Innovatief interface platform vernieuwt urenregistratie uitzendbranche

De invoering van een gestandaardiseerde werkwijze voor urenregistratie en urenverwerking in de uitzendbranche, heeft binnen de uitzendbranche lang op zich laten wachten. Voor Timing uitzendteam heeft ICT-dienstverlener Akyla een innovatieve en gebruiksvriendelijke oplossing ontwikkeld om systemen voor urenregistratie digitaal aan elkaar te koppelen. Het platform realiseert een enorme tijdwinst. Niet alleen voor Timing, maar ook voor inlenende bedrijven.

Samen met Timing hebben de ICT-specialisten van Akyla een webbased systeem ontwikkeld dat het uitwisselen van gegevens voor urenregistratie in de uitzendbranche, sterk verbetert en vereenvoudigt. Het risico op fouten zoals dubbele gegevensinvoer, wordt met het nieuwe systeem voorkomen. Het platform is begin 2017 als eerste geïntroduceerd bij enkele grote klanten van Timing. De ervaringen met het werken ermee zijn bijzonder positief.

Van maatwerk naar uniformiteit
Het gebruik van verschillende administratieve softwaresystemen bij inlenende bedrijven, bemoeilijkte tot nu toe de invoering van een goed werkende standaard voor digitale urenregistratie en de verwerking van alle administratieve en financiële gegevens. Timing, klant van Akyla en het vijfde grootste uitzendbureau van Nederland, heeft hierdoor lange tijd op maat gemaakte software per klant geleverd om hen goed te kunnen aansluiten op het eigen systeem. Dit kostte vanzelfsprekend veel tijd en geld. Heel vaak moesten de systemen van inlenende bedrijven worden aangepast. Bij het parametriseren (omzetting naar model parameters) ging er desondanks nog weleens iets mis. Als gevolg hiervan is door Timing actief gezocht naar mogelijkheden om de digitale urenregistratie en onderlinge gegevensuitwisseling te kunnen verbeteren en klantvriendelijker te maken. Het nieuwe webbased platform dat Akyla in samenwerking met Timing heeft ontwikkeld, biedt nu de gewenste oplossing.

Timing-logo

“Het uren interface platform realiseert een enorme tijdwinst. Niet alleen voor ons, maar ook voor onze inlenende bedrijven.”

Het nieuwe systeem integreert de Akyla-producten e-UUR en Xplican in een online platform waarmee het digitaal verwerken van de uren en het uitwisselen van alle administratieve gegevens, sterk wordt vereenvoudigd. De kans op het maken van fouten is hierdoor veel kleiner.

Is er toch sprake van een foutieve invoer? Dan kan dit in het systeem eenvoudig door een intercedent worden opgemerkt, zodat het gelijk kan worden aangepast.

Systeemonafhankelijk ontwerp
Sinds medio 2016 is hard gewerkt aan het nieuwe platform voor 100% digitale urenregistratie. Een belangrijke verbetering is het feit dat het platform systeemonafhankelijk is ontworpen. Hierdoor kunnen inlenende bedrijven worden aangesloten zonder dat aanpassingen aan hun eigen systemen of gehanteerde werkwijzen nodig zijn. Uren die bijvoorbeeld worden bijgehouden in een Excel-sheet, kunnen zonder aanpassing of omzetting worden aangeboden. Met een simpele druk op de knop worden deze uren geïmporteerd in het systeem van Timing. Daarnaast hoeft aan de kant van Timing voortaan minder werk te worden verzet om een koppeling met een nieuw bedrijf ‘up and running’ te krijgen. Een korte training volstaat om goed met het systeem te kunnen werken.

Digitale ontrafeling van cao’s
Een andere belangrijke verbetering betreft de zogeheten ‘digitale ontrafeling’ van cao’s, dankzij het Akyla-systeem Xplican. Bij de urenverwerking en de salarisadministratie voor flexkrachten wordt gewerkt volgens de geldende cao-regelingen in de branche waar iemand op dat moment werkzaam is. In de praktijk betekent dit dat een cao door het uitzendbureau vooraf moet worden ‘ontrafeld’. Bij ieder nieuw bedrijf moeten alle onderdelen die van belang zijn voor de verloning, worden geselecteerd en opgenomen in het systeem, zodat overwerkvergoedingen e.d. automatisch worden berekend. Het koppelen van registratiesystemen in combinatie met het ontrafelen van cao’s, was voorheen altijd een bijzonder arbeidsintensief proces. Per klant nam dat doorgaans meerdere dagen werk in beslag.

urenregistratie software

Drag and drop-editor
De cao-ontrafeling is nu teruggebracht tot een dag werk. Het nieuwe platform is door Akyla uitgerust met een speciale ‘drag and drop-editor’ om geldende cao-bepalingen eenvoudig te selecteren, te slepen en te activeren binnen het systeem. Hiermee kan Timing voor een inlenend bedrijf in één keer alle onderdelen van een cao ‘inregelen’ die van belang zijn voor de correcte verloning en facturatie van uitzendkrachten. Dit betekent een enorme tijdwinst terwijl het risico op fouten ook voor dit onderdeel aanzienlijk wordt verkleind. Een dergelijke tool bestond tot dusverre nog niet binnen de uitzendbranche. We werken inmiddels aan een upgrade van het platform, om het inrichtingsproces van ‘cao-ontrafeling nog eenvoudiger te maken, door herbruikbare bouwblokken te introduceren.

iPhone e-UUR

Meer gemak voor flexkrachten
Tot slot betekent het platform ook gemak voor flexkrachten. Zij hoeven niet meer zelf ervoor te zorgen dat hun uren ook in het systeem van Timing worden geregistreerd, maar voeren deze uitsluitend in via het systeem van de opdrachtgever.

Voorheen werden dezelfde uren apart geregistreerd in twee verschillende systemen (die van Timing en de opdrachtgever) en was de kans op dubbele registraties veel groter, doordat de systemen niet altijd optimaal met elkaar communiceerden. Iets wat bij de intercedenten ervoor zorgde dat ze steeds scherper moeten controleren.

Het grote voordeel voor de flexkrachten is dat ze op elk gewenst moment de eigen uren- en salarisadministratie kunnen inzien via de Timing-portal of de Timing-app.

Het e-UUR en Xplican-platform wordt de komende maanden verder uitgerold bij inlenende bedrijven en daarnaast ook voorzien van nieuwe functionaliteiten.

Wilt u meer informatie over de voordelen van het uren interface platform of Xplican?

Neem dan contact op met Akyla »

De 8 pluspunten van het nieuwe platform voor urenregistratie!

  1. Sterk vereenvoudigde verwerking van uren en administratie.
  2. Hoge winst in tijd en geld.
  3. Inlenend bedrijf hoeft niets te veranderen aan werkwijze of registratiesysteem.
  4. Dubbele registraties verleden tijd.
  5. Cao-ontrafeling kan voortaan binnen een dag.
  6. Verbeterde controlemechanismen.
  7. Minimale kans op foute invoer.
  8. Systeem signaleert tijdig wanneer contracten (flexwerkers) gaan verlopen.
Vacature Account Manager Akyla
line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl