We beginnen deze blog met een paar vragen aan jou als lezer - drie om precies te zijn. 1) Zijn alle administratieve zaken voor jouw flexkrachten altijd geregeld vóór de eerste werkdag? 2) Maak je gebruik van digitale arbeidscontracten (en andere digitale documenten) die flexkrachten ook snel en gemakkelijk digitaal kunnen ondertekenen? 3) Werk je al 100% digitaal en dus effectief en efficiënt? Heb je ‘nee’ geantwoord op één of zelfs meer van deze vragen, dan nodigen we je uit om snel verder te lezen. In jouw geval kan het onboarding proces namelijk véél effectiever.
De nadelen van handmatig onboarding
En wees gerust, niet alleen bij jouw uitzend- of payrollorganisatie ‘lekt de kraan’. Ook bij veel andere flexorganisaties komt het regelmatig voor dat nog niet alle administratieve zaken geregeld zijn als flexkrachten op hun eerste werkdag aan de slag gaan. Verder horen wij vaak van uitzenders en payrollers dat het opstellen, versturen en laten tekenen van contracten nog met de hand gebeurt – je bent dus niet de enige. Maar dit kost natuurlijk wél veel kostbare tijd. Ga maar na: je moet de gegevens van nieuwe flexkrachten handmatig in jullie systeem zetten en het contract dat het systeem genereert vervolgens printen, in een enveloppe stoppen en per post naar de flexkracht sturen voor ondertekening. Als het contract zoekraakt of te laat bij je terugkomt – iets waar vaker gebeurt dan je lief is – kom je in tijdnood. Of je moet de flexkracht bij jou op kantoor uitnodigen om het contract te komen ondertekenen. En wanneer het (nieuwe) contract dan eindelijk getekend binnen is, moet deze óók nog ingescand én in de backoffice ingevoerd worden.
Digitaal onboarden: zó kan het ook
Met digitaal onboarden is dit allemaal verleden tijd en krijgt iedere flexkracht een vliegende start (waar ook jij van profiteert!). Met het digitale onboardingproces van e-UUR gebeurt het op contract nemen van flexkrachten namelijk volledig geautomatiseerd. De flexkracht voert via de app eerst snel en eenvoudig zijn NAW-gegevens in. Met deze gegevens kun je volledig digitaal het contract en de andere benodigde documenten in orde maken. Heb je deze documenten klaar, dan kan de flexkracht ze in de app ondertekenen. Digitaal, snel én veilig. Vervolgens is het handmatig uploaden van (digitaal) getekende arbeidsovereenkomsten en andere documenten in de backoffice met e-UUR ook nog eens verleden tijd. Koppel je de onboarding-module namelijk aan je backoffice, dan alles gaat automatisch. Zo kun je al binnen enkele minuten nieuwe flexkrachten op contract te nemen.
Digitaal onboarden: nog twee voordelen
En er zijn nog twee belangrijke voordelen die we willen benoemen. Allereerst kun je in de onboarding-module in e-UUR eenvoudig zelf beheren wat je wanneer uitvraagt. Vraagt een (nieuwe) inlener om een uniek proces, dan regel je dat gewoon – en snel ook. Om een concreet beeld te schetsen: het kost je slechts een paar minuten om een volledig nieuw onboarding-proces in elkaar te klikken. Je bent dus heel flexibel. Bovendien kun je geautomatiseerd het bruto uurloon voor een flexkracht berekenen en dit daarna direct zichtbaar maken voor flexkrachten en inleners. De online tool Caoloon.com is namelijk geïntegreerd in onze onboarding-module.
Leestip: extra blog over digitale onboarding
Ben je nog niet uitgelezen over de voordelen van digitaal onboarden? Dat snappen we! Daarom verwijzen we je graag naar de blog De digitale onboarding in vijf vragen uitgelegd. Naast de voordelen waar je in deze blog al over kon lezen, lees je in die blog over nóg eens drie voordelen:
- Je kunt veel flexkrachten tegelijkertijd onboarden;
- Je voorkomt boetes;
- Je maakt van de onboarding een leuke ervaring.
Nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder.
