Onboarding Automation Checklist
De tijd dat alles op papier werd gedaan is allang verleden tijd. Verschillende software oplossingen helpen je om processen te digitaliseren of volledig te automatiseren. Zo ook de onboarding van flexkrachten en/of inleners. Zeker in een branche waarin het draait om grote volumes, is het van belang dit proces zoveel mogelijk te automatiseren.
Een soepele geautomatiseerde onboarding zorgt voor een goede klantbeleving, minder fouten (en boetes) en bovenal: tijdswinst!
Met deze checklist ontdek je welke 10 features je nodig hebt voor een onboarding in 5 min!
Veilige identificatie en verificatie (iDIN)
Bij het kiezen van een softwareoplossing voor onboarding is veilige identificatie en verificatie van flexkrachten een belangrijke overweging. Met de softwarefeature iDIN, is integratie met online bankomgevingen mogelijk, waardoor flexkrachten hun identiteit veilig kunnen bevestigen.
Dit vermindert het risico van identiteitsfraude en vereenvoudigt het onboardingproces doordat flexkrachten geen fysieke identiteitsbewijzen meer hoeven te overleggen. Ook kunnen de gegevens automatisch worden overgenomen, zodat je deze niet meer hoeft over te typen.
Koppeling met je ATS
Als de flexkracht al in je werving- en selectie software zit, kun je met een koppeling de gegevens direct ophalen voor de onboarding. Hierdoor hoef je dus niet langer de gegevens over te typen, waar doorgaans ook wat werk in kan zitten. Hierdoor kun je bijvoorbeeld direct beginnen met het genereren van een contract (zie ook punt 3).
Een voorbeeld van een koppeling met een ATS is onze koppeling met Carerix. Tijdens een webinar lieten we zien hoe we de contactgegevens ophalen uit hun systeem en toevoegen aan het onboardingsformulier.
Contracten genereren tijdens onboarding
Een waardevolle feature bij het onboarden van flexkrachten is een softwareoplossing met geautomatiseerde contractgeneratie. Door sjablonen, tags en vooraf gedefinieerde regels te gebruiken, kan de software automatisch contracten genereren op basis van de specifieke vereisten. De gegevens die je ophaalt tijdens de onboarding, worden automatisch toegevoegd aan het contract.
Dit minimaliseert fouten en bespaart kostbare tijd die anders besteed zou worden aan het handmatig opstellen van contracten. De contracten worden dan vervolgens ter ondertekening aangeboden aan je flexkracht en inlener.
Onboarding op afstand (via app)
Het is ook handig als flexkrachten zelfstandig en op afstand de onboarding kunnen doorlopen. Dit kan bijvoorbeeld via het downloaden van een app of door te klikken op een link die ze per e-mail ontvangen. Op deze manier hoeft de flexkracht niet fysiek aanwezig te zijn op locatie.
Naast dat je de app kunt gebruiken voor onboarding, is het ook handig dat je deze kunt gebruiken als portaal waarin de flexkracht bijvoorbeeld zijn uren registreert, maar ook alle relevante documenten, zoals contracten en loonstroken, kan inzien.
Rechtsgeldige digitale ondertekening
Een andere belangrijke overweging is de mogelijkheid van digitale ondertekening tijdens het onboardingproces die voldoet aan de wet ‘Elektronische Handtekening‘. Door een software oplossing te kiezen die digitale ondertekeningsfunctionaliteit biedt, kunnen je flexkrachten snel en eenvoudig documenten ondertekenen zonder dat je deze fysiek te hoeven afdrukken en scannen.
Ze hoeven hiervoor dus niet langs te komen op de vestiging. Dit versnelt het proces van goedkeuringen en zorgt voor een efficiënter en milieuvriendelijker documentbeheer.
Realtime cao-informatie ophalen
Het naleven van cao-afspraken is van vitaal belang voor flexbedrijven tijdens het onboarden van flexkrachten. Daarom is het belangrijk om een softwareoplossing te kiezen die cao-integratie biedt. Met deze feature heeft het flexbedrijf directe toegang tot relevante cao-gegevens tijdens het onboardingproces.
Hierdoor kunnen zij gemakkelijk het minimale brutoloon berekenen op basis van de geselecteerde cao en functieschaal. De informatie wordt dan via een API call automatisch ingeladen, evenals de inlener specifieke afspraken zodat je hiervoor niet langer handmatig cao’s hoeft door te spitten op wijzigingen.
Automatische kilometerberekening
Voor flexkrachten die regelmatig reiskosten maken, is het belangrijk om een softwareoplossing te kiezen die automatische kilometerberekening mogelijk maakt. Door integratie met Google Maps kan de software de afgelegde kilometers nauwkeurig berekenen en koppelen aan de onkostenadministratie.
Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten bij het indienen van reiskosten. Ook komt er regelgeving aan waarbij je de CO2 uitstoot van je flexkrachten moet bijhouden. Als je deze feature in je oplossing hebt zitten, kun je straks ook makkelijker aan deze regelgeving voldoen.
Onboarding in de taal van je flexkracht
Als je veel buitenlandse flexkrachten inzet, is het belangrijk om de onboarding in de taal van de flexkracht te kunnen uitvoeren. Door de onboarding aan te bieden in de taal van de flexkracht optimaliseer je de employee journey. De flexkracht voelt zich direct op zijn gemak bij het uitzendbureau en kan bovendien sneller door het onboardingsproces gaan. Ook hoeft de flexkracht minder vragen te stellen.
Meerdere onboardingstypes
Naast de eerder genoemde features is het belangrijk om meerdere onboardingtypes te kunnen instellen. Bij de onboarding van een vrachtwagenchauffeur is het bijvoorbeeld vereist om een kopie van zijn groot rijbewijs te hebben, terwijl dit niet van toepassing is bij de onboarding van een zorgmedewerker waarbij een Verklaring Omtrent Gedrag vereist is. Daarnaast is het ook een verschil of je een payroller of uitzendbureau bent voor de onboarding. Zo is het voor een uitzender logisch dat je zelf de onboarding start, maar voor een payroller wil je dat je klant dit kan doen.
Met de mogelijkheid om verschillende onboardingtypes in te richten, kun je voorkomen dat je onnodig om informatie vraagt die niet relevant is, waardoor het onboardingproces efficiënter verloopt.
Meerdere flexkrachten tegelijk onboarden
Komt het regelmatig voor dat je in één keer grote groepen flexkrachten moet onboarden? In dit geval is het handig als de software de mogelijkheid biedt om voor alle flexkrachten tegelijkertijd een onboarding te starten.
De flexkrachten ontvangen dan gelijktijdig een link waarop ze kunnen klikken om de onboarding af te ronden. In combinatie met bovengenoemde features, kun je in korte tijd snel en efficiënt nieuwe flexkrachten onboarden.
Akyla Onboarding
Binnen ons platform zijn bovengenoemde features inbegrepen. Wat ons uniek maakt is dat je de onboarding volledig op maat en zelfstandig kunt inrichten. Op die manier ben je flexibel en kun je jouw eigen klanten maatwerk bieden. Benieuwd hoe dit werkt? Vraag vrijblijvend een kennismaking aan!
