Onkostendeclaraties
Onkostendeclaraties komen vaak voort uit kosten die werknemers maken gedurende een werkdag en welke voor de rekening zijn van de opdrachtgever(inlener). Dit kunnen allerlei soorten kosten zijn. De meest bekende zijn kosten, zoals een kilometervergoeding, lunchkosten of materiaalkosten. Als medewerkers deze bonnetjes gaan declareren wordt dit een onkostendeclaratie genoemd.
Wat is de wettelijke bewaartermijn van onkostendeclaraties?
Als uitzender of payroller ben je wettelijk verplicht om de gegevens van je (loon)administratie te bewaren voor een periode van 7 jaar. Maar het simpelweg bewaren van de administratie is niet voldoende. De informatie moet daarnaast ook makkelijk toegankelijk zijn.
Dit betekent dat je een ordelijke administratie moet voeren, waarbij de originele declaraties en bonnetjes eenvoudig terug te vinden zijn bij een eventuele controle.
Welke eisen stelt de Belastingdienst aan de verwerking van gedigitaliseerde onkostendeclaraties?
Als je flexkrachten bonnen digitaal willen aanleveren moeten zij de bon scannen of fotograferen. Dit wordt ook wel het digitaliseren van onkostendeclaraties genoemd. De Belastingdienst staat het digitaliseren van bonnetjes toe mits voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden.
1. Alle gegevens moeten overgezet worden
Om de onkostendeclaraties te digitaliseren kunnen je flexkrachten of medewerkers een scan of een foto maken van hun bonnetjes. Deze scans of foto’s moeten dan als bijlage toegevoegd worden aan de onkostendeclaraties.
2. Inhoudelijke gegevens juist overzetten
Omdat bij de conversie van papieren bonnetjes naar digitale declaraties echtheidskenmerken verloren kunnen gaan, zullen naast een volledige foto van het bonnetje ook een aantal andere gegevens genoteerd moeten worden. Hiervoor zul je in je organisatie een aantal interne controle- en beheersingsmaatregelen moeten inrichten.
De Belastingdienst verplicht het overzetten van de volgende gegevens: De datum van het bonnetje, het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de uitgave gedaan is. Als deze inhoudelijke gegevens juist overgezet worden valt de gedigitaliseerde declaratie binnen de eisen van de Belastingdienst.
3. De gegevens moeten beschikbaar zijn tijdens de hele bewaartermijn
Als je onkostendeclaraties op een andere manier op wilt slaan is het belangrijk om de nieuwe gegevensdrager ofwel het opslagmedium gemakkelijk toegankelijk te maken tijdens de gehele bewaartermijn.
4. De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd toegankelijk zijn
Het is belangrijk dat je rekening houdt met de toegankelijkheid van de digitale onkostendeclaraties. In geval van een controle moet de controleur van de Belastingdienst alle gegevens gemakkelijk terug kunnen vinden.
5. De controle moet binnen een redelijke termijn uitgevoerd kunnen worden
De geconverteerde declaraties moeten makkelijk toegankelijk zijn, zodat de controle binnen een redelijke tijd uitgevoerd kan worden.
6. Bewaar de uitkomst van een interne controle
De laatste eis van de Belastingdienst is het bewaren van de interne controle. Het is erg belangrijk om de uitkomsten van de interne controles te bewaren. Zoals de afstemming met de oorspronkelijke gegevens, maar ook de eventuele verschillenanalyse.
Als je zich aan de bovenstaande punten houdt voldoet je automatisch aan de gestelde eisen van de Belastingdienst.
Mag ik dan nu eindelijk alle bonnetjes weggooien?
Misschien wel de belangrijkste vraag uit deze blog. “Mag ik de papieren onkostendeclaraties weggooien, nadat ik aan alle voorgaande eisen voldoe?”
Doordat je controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoef je op basis van de fiscale bewaarplicht, na een conversie van de onkostendeclaratie, de originele papieren declaratie niet te bewaren.
