Reden 1: je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst
Als uitzender of payroller ben je wettelijk verplicht om de gegevens van je (loon)administratie gedurende een periode van zeven jaar te bewaren. Ook onkostendeclaraties dus. Maar het simpelweg bewaren van de administratie is volgens de Belastingdienst niet voldoende. Eén van de eisen is dat de informatie daarnaast ook makkelijk toegankelijk moet zijn. Oftewel, dat de originele declaraties bij een eventuele controle eenvoudig terug te vinden zijn. De oplossing hiervoor? Digitaal verwerken en bewaren op één centrale plek, bijvoorbeeld in een portal. En let je daarbij goed op de andere voorwaarden die de fiscus aan digitaal bewaren stelt, dan voldoe je zeker aan jouw wettelijke plicht. Zonder dat je jarenlang tegen archiefkasten vol papieren bonnetjes moet aankijken.
Reden 2: het scheelt je veel tijd
Een bonnetje hier, een bonnetje daar. En zat die ene declaratie nu al wel of nog niet in de juiste map? Met digitaal bewaren zijn deze zorgen niet langer aan de orde, en dat scheelt je kostbare tijd. Door declaraties digitaal te verwerken en op te slaan raak je nooit meer declaraties kwijt, wordt je werk stukken eenvoudiger (geen papieren rompslomp meer!) én werk je sneller.
Reden 3: het geeft je meer inzicht
Het digitaal bewaren van de onkostendeclaraties van flexkrachten, bijvoorbeeld in een portal, zorgt ervoor dat je realtime inzicht hebt. Ontbreken er nog declaraties? Of moeten bepaalde flexkrachten of collega’s nog actie ondernemen? Dan zie je dit in een oogopslag en kun je de juiste persoon of personen snel een notificatie sturen. Goed om daaraan toe te voegen is dat wanneer je gebruik maakt van een portal, flexkrachten ook inzicht hebben in hun eigen declaraties. Zij kunnen altijd de voortgang inzien en hebben dus, net als jij, meer inzicht dan wanneer bonnetjes fysiek bij jullie op kantoor bewaard worden.
Reden 4: er worden minder fouten gemaakt
Payrollers en uitzenders die nog niet digitaal declareren en bewaren, werken vaak met Excel-lijsten waarin zij alle ingediende declaraties van flexkrachten bijhouden. Typefoutjes maken, bedragen verkeerd overtypen of kostenplaatsen verkeerd invullen: door dit handmatige werk liggen foutjes altijd op de loer. Door het declaratieproces volledig te automatiseren wordt het aantal fouten flink geminimaliseerd. Dit is niet alleen voor jou en je collega’s prettig, maar zorgt ook voor een professionele uitstraling richting jullie flexkrachten en inleners.
Reden 5: het is beter voor het milieu
Groen denken en bewust bezig zijn met het milieu, het wordt steeds belangrijker. Ook in de flexbranche. En je begrijpt: het declaratieproces digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu én jouw organisatie is minder kosten kwijt aan papier.
Overstappen naar digitaal declareren, verwerken en bewaren
Ben jij inmiddels klaar om de papieren onkostendeclaraties de deur uit te doen en over te stappen naar digitaal declareren, verwerken en bewaren? Bekijk dan gerust eens de tour van e-UUR, onze flexportal voor uitzenders en payrollers. De portal bestaat uit veel verschillende features, waaronder een uitgebreide module voor onkostendeclaraties.
