post
line IMAGE
Digitaal declareren, welke eisen stelt de Belastingdienst daar eigenlijk aan?
Akyla - 27 June 2017

Elke organisatie heeft te maken met onkostendeclaraties van medewerkers. De verwerking daarvan is arbeidsintensief en verloopt in de praktijk veelal handmatig. In de uitzendbranche worden jaarlijks alleen al 1,25 miljoen declaraties verwerkt. Natuurlijk zou het veel gemakkelijker zijn als alles digitaal verwerkt zou worden en u alle bonnetjes weg kunt gooien.

Hiervoor moet u als uitzender of payroller aan een aantal eisen voldoen. Maar wat zijn nu precies de eisen van de Belastingdienst als het gaat om het digitaliseren van uw onkostendeclaraties?

Onkostendeclaraties

Onkostendeclaraties komen vaak voort uit kosten die werknemers maken gedurende een werkdag en welke voor de rekening zijn van de opdrachtgever(inlener). Dit kunnen allerlei soorten kosten zijn. De meest bekende zijn kosten, zoals een kilometervergoeding, lunchkosten of materiaalkosten. Als medewerkers deze bonnetjes gaan declareren wordt dit een onkostendeclaratie genoemd.

Wat is de wettelijke bewaartermijn van onkostendeclaraties?

Als uitzender of payroller bent u wettelijk verplicht om de gegevens van uw (loon)administratie te bewaren voor een periode van 7 jaar. Maar het simpelweg bewaren van de administratie is niet voldoende. De informatie moet daarnaast ook makkelijk toegankelijk zijn.
Dit betekent dat u een ordelijke administratie moet voeren, waarbij de originele declaraties en bonnetjes eenvoudig terug te vinden zijn bij een eventuele controle.

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan de verwerking van gedigitaliseerde onkostendeclaraties?

Als uw flexkrachten bonnen digitaal willen aanleveren moeten zij de bon scannen of fotograferen. Dit wordt ook wel het digitaliseren van onkostendeclaraties genoemd. De Belastingdienst staat het digitaliseren van bonnetjes toe mits voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden.

1. Alle gegevens moeten overgezet worden
Om de onkostendeclaraties te digitaliseren kunnen uw flexkrachten of medewerkers een scan of een foto maken van hun bonnetjes. Deze scans of foto’s moeten dan als bijlage toegevoegd worden aan de onkostendeclaraties.

2. Inhoudelijke gegevens juist overzetten
Omdat bij de conversie van papieren bonnetjes naar digitale declaraties echtheidskenmerken verloren kunnen gaan, zullen naast een volledige foto van het bonnetje ook een aantal andere gegevens genoteerd moeten worden. Hiervoor zullen in uw organisatie een aantal interne controle- en beheersingsmaatregelen ingericht moeten worden.

Digitaal onkosten declareren

De Belastingdienst verplicht het overzetten van de volgende gegevens: De datum van het bonnetje, het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de uitgave gedaan is. Als deze inhoudelijke gegevens juist overgezet worden valt de gedigitaliseerde declaratie binnen de eisen van de Belastingdienst.

3. De gegevens moeten beschikbaar zijn tijdens de hele bewaartermijn
Als u onkostendeclaraties op een andere manier op wilt slaan is het belangrijk om de nieuwe gegevensdrager ofwel het opslagmedium gemakkelijk toegankelijk te maken tijdens de gehele bewaartermijn.

4. De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd toegankelijk zijn
Het is belangrijk dat u rekening houdt met de toegankelijkheid van de digitale onkostendeclaraties. In geval van een controle moet de controleur van de Belastingdienst alle gegevens gemakkelijk terug kunnen vinden.

5. De controle moet binnen een redelijke termijn uitgevoerd kunnen worden
De geconverteerde declaraties moeten makkelijk toegankelijk zijn, zodat de controle binnen een redelijke tijd uitgevoerd kan worden.

6. Bewaar de uitkomst van een interne controle
De laatste eis van de Belastingdienst is het bewaren van de interne controle. Het is erg belangrijk om de uitkomsten van de interne controles te bewaren. Zoals de afstemming met de oorspronkelijke gegevens, maar ook de eventuele verschillenanalyse.
Als u zich aan de bovenstaande punten houdt voldoet u automatisch aan de gestelde eisen van de Belastingdienst.

Mag ik dan nu eindelijk alle bonnetjes weggooien?

Misschien wel de belangrijkste vraag uit deze blog. “Kunt u de papieren onkostendeclaraties weggooien, nadat u aan alle voorgaande eisen voldoet?”
Doordat u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u op basis van de fiscale bewaarplicht, na een conversie van de onkostendeclaratie, de originele papieren declaratie niet te bewaren.

line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl