het zal je werk een stuk gemakkelijker maken.

Google Maps is wereldwijd de meest gebruikte navigatie tool. Veel organisaties gebruiken Google Maps dan ook om het aantal gereden kilometers te berekenen. In Google Maps is het vrij eenvoudig om een begin adres en eind adres in te voeren. De tool berekent vervolgens de kortste route naar de opgegeven bestemming. Het aantal kilometers dat hieruit naar voren komt, is het aantal kilometer waarmee je de vergoeding dient te berekenen.

Waarom raden we Google Maps aan? Op deze manier ben je, tijdens een controle, in staat om aan te tonen dat er een berekening is gemaakt met een betrouwbare tool. En voor je flexkrachten is het overzichtelijk, zij kunnen dankzij deze oplossing met een begin- en eind postcode gemakkelijk het aantal gereden kilometers berekenen en vervolgens doorgeven.

Wat zijn de regels bij een reiskostenvergoeding?

De Belastingdienst heeft aangegeven dat het uitgangspunt voor de vaste vergoeding de meest gebruikelijke route moet zijn. Er zijn al diverse zaken geweest waarbij de fiscus bepaalde dat de kortste route de gebruikelijke route was. Dit heeft geleid tot flinke naheffingen, zelfs wanneer de kortste route helemaal geen snelle of logische route was.
Een richtlijn is dat het in elk geval om zakelijke kilometers moet gaan. Als iemand bijvoorbeeld een stuk omrijdt omdat hij die route prettiger vindt of omdat hij of zij de kinderen moet ophalen, dan worden de extra kilometers niet als zakelijk gezien en zul je voor het bepalen van de vaste vergoeding van de kortere route moeten uitgaan.

Wil je meer weten over digitaal reiskosten declareren en het automatiseren ervan?

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk bedrijf heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen over zichzelf, maar ook verhalen van klanten! Verhalen die niet alleen de doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe het verschil gemaakt kan worden! Als online marketeer bij Akyla combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

37 artikelen van Stan