Onkostendeclaraties in de uitzendbranche

Wat zijn onkostendeclaraties?

Als medewerkers gedurende een werkdag kosten maken zijn die vaak voor de rekening van de werkgever. Hierbij moet gedacht worden aan kosten, zoals lunchkosten, kilometervergoeding of hotelkosten. Als medewerkers deze bonnetjes gaan declareren wordt dit een onkostendeclaratie genoemd.

Wat is digitaal declareren?

Het papieren declaratie proces is een proces wat veel tijd kost, voor ergernissen zorgt en erg onoverzichtelijk kan zijn. Digitaal declareren is hiervoor de ideale oplossing.

De verwerking van een onkostendeclaratie vraagt vaak in verhouding veel tijd van uw administratieve medewerkers. Met digitaal declareren is het aanleveren en verwerken van onkostendeclaraties een stuk eenvoudiger.

Kunnen uw flexkrachten digitaal declareren met een app?

Tegenwoordig heeft bijna iedere flexkracht een smartphone. Met de e-UUR app is het gemakkelijk om in te loggen op uw eigen portal. Alle processen die de flexkracht normaliter via de desktop uitvoeren kunnen ook via de app gedaan worden.

Het aanleveren van onkostendeclaraties is met de app vele malen gemakkelijker geworden. Uw flexkrachten kunnen snel en eenvoudig een foto uploaden met een beschrijving, waarna deze gemakkelijk geaccordeerd kunnen worden in uw portal. Op deze manier heeft u de declaratie gelijk digitaal gearchiveerd en voldoet u volledig aan de eisen van de belastingdienst.

Waarom overstappen op digitaal declareren?

Het digitaliseren van onkostendeclaraties voornamelijk veel gemak met zich mee, maar gemak is niet het enige voordeel. Zo zijn uw administratieve medewerkers vele malen minder tijd kwijt aan het doorvoeren van alle declaraties. Daarnaast zal uw foutenmarge aanzienlijk dalen en voorkomt u veel ergenis bij uw medewerkers. Hierdoor worden managers minder vaak lastig gevallen met vragen over bonnetjes en declaraties.

Uw flexkrachten worden met digitaal declareren zelf verantwoordelijk voor het goed aanleveren van hun bonnetjes en declaraties via de portal of de app. Hierdoor is het verwerken van de declaraties een stuk eenvoudiger en overzichtelijker en heeft u gelijk alles digitaal opgeslagen.

Wat levert digitaal declareren u op?

Papieren onkostendeclaraties leveren vaak veel ellende op. De onkostenbriefjes of bonnetjes raken vaak zoek, de bijbehorende formulieren worden niet goed ingevuld en het verwerken kost erg veel tijd. Het vervelende voor de flexkracht is dat, als iets fout gaat, de fout pas in de volgende salarisronde verwerkt wordt, waardoor het niet alleen bij 83% van de managers ergernis oplevert, maar vaak ook bij de flexkrachten.

Met online ook wel digitaal declareren wordt dus niet alleen het hele proces stukken gemakkelijker gemaakt. Het lost tevens een aantal vervelende problemen op. Wat zorgt voor minder fouten, veel minder frustratie en meer efficiency binnen uw bedrijf.

Bent u wettelijk verplicht onkostendeclaraties te bewaren?

Wettelijk bent u verplicht om uw gegevens van uw administratie 7 jaar te bewaren. Dit mag op papier, maar ook digitaal mits u aan een aantal eisen voldoet.
Uw originele facturen en bonnetjes worden met digitaal declareren netjes geordend opgeslagen waardoor de declaraties gemakkelijk toegankelijk voor de fiscus. Dit zorgt ervoor dat de belastinginspecteur de controle binnen een redelijk tijdvak kan uitvoeren.

Wat zijn de eisen van de Belastingdienst bij digitaal declareren?

De Belastingdienst staat het digitaliseren van bonnetjes toe mits voldaan wordt aan een aantal voorwaarden. Deze kunt u teruglezen in onze blog:

Digitaal declareren, welke eisen stelt de Belastingdienst daar eigenlijk aan?

Automatisch uren en onkosten importeren

Wat is een urenimporttool?

Dit is een module waarmee, onafhankelijk van de opmaak van het importbestand, uren en onkosten geïmporteerd kunnen worden. De urenimporttool maakt het mogelijk om met een druk op de knop uren te importeren en urenbriefjes aan te maken.

Wat is het voordeel van een urenimporttool?

De urenimporttool maakt het mogelijk om snel en eenvoudig uren en onkosten te importeren. Daarnaast worden urenbriefjes vanuit de importbestanden automatisch aangemaakt en gevuld. Zo bespaart u veel kostbare tijd. Waar het u eerder drie dagen kostte om driehonderd urenbriefjes handmatig te verwerken, kost dit u nu slechts een uur. Naast de tijd die u met de urenimporttool bespaart zullen uw fouten ook flink gereduceerd worden en heeft u een minder fraudegevoelig proces.

Wanneer gebruik je een urenimporttool?

Als u kostbare tijd wilt besparen en fouten wilt reduceren bij het importeren van uren en het aanmaken van urenbriefjes. De urenimporttool kan urenbestanden en onkosten met één enkele druk op de knop importeren en omzetten naar uren- en onkostenbriefjes.

Het importeren en automatisch aanmaken van een uren- en onkostenbriefje voorkomt dat u veel Excel bestanden moet overtypen. De urenimporttool herkent automatisch de verschillende kolommen in uw Excel-bestanden, waar gegevens als ‘Naam’ en ‘Uren’ van een uitzendkracht vermeld staan. Alle benodigde gegevens worden automatisch in een urenbriefje gezet, zodat de opdrachtgever of consulent alleen nog maar hoeft te accorderen.

Hoe verwerk ik mijn uren met CSV, Excel of TXT?

Met behulp van de urenimporttool kunt u, onafhankelijk van de opmaak van het urenbestand, snel en eenvoudig urenbestanden zoals CSV, Excel of TXT verwerken. Daarnaast kan onder meer geïmporteerd worden vanuit een groot aantal registratiesystemen.

Het registreren van uren is nog nooit zo gemakkelijk geweest

e-UUR is een gigant qua mogelijkheden. De software bevat veel meer dan alleen urenregistratie.

Zo kunt u gemakkelijk flexkrachten digitaal op contract nemen en kunt u gemakkelijk onkosten en reserveringen verwerken. Alle documenten kunt u gemakkelijk opslaan in uw digitaal dossier.

e-UUR is zó flexibel dat u al uw inleners op hun eigen, unieke wijze kunt bedienen. U voldoet zo altijd aan de wensen van uw klanten. U kunt het urenregistratie proces eenvoudig instellen per klant.

Uw eigen dagelijkse processen? Die voert u feilloos en efficiënt uit door, samen met onze consultant, uw workflows in e-UUR optimaal in te richten. Zo bespaart u veel tijd en geld.

urenregistratie software
line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl
Demo aanvragen