Onkostendeclaraties in de uitzendbranche

Wat zijn onkostendeclaraties?

Als medewerkers gedurende een werkdag kosten maken zijn die vaak voor de rekening van de werkgever. Hierbij moet gedacht worden aan kosten, zoals lunchkosten, kilometervergoeding of hotelkosten. Als medewerkers deze bonnetjes gaan declareren wordt dit een onkostendeclaratie genoemd.

Wat is digitaal declareren?

Het papieren declaratie proces is een proces wat veel tijd kost, voor ergernissen zorgt en erg onoverzichtelijk kan zijn. Digitaal declareren is hiervoor de ideale oplossing.

De verwerking van een onkostendeclaratie vraagt vaak in verhouding veel tijd van uw administratieve medewerkers. Met digitaal declareren is het aanleveren en verwerken van onkostendeclaraties een stuk eenvoudiger.

Kunnen uw flexkrachten digitaal declareren met een app?

Tegenwoordig heeft bijna iedere flexkracht een smartphone. Met de e-UUR app is het gemakkelijk om in te loggen op uw eigen portal. Alle processen die de flexkracht normaliter via de desktop uitvoeren kunnen ook via de app gedaan worden.

Het aanleveren van onkostendeclaraties is met de app vele malen gemakkelijker geworden. Uw flexkrachten kunnen snel en eenvoudig een foto uploaden met een beschrijving, waarna deze gemakkelijk geaccordeerd kunnen worden in uw portal. Op deze manier heeft u de declaratie gelijk digitaal gearchiveerd en voldoet u volledig aan de eisen van de belastingdienst.

Waarom overstappen op digitaal declareren?

Het digitaliseren van onkostendeclaraties voornamelijk veel gemak met zich mee, maar gemak is niet het enige voordeel. Zo zijn uw administratieve medewerkers vele malen minder tijd kwijt aan het doorvoeren van alle declaraties. Daarnaast zal uw foutenmarge aanzienlijk dalen en voorkomt u veel ergenis bij uw medewerkers. Hierdoor worden managers minder vaak lastig gevallen met vragen over bonnetjes en declaraties.

Uw flexkrachten worden met digitaal declareren zelf verantwoordelijk voor het goed aanleveren van hun bonnetjes en declaraties via de portal of de app. Hierdoor is het verwerken van de declaraties een stuk eenvoudiger en overzichtelijker en heeft u gelijk alles digitaal opgeslagen.

Wat levert digitaal declareren u op?

Papieren onkostendeclaraties leveren vaak veel ellende op. De onkostenbriefjes of bonnetjes raken vaak zoek, de bijbehorende formulieren worden niet goed ingevuld en het verwerken kost erg veel tijd. Het vervelende voor de flexkracht is dat, als iets fout gaat, de fout pas in de volgende salarisronde verwerkt wordt, waardoor het niet alleen bij 83% van de managers ergernis oplevert, maar vaak ook bij de flexkrachten.

Met online ook wel digitaal declareren wordt dus niet alleen het hele proces stukken gemakkelijker gemaakt. Het lost tevens een aantal vervelende problemen op. Wat zorgt voor minder fouten, veel minder frustratie en meer efficiency binnen uw bedrijf.

Bent u wettelijk verplicht onkostendeclaraties te bewaren?

Wettelijk bent u verplicht om uw gegevens van uw administratie 7 jaar te bewaren. Dit mag op papier, maar ook digitaal mits u aan een aantal eisen voldoet.
Uw originele facturen en bonnetjes worden met digitaal declareren netjes geordend opgeslagen waardoor de declaraties gemakkelijk toegankelijk voor de fiscus. Dit zorgt ervoor dat de belastinginspecteur de controle binnen een redelijk tijdvak kan uitvoeren.

Wat zijn de eisen van de Belastingdienst bij digitaal declareren?

De Belastingdienst staat het digitaliseren van bonnetjes toe mits voldaan wordt aan een aantal voorwaarden. Deze kunt u teruglezen in onze blog:

Digitaal declareren, welke eisen stelt de Belastingdienst daar eigenlijk aan?

