Onkostendeclaraties zijn een veelvoorkomend aspect in zakelijke financiën. Ze ontstaan vaak uit kosten die werknemers maken tijdens hun werk en die door hun werkgever of opdrachtgever moeten worden vergoed. Deze kosten kunnen uiteenlopen van reiskosten en lunchuitgaven tot materiaalkosten. Het proces van het indienen van deze kosten wordt vaak aangeduid als “onkostendeclaratie.”
Een van de belangrijkste vragen is: Wat is de wettelijke bewaartermijn voor onkostendeclaraties? Voor uitzendbureaus en payrollbedrijven geldt een wettelijke verplichting om financiële administratieve gegevens, waaronder onkostendeclaraties, gedurende zeven jaar te bewaren. Het is echter niet voldoende om deze documenten simpelweg te bewaren. Ze moeten ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor eventuele controles.
De vereisten
Wat zijn de vereisten van de Belastingdienst met betrekking tot de verwerking van gedigitaliseerde onkostendeclaraties? Als flexwerkers bonnetjes digitaal willen indienen, moeten ze deze bonnen scannen of fotograferen. Dit proces wordt ook wel het “digitaliseren van onkostendeclaraties” genoemd. De Belastingdienst staat dit toe onder bepaalde voorwaarden:
- Alle gegevens moeten worden overgezet
Bij het digitaliseren van onkostendeclaraties moeten flexwerkers of medewerkers scans of foto’s van hun bonnen maken en deze als bijlagen toevoegen aan de declaraties. - Correcte overdracht van inhoudelijke gegevens
Omdat bij de conversie van papieren bonnetjes naar digitale declaraties echtheidskenmerken verloren kunnen gaan, moeten naast een volledige foto van het bonnetje enkele andere gegevens worden genoteerd. Interne controle- en beheersingsmaatregelen moeten worden ingevoerd om dit te waarborgen.
De Belastingdienst vereist specifieke gegevens, waaronder de bondatum, het bedrag, de kostensoort en de bedrijfsnaam of projectnaam waarvoor de uitgave is gedaan. Als deze inhoudelijke gegevens correct worden overgezet, voldoet de gedigitaliseerde declaratie aan de eisen van de Belastingdienst.
- Beschikbaarheid van gegevens gedurende de hele bewaartermijn
Als je overweegt om onkostendeclaraties op een andere manier op te slaan, moet het nieuwe opslagmedium gedurende de volledige bewaartermijn gemakkelijk toegankelijk zijn. - Geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd toegankelijk zijn
Het is van groot belang dat digitale onkostendeclaraties gemakkelijk toegankelijk zijn, vooral tijdens belastingcontroles. - Controle binnen een redelijke termijn
De geconverteerde declaraties moeten zodanig toegankelijk zijn dat belastingcontroles binnen een redelijke termijn kunnen worden uitgevoerd. - Bewaar de resultaten van interne controles
De Belastingdienst eist ook dat de uitkomsten van interne controles worden bewaard, inclusief afstemming met de oorspronkelijke gegevens en eventuele verschillenanalyses. Het is cruciaal om aan deze eis te voldoen.
Op basis van de bovenstaande punten kun je, mits je voldoet aan de gestelde eisen van de Belastingdienst, overwegen om de papieren onkostendeclaraties na digitalisatie weg te doen.
Mag ik dan nu eindelijk alle bonnetjes weggooien?
Misschien wel de belangrijkste vraag uit deze blog. “Mag ik de papieren onkostendeclaraties weggooien, nadat ik aan alle voorgaande eisen voldoe?”
Doordat je controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoef je op basis van de fiscale bewaarplicht, na een conversie van de onkostendeclaratie, de originele papieren declaratie niet te bewaren.
