Digitaal declareren

Onkostendeclaraties bij jouw uitzend- of payrollorganisatie

1,25 miljoen. Zoveel onkostendeclaraties worden er jaarlijks binnen de flexbranche verwerkt. En als uitzendbureau of payrollorganisatie weet jij als geen ander dat de verwerking van die onkostendeclaraties van medewerkers – in jouw geval: flexkrachten – tijdrovend is. Niet gek ook, want veel van die declaraties worden nog handmatig verwerkt. Hoeveel makkelijker zou het zijn als je alles digitaal kon verwerken? Gelukkig is dat mogelijk. Met e-UUR kun jij de onkostendeclaraties namelijk volledig digitaliseren. Digitaal declareren als uitzender of payroller? Dát is jouw toekomst.

We zetten even een stap terug. Want met wat voor onkostendeclaraties heb jij als uitzend- of payrollorganisatie eigenlijk allemaal te maken? Zodra flexkrachten bonnetjes declareren wordt dit een onkostendeclaratie genoemd. Het kan dan om veel verschillende onkosten gaan. Een kilometervergoeding, een reiskostenvergoeding, parkeerkosten, een maaltijdvergoeding… Ze staan allemaal in de top tien van meest voorkomende onkostensoorten. De gehele top tien vind je in één van onze blogs over digitaal declareren.

Eenvoudig, snel en efficient

Voordeel van digitaal declareren voor jou als uitzender of payroller

Met welke van de onkostendeclaraties uit de top tien jij ook (het meest) te maken hebt, in flexportal e-UUR kun je ze eenvoudig digitaal verwerken. e-UUR heeft oneindig veel mogelijkheden om onkosten te registreren. Hierdoor kunnen jouw flexkrachten al hun onkosten digitaal declareren. In de e-UUR app bijvoorbeeld, die zo eenvoudig is dat iedereen er mee kan werken. Beter gezegd: wie weet hoe de camera op zijn of haar smartphone werkt en daarmee een foto van een bonnetje kan maken, kan dit bonnetje in e-UUR ook declareren. Het grote voordeel van digitaal declareren voor jou als uitzender of payroller? De kostbare tijd die het je bespaart. Je hoeft niet langer uren tijd te besteden aan het handmatig verwerken van onkostendeclaraties. En bovendien hoef je met e-UUR nooit meer papieren bonnetjes van flexkrachten te bewaren. Alles staat immers in de portal!

declareren met de e-uur app
volledig digitaal

Als uitzender of payroller zelf onkosten verwerken in e-UUR

Zelf onkosten in e-UUR verwerken, in plaats van dat flexkrachten dit doen? Ook dat is heel gemakkelijk. Met de urenimporttool kun je namelijk – onafhankelijk van de opmaak van het bestand – met één druk op de knop alle uren én onkosten vanuit Excel, CSV of Txt-bestanden in e-UUR importeren. En hierbij kun jij zélf bepalen welke onkosten een flexkracht bij een bepaalde inlener kan declareren. Wel zo handig dat je dit zelf kunt bepalen, want als uitzender of payroller lever jij flexkrachten aan tientallen zo niet honderden verschillende organisaties waardoor je te maken hebt met veel verschillende onkostensoorten.

Digitaal declareren in e-UUR, volgens de regels van de Belastingdienst

Nu we jou – als het goed is! – overtuigd hebben van digitaal declareren in e-UUR, vraag je je misschien af of dit wel allemaal volgens de regels van de Belastingdienst is. En ja, dat is het. De fiscus stelt namelijk zes eisen, en aan al die eisen voldoe jij met e-UUR. Hiernaast zie je welke 6 eisen dit zijn.

 

Als je je aan alle punten houdt, die we hiernaast geschetst hebben, voldoe je automatisch aan de gestelde eisen van de Belastingdienst. In deze blog lees je hier meer over en lees je waarom én hoe je met e-UUR aan deze eisen voldoet.

  1. Aan iedere onkostendeclaratie moet een scan of een foto van het bonnetje als bijlage worden toegevoegd.
  2. Naast een volledige foto van het bonnetje moeten ook een aantal andere gegevens genoteerd worden, zoals de datum van het bonnetje, het verschuldigde bedrag, de kostencategorie en de bedrijfsnaam of de naam van het project waarvoor de uitgave gedaan is.
  3. De gegevens moeten beschikbaar zijn tijdens de hele bewaartermijn. Dat wil zeggen: zeven jaar.
  4. In geval van een controle moet de controleur van de Belastingdienst alle gegevens gemakkelijk terug kunnen vinden.
  5. Deze controle moet binnen een redelijke termijn uitgevoerd kunnen worden.
  6. De uitkomsten van interne controles moeten bewaard worden.

Het gemak van digitaal declareren voor jouw uitzendbureau of payrollorganisatie

Ben jij inmiddels overtuigd? Wil jij als uitzendbureau of payrollbureau niet langer handmatig onkostendeclaraties verwerken? Wil jij liever tijd besteden aan zaken die er écht toe doen, wetende dat flexkrachten correct hun onkostenvergoedingen uitbetaald krijgen en jij deze volgens de regels van de Belastingdienst opgeslagen hebt? Kies dan vandaag nog voor e-UUR en ervaar het gemak van digitaal declareren voor jouw uitzendbureau of payrollorganisatie. Meer weten? Bekijk onze producttour over de module onkosten in e-UUR of neem contact met ons op.

 

Bekijk onze producttour