Automatisch uren en onkosten importeren

Wat is een urenimporttool?

Dit is een module waarmee, onafhankelijk van de opmaak van het importbestand, uren en onkosten geïmporteerd kunnen worden. De urenimporttool maakt het mogelijk om met een druk op de knop uren te importeren en urenbriefjes aan te maken.

Wat is het voordeel van een urenimporttool?

De urenimporttool maakt het mogelijk om snel en eenvoudig uren en onkosten te importeren. Daarnaast worden urenbriefjes vanuit de importbestanden automatisch aangemaakt en gevuld. Zo bespaart u veel kostbare tijd. Waar het u eerder drie dagen kostte om driehonderd urenbriefjes handmatig te verwerken, kost dit u nu slechts een uur. Naast de tijd die u met de urenimporttool bespaart zullen uw fouten ook flink gereduceerd worden en heeft u een minder fraudegevoelig proces.

Wilt u weten hoe Timing Uitzendteam gebruikt maakt van de urenimporttool? Lees dan case over het interface platform.

Wanneer gebruik je een urenimporttool?

Als u kostbare tijd wilt besparen en fouten wilt reduceren bij het importeren van uren en het aanmaken van urenbriefjes. De urenimporttool kan urenbestanden en onkosten met één enkele druk op de knop importeren en omzetten naar uren- en onkostenbriefjes.

Het importeren en automatisch aanmaken van een uren- en onkostenbriefje voorkomt dat u veel Excel bestanden moet overtypen. De urenimporttool herkent automatisch de verschillende kolommen in uw Excel-bestanden, waar gegevens als ‘Naam’ en ‘Uren’ van een uitzendkracht vermeld staan. Alle benodigde gegevens worden automatisch in een urenbriefje gezet, zodat de opdrachtgever of consulent alleen nog maar hoeft te accorderen.

Hoe verwerk ik mijn uren met CSV, Excel of TXT?

Met behulp van de urenimporttool kunt u, onafhankelijk van de opmaak van het urenbestand, snel en eenvoudig urenbestanden zoals CSV, Excel of TXT verwerken. Daarnaast kan onder meer geïmporteerd worden vanuit een groot aantal registratiesystemen.

Urenverwerking volgens de cao

Wat maakt urenverwerking volgens de cao lastig?

Het handmatig controleren van gewerkte uren en geschreven uren op cao-regelgeving is een tijdrovende, foutgevoelige maar vooral lastige klus. Met een cao-ontrafelaar zet u een belangrijke stap in de automatisering van deze klus. U kunt namelijk met een drag and drop-editor gemakkelijk per cao een apart profiel aanmaken. Zodat tijdens het registreren van gewerkte uren automatisch de cao-regels worden toegepast.

Wat zijn de 5 meest gemaakte cao-overtredingen?

Bij controles door de SNCU zijn de meeste overtredingen geconstateerd op de volgende punten:

  1. Onjuiste of geen toepassing scholingsbestedingsverplichting
  2. Onjuiste toepassing inlenersbeloning/loonverhoudingsvoorschrift
  3. Onjuiste of geen toekenning vakantiebijslag
  4. Onjuiste of geen doorbetaling of reservering feestdagen
  5. Onjuiste of geen overwerktoeslag

Mocht u geïnteresseerd zijn in andere veel gemaakte overtredingen en hoe deze overtredingen voorkomen hadden kunnen worden? We hebben een blog geschreven over deze cao overtredingen.

Hoe kan ik gemakkelijk de inlenersbeloning toepassen?

De inlenersbeloning is opgezet om ‘gelijk werk, gelijk belonen’ te realiseren. Uitzendkrachten hebben namelijk recht op hetzelfde salaris en dezelfde bedrijfsregelingen als het vaste personeelsleden van de inlener.
U bent sinds 30 maart 2015 als uitzender wettelijke verplicht om de inlenersbeloning juist toe te passen.

Met behulp van een cao-ontrafelaar kunt u eenvoudig een groot gedeelte van de inlenersbeloning toepassen. Per cao kunt u een apart profiel aanmaken. In dit cao-profiel kunt u uitzonderingen, inlenerspecifieke afspraken en uiteraard de verschillenden onderdelen van de inlenersbeloning opnemen.

Wat is cao-ontrafeling?

Cao ontrafeling is het uitwerken van een cao en deze (digitaal) inrichten in een ontrafelingsysteem. Maar wat doet een cao-ontrafelaar nu precies? Een cao-ontrafelaar automatiseert het toekennen van onkostenvergoedingen en toeslagen aan uw uitzendkrachten. Tijdens het verwerken van de gewerkte uren past de ontrafelaar automatisch de cao-regels en dus de juiste vergoedingen en toeslagen toe.

Reserveringen / Digitale verlofregistratie

Wat zijn reserveringen?

Reserveringen zijn een aanvullingen op het loon. Deze aanvullingen worden gereserveerd voor het uitbetalen van vakantiegeld, maar ook voor het opnemen van vakantie-uren, feestdagen en kort verzuim. Reserveringen komen alleen voor bij uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding.

In de ABU- en NBBU-cao zitten echter wel verschillen tussen het uitbetalen van de reserveringen.

Het bijhouden van reserveringen wordt ook wel verlofregistratie genoemd.

ABU-CAO:
Op het moment dat een uitzendkracht uit dienst treedt, dienen opgebouwde reserveringen te worden uitbetaald. Ook moeten in juni alle reserveringen worden uitbetaald. Alleen met een uitzendkracht die niet permanent in Nederland woont (arbeidsmigrant) kan worden afgesproken om de reserveringen direct uit te keren bij het loon (met uitzondering van de wettelijke vakantiedagen).

NBBU-CAO:
Op het moment dat een uitzendkracht uit dienst treedt, dienen opgebouwde reserveringen te worden uitbetaald. Uitzendkracht en uitzendbureau kunnen met elkaar afspreken dat reserveringen direct bij het loon worden uitgekeerd (met uitzondering van de wettelijke vakantiedagen).

Waarom digitaal uw reserveringen bijhouden?

Een digitale verlofregistratie zal niet alleen voor u veel gemak en tijd opleveren, maar ook uw flexkrachten zullen dit ervaren. Met behulp van een digitale verlofregistratie kunnen uw flexkrachten namelijk de hoogte van hun vakantiegeld, hun vakantie-uren en het maximaal op te nemen vakantiedagen per week inzien. Uiteraard kunnen de flexkrachten ook eenvoudig verlofdagen aanvragen via de app of computer. Zo komen u en uw flexkrachten nooit voor verrassingen te staan!

Wat levert een digitale verlofregistratie op?

Een digitale verlofregistratie zal u meer inzicht opleveren in uw vakantiesaldo’s, vakantiegeld en verlofaanvragen. Naast het inzicht zal tevens uw foutmarge aanzienlijk dalen, zodat u uiteindelijke meer inzicht en minder werk heeft aan uw verlofregistratie. Daarnaast is het voor uw flexkrachten van belang dat ze eenvoudig verlof kunnen aanvragen via de app of computer en dat ze altijd en overal hun aanvragen en saldo’s in kunnen zien.

100% Digitale Urenregistratie

Wat is het voordeel van digitaal uren registeren?

Met een digitale urenregistratie kunnen gewerkte uren efficiënter geregistreerd worden, handmatige handelingen behoren zo tot de verleden tijd. Door uw urenregistratie te digitaliseren met een urenregistratie programma wordt tijd bespaard en de foutgevoeligheid verlaagd.

Is 100% digitale urenregistratie mogelijk?

Een 100% digitale urenregistratie is mogelijk door gebruik te maken van een urenregistratie softwarepakket. Naast de urenregistratie is het tevens mogelijk om andere processen eenvoudig te digitaliseren. Denk hierbij aan het digitaal inschrijven van flexkrachten.

Kunnen flexkrachten digitaal uren registeren met een app?

Met behulp van een app kunnen flexkrachten altijd en overal hun uren registreren en eenvoudig de status hiervan inzien.

Zorgt digitaal uren registeren voor een lager foutenmarge?

De software biedt u een volledig digitaal en geautomatiseerd proces, waardoor uw foutenmarge aanzienlijk zal dalen. Tevens zullen, dankzij het gestandaardiseerde proces, uw werknemers en flexkrachten veel minder fouten maken. Uiteraard kunt u eenvoudig met een simpele druk op de knop een rapportage uitdraaien.

Naast het digitaal verwerken van uren is het ook mogelijk om al uw urenbriefjes automatisch volgens de CAO’s en inlenerbeloningen te ontrafelen. Hierdoor hoeft u geen urenbriefjes handmatig meer te ontrafelen. Hiervoor zult u wel een extra pakket moeten aanschaffen. Op onze Xplican-pagina vindt u hier meer informatie over.

Digitale Handtekening

Wat is een digitale handtekening?

Dit is een elektronische variant van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn ‘vastgehecht’ aan een digitaal document. Tussen de elektronische handtekeningen zitten grote verschillen. Deze verschillen staan hieronder toegelicht.

Welke digitale handtekeningen zijn er?

Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen drie soorten digitale handtekeningen.

De gewone digitale handtekening

Dit is een normale digitale handtekening, welke gekoppeld is aan een document of e-mail. Dit is vaak een ingescande handgeschreven handtekening en wordt puur en alleen gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen.

De geavanceerde digitale handtekening

De geavanceerde digitale handtekening staat bekend als de gewone digitale handtekening. Deze handtekening is op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden en maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren. Daarnaast komt de handtekening tot stand met behulp van middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden, zodat elke wijziging van de gegevens na ondertekening opgespoord kan worden.

De gekwalificeerde digitale handtekening

Bij gekwalificeerde digitale handtekening wordt gebruik gemaakt van een certificaat dat uitgegeven is door, een bij de OPTA ingeschreven, certificatiedienstverlener. Het certificaat wordt vervolgens aan het digitale bestand toegevoegd. Het certificaat moet gemaakt zijn met een veilig middel, bijvoorbeeld een goedgekeurde smartcard, een SIM-kaart met pincode of een usb-token. Bij de afgifte van het certificaat moet de toekomstige gebruiker bovendien face-to-face gecontroleerd zijn op haar of zijn identiteit.

Wat is het voordeel van een digitale handtekening?

Aan een digitale handtekening zitten meerdere voordelen ten opzichte van een natte handtekening. Zo zullen uw documenten sneller ondertekend worden, garandeert u de identiteit van de kunt u eenvoudig tijd, geld en papier besparen en beheert u al uw documenten op één locatie.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

De drie verschillende handtekeningen verschillen juridisch gezien nogal van elkaar. Meer info over de wettelijke eisen kunt u teruglezen in een voorgaande blog.

Mobile App

Wat is er allemaal mogelijk met een urenregistratie app

U en uw flexkrachten hebben dankzij een app altijd en overal inzicht en toegang toe uw urenregistratie. Maar een app biedt niet alleen mogelijkheden op het gebied van urenregistratie. Ook het verwerken van declaraties, het digitaal ondertekenen en het digitaal op contract nemen van flexkrachten is mogelijk.

Is het mogelijk om te declareren met een foto?

Het declareren van een bonnetje kan zo eenvoudig zijn als het maken van een foto. Daarnaast is het erg voordelig om het declaratieproces te digitaliseren. U hoeft de papieren bonnen namelijk niet meer te bewaren. Uiteraard biedt een app nog veel meer mogelijkheden. Bent u geïnteresseerd in een app? Kijk dan gerust eens op onze app-pagina!

Waar is de app te downloaden?

De app is te downloaden in de Apple App Store en de Google Play Store. U kunt op de onderstaande links klikken of direct zoeken in de app stores op: e-UUR

e-UUR in de App Store

e-UUR in de Google Play Store

GDPR / AVG

Wat is de GDPR(AVG)?

De GDPR is de General Data Protection Regulation in Nederland ook wel bekend als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De GDPR is 25 mei 2018 van toepassing. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Wat zijn de straffen bij de GDPR(AVG)?

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van kracht. Op grond van deze verordening kunnen de volgende boetes worden opgelegd:

  1. een boete van maximaal 10 miljoen euro of 2% van de wereldwijde jaaromzet voor schending van de verplichtingen die veelal meer procedureel van aard zijn (artikel 83 lid 4 AVG)
  2. een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet voor schending van de verplichtingen die veelal meer materieel / inhoudelijk van aard zijn of de privacy van de betrokkenen directer raken (artikel 83 lid 5 AVG)
  3. een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet voor het niet opvolgen van een bevel van een toezichthouder (artikel 83 lid 6 AVG)
  4. een in het nationale recht bepaalde sanctie op het schenden van een artikel waarop de verordening zelf geen sanctie stelt (artikel 84 lid 1 AVG)

Moet iedereen voldoen aan de AVG/GDPR?

De AVG/GDPR geldt voor iedereen! Het is dus verplicht voor iedere organisatie hoe groot of klein dan ook om te voldoen aan de AVG / GDPR.

Digitaal dossier

Wat is er allemaal mogelijk met het digitaal dossier?

In het digitale dossier kunt u alle benodigde documenten – denk aan contracten of loonstroken (flexkracht) of inleenovereenkomsten (inlener) – inzien, beheren en delen.

Zijn mijn gegevens veilig?

Bij Akyla realiseren we ons heel goed dat u veel persoonlijke informatie opneemt in uw dossiers. Daarom hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens optimaal te beschermen tegen verlies en te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking of toegang.

Wat zijn de voordelen van een digitaal dossier?

Wilt u dat op alle identiteitsbewijzen automatisch een identiteitscontrole wordt uitgevoerd? Wilt u dat alle arbeidscontracten digitaal ondertekend moeten worden?
Kiest u bij bepaalde documenten voor een vervaldatum, dan fungeert het digitaal dossier als een ondersteunend middel. Zodra een document dreigt te verlopen, wordt u hier namelijk op geattendeerd.

Payrolling

Wat is payrolling?

Payrolling is het uit handen geven van de juridische aspecten van het werkgeverschap. Een payroller neemt dus personeel op papier in dienst en wordt de juridische werkgever.

Hoe werkt payrolling?

De payroller is de juridische werkgever, dit betekent dat het bedrijf alle arbeidsrechtelijke risico’s overneemt. Voor een payroller vallen hier ook de administratieven handelingen onder, zoals het regelen van de arbeidsovereenkomsten, het uitbetalen van lonen, het verzekeren van personeel,  de jaaropgaves, de salarisadministratie, maar ook het verwerken van alle CAO-regels en inlenersbeloningen.

Wat is het verschil tussen payrolling en het uitbesteden van de salarisadministratie?

Het grootste verschil tussen payrolling en het uitbesteden van de salarisadministratie is dat u, bij het uitbesteden van de salarisadministratie, zelf de juridisch werkgever blijft. U blijft dus ook de verantwoordelijkheden dragen. Bij payrolling is de payroller de juridisch werkgever en draagt deze onderneming de volledige verantwoordelijkheid.
Bij payrolling doet de payroller tevens de volledige verloning. In het geval van salarisadministratie zult u altijd nog rekening moeten houden met extra werkzaamheden, zoals het goedkeuren van de betalingen.

Het registreren van uren is nog nooit zo gemakkelijk geweest

e-UUR is een gigant qua mogelijkheden. De software bevat veel meer dan alleen urenregistratie.

Zo kunt u gemakkelijk flexkrachten digitaal op contract nemen en kunt u gemakkelijk onkosten en reserveringen verwerken. Alle documenten kunt u gemakkelijk opslaan in uw digitaal dossier.

e-UUR is zó flexibel dat u al uw inleners op hun eigen, unieke wijze kunt bedienen. U voldoet zo altijd aan de wensen van uw klanten. U kunt het urenregistratie proces eenvoudig instellen per klant.

Uw eigen dagelijkse processen? Die voert u feilloos en efficiënt uit door, samen met onze consultant, uw workflows in e-UUR optimaal in te richten. Zo bespaart u veel tijd en geld.

urenregistratie software
line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl