Een midoffice voor het versnellen van je administratieve processen
Zo ja, dan helpt een midoffice – dat wat wij bij Akyla ons platform noemen – je om je processen te optimaliseren, maar ook makkelijker maken. En makkelijker = sneller. Met een midoffice bespaar je dus tijd, waardoor je niet meer achter de feiten aanloopt (lees: je geen tijd meer tekort komt) én je meer tijd krijgt voor taken die je werk weer een stukje leuker maken. Lees snel verder en ontdek welke zes handmatige taken een midoffice voor je kan oplossen.
1. Werving en selectie
Met stip op nummer 1: werving en selectie. Cv’s bekijken, mailen met kandidaten, gegevens uit het cv van de gekozen kandidaat overtypen voor het contract… Er zijn veel werkzaamheden te bedenken die jij nu hoogstwaarschijnlijk nog handmatig doet. En die werkzaamheden kosten tijd – en veel ook. De juiste midoffice biedt jou verschillende mogelijkheden die tijd besparen, denk aan CV parsing, automatische matching of het automatisch laten opbouwen van een kandidatenpoule. Met een midoffice automatiseer je dus je werkzaamheden, houd je meer grip op je processen én verhoog je je productiviteit.
2. Documenten (laten) ondertekenen en verwerken
Eerst moet je handmatig de gegevens van de flexkracht invoeren in je backoffice. Vervolgens moet je alle benodigde documenten genereren – denk aan het contract, het loonheffingsformulier en de bruikleenovereenkomst. Daarna moet je die documenten printen en op de post doen en vervolgens moet je in de gaten houden of de documenten wel op tijd getekend retour komen. Komen de documenten (op tijd) retour, dan moet je handmatig checken of de gegevens juist zijn ingevuld en of de handtekening en eventuele parafen juist zijn gezet. Als dit niet goed is gegaan – wat ook nog regelmatig gebeurt – moet je het hele proces opnieuw opstarten. En als dit wel goed is gegaan moet je de binnengekomen documenten inscannen en invoeren in de backoffice.
We worden stiekem al moe als we dit alleen al lezen. En toch is het voor veel backoffice medewerkers de dagelijkse realiteit. Niet meer voor jou, als je kiest voor een midoffice waarin je flexkrachten digitaal onboardt. Bovendien kun je in die midoffice de documenten digitaal laten ondertekenen – wel zo handig! – en bouw je hier voor iedere flexkracht een digitaal dossier op.
3. Uren verwerken
Urenbriefjes handmatig checken en vervolgens overtypen in Excel of een (urenregistratie)pakket kost je al snel vele uren. Hierdoor raak je gefrustreerd en is het moeilijk om fouten te voorkomen. Het kan ook voorkomen dat flexkrachten simpelweg vergeten om op papier hun gewerkte uren in te leveren, of dat inleners te laat accorderen, zodat jij tijd moet maken om ze te herinneren. Maar ook urenbriefjes invullen, ondertekenen en verwerken hoeft écht niet meer handmatig. Niet met een midoffice waarin je digitaal je uren verwerkt. Dat levert je tijd op – en véél ook. Zeker wanneer je voor een midoffice kiest met een bijbehorende app voor urenregistratie. Eenvoudig uren doorgeven, bonnetjes inscannen, verlofuren bekijken… Met een goede app maak je het leven van flexkrachten stukken eenvoudiger. En dat van jezelf en je collega-backoffice medewerkers ook.
4. Urenbriefjes ontrafelen
Als we het dan toch hebben over die urenverwerking… Er is nog iets wat een ideale midoffice doet: automatisch urenbriefjes ontrafelen. Urenverwerking kost je dan nóg minder tijd. Niet alleen omdat het ontrafelen van cao’s geautomatiseerd verloopt, maar ook omdat de kans op het maken van fouten sterk wordt gereduceerd (lees: jij dus minder tijd kwijt bent aan correcties). Kortom: je houdt méér tijd over voor dingen die je wél leuk, interessant en uitdagend vindt.
5. Verlofaanvragen verwerken
Het handmatig inkloppen en uitrekenen van de verlofdagen van een flexkracht is een aardige klus. Gelukkig is dit de vijfde taak die we in deze blog bij je onder de aandacht willen brengen. Oftewel: ook de verlofregistratie vangt de juiste midoffice voor je op. De midoffice berekent voor iedere flexkracht het juiste aantal verlofdagen en zorg dat de flexkracht deze zelf kan aanvragen, zelfs via een app.
Kostbare tijd besparen met een midoffice
Je leest het, een midoffice kan je veel kostbare tijd besparen. Dus… waar wacht je nog op? In 5 stappen een midoffice vinden die bij jou past?
