De laatste tips, tricks, updates & nieuws
Wat zijn de wettelijke eisen bij een digitale handtekening?
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

15 november 2018

Tegenwoordig worden steeds meer processen binnen de uitzendbranche gedigitaliseerd, zo ook de handtekeningen. In voorgaande blogs hebben we de digitale handtekening al eens kort besproken.
In deze blog praten we je bij over de verschillende soorten digitale handtekeningen, waarvoor de digitale handtekening allemaal gebruikt kan worden en welke eisen aan een digitale handtekening zitten, zodat deze rechtsgeldig is.

Wat zijn de voordelen van een digitale handtekening?

Binnen de uitzendbranche zouden veel meer organisaties de voordelen van een digitale handtekening kunnen toepassen. Deze vorm van ondertekenen kan namelijk veel contracten, inleen-, fase- en bruikleen overeenkomsten vereenvoudigen, zodat een snelle doorlooptijd gerealiseerd kan worden. Voor je als organisatie betekent dit een enorme tijdswinst, een sterk verbeterde kwaliteit van serviceverlening richting je uitzendkrachten en daarnaast beheer je al je documenten ook nog eens op één locatie.

Welke verschillende handtekeningen zijn er?

De gewone digitale handtekening. Dit is een normale digitale handtekening, welke gekoppeld is aan een document of e-mail. Vaak is de gewone digitale handtekening een ingescande handgeschreven handtekening, welke puur en alleen gebruikt wordt om de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen.

De geavanceerde digitale handtekening staat bekend als de meest gebruikte digitale handtekening. Deze handtekening is op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden en maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren. De handtekening komt tot stand met behulp van middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden, zodat elke wijziging van de gegevens na ondertekening opgespoord kan worden.

Bij gekwalificeerde digitale handtekening wordt gebruik gemaakt van een certificaat dat uitgegeven is door, een bij de OPTA ingeschreven, certificatiedienstverlener. Het certificaat wordt vervolgens aan het digitale bestand toegevoegd. Het certificaat moet gemaakt zijn met een veilig middel, bijvoorbeeld een goedgekeurde smartcard, een SIM-kaart met pincode of een usb-token. Bij de afgifte van het certificaat moet de toekomstige gebruiker bovendien face-to-face gecontroleerd zijn op haar of zijn identiteit.

Welke handtekening is nu echt rechtsgeldig?

In de basis zijn alle drie de handtekeningen rechtsgeldig als ze aan de gestelde voorwaarden voldoen. Wel hebben de handtekeningen verschillende bewijskracht. Zo is bij een meningsverschil lastig te bewijzen of de standaard ingescande handtekening daadwerkelijk is geplaatst door de persoon in kwestie.

De geavanceerde elektronische handtekening gaat een stap verder. De geavanceerde elektronische handtekening is zowel verbonden aan de ondertekenaar, als aan het e-document. Om de ondertekenaar te koppelen aan bijvoorbeeld een inleenovereenkomst of het desbetreffende contract, wordt het document digitaal verzegeld met behulp van codes. Verzegeling van het document betekent dat de document eigenaar de identiteit van de ondertekenaar in voldoende mate gecontroleerd heeft met behulp van een veilig authenticatiemiddel, zoals een SMS-TAN. Zo is het mogelijk om met grote mate van zekerheid, op een eenvoudige manier, vast stellen of de juiste persoon heeft ondertekend.

Bij de gekwalificeerde elektronische handtekening, de derde vorm, wordt een geavanceerde digitale handtekening gebruikt om de ondertekenaar daadwerkelijk te identificeren. Dit certificaat wordt aan het contract of de desbetreffende overeenkomst gehangen. De gekwalificeerde digitale handtekening bevat in de basis dezelfde eigenschappen als een geavanceerde digitale handtekening en is daarