Wat zijn de voordelen van een digitale handtekening?
Binnen de uitzendbranche zouden veel meer organisaties de voordelen van een digitale handtekening kunnen toepassen. Deze vorm van ondertekenen kan namelijk veel contracten, inleen-, fase- en bruikleen overeenkomsten vereenvoudigen, zodat een snelle doorlooptijd gerealiseerd kan worden. Voor je als organisatie betekent dit een enorme tijdswinst, een sterk verbeterde kwaliteit van serviceverlening richting je uitzendkrachten en daarnaast beheer je al je documenten ook nog eens op één locatie.
Welke verschillende handtekeningen zijn er?
De gewone digitale handtekening. Dit is een normale digitale handtekening. Vaak is de gewone digitale handtekening een ingescande handgeschreven handtekening, welke puur en alleen gebruikt wordt om de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen.
De geavanceerde digitale handtekening staat bekend als de meest gebruikte digitale handtekening. Deze handtekening is op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden en maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren. De handtekening komt tot stand met behulp van middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden, zodat elke wijziging van de gegevens na ondertekening opgespoord kan worden.
Bij gekwalificeerde digitale handtekening wordt gebruik gemaakt van een certificaat dat uitgegeven is door, een bij de OPTA ingeschreven, certificatiedienstverlener. Het certificaat wordt vervolgens aan het digitale bestand toegevoegd. Het certificaat moet gemaakt zijn met een veilig middel, bijvoorbeeld een goedgekeurde smartcard, een SIM-kaart met pincode of een usb-token. Bij de afgifte van het certificaat moet de toekomstige gebruiker bovendien face-to-face gecontroleerd zijn op haar of zijn identiteit.
Welke handtekening is nu echt rechtsgeldig?
In de basis zijn alle drie de handtekeningen rechtsgeldig als ze aan de gestelde voorwaarden voldoen. Wel hebben de handtekeningen verschillende bewijskracht. Zo is bij een meningsverschil lastig te bewijzen of de standaard ingescande handtekening daadwerkelijk is geplaatst door de persoon in kwestie.
De geavanceerde elektronische handtekening gaat een stap verder. De geavanceerde elektronische handtekening is zowel verbonden aan de ondertekenaar, als aan het e-document. Om de ondertekenaar te koppelen aan bijvoorbeeld een inleenovereenkomst of het desbetreffende contract, wordt het document digitaal verzegeld met behulp van codes. Verzegeling van het document betekent dat de document eigenaar de identiteit van de ondertekenaar in voldoende mate gecontroleerd heeft met behulp van een veilig authenticatiemiddel, zoals een E-mail, Beveiligde applicatie of SMS-TAN. Zo is het mogelijk om met grote mate van zekerheid, op een eenvoudige manier, vast stellen of de juiste persoon heeft ondertekend.
Bij de gekwalificeerde elektronische handtekening, de derde vorm, wordt een geavanceerde digitale handtekening gebruikt om de ondertekenaar daadwerkelijk te identificeren. Dit certificaat wordt aan het contract of de desbetreffende overeenkomst gehangen. De gekwalificeerde digitale handtekening bevat in de basis dezelfde eigenschappen als een geavanceerde digitale handtekening en is daarnaast:
Gegenereerd met gebruik van een certificaat dat is uitgegeven door een bij de OPTA ingeschreven certificatiedienstverlener
In het certificaat is het kenmerk ‘gekwalificeerd’ opgenomen
Genereerd met behulp van een ‘veilig middel’ (bijvoorbeeld een USB-token of smartcard)
En is uitgegeven na een face-to-face-controle van de identiteit van de ondertekenaar (een brief met een kopie identiteitsbewijs is dus niet voldoende)
Welke eisen zijn verbonden aan de geavanceerde digitale handtekening?
Om de geavanceerde digitale handtekening rechtsgeldig te laten zijn, zal je proces aan een aantal eisen moeten voldoen.
De handtekening moet op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn
Het moet mogelijk zijn om de ondertekenaar te identificeren
De handtekening moet tot stand komen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle heeft
De handtekening moet op zodanige wijze aan het elektronische bestand gekoppeld zijn, zodat elke wijziging van de gegevens na ondertekening kan worden opgespoord
(Bron: Artikel 26 eIDAS)
Als je proces aan de bovenstaande eisen voldoet zijn je digitale handtekeningen rechtsgeldig. Zo kun je eenvoudig je contracten, inleen-, fase- en bruikleenovereenkomsten volledig rechtsgeldig laten ondertekenen. Wil je meer weten over de digitale handtekening? Kijk dan eens verder op onze website.
Wil jij ook starten met digitaal ondertekenen?
Lees hier waarom digitaal ondertekenen een must is binnen de flexkrache
Meer over digitaal ondertekenen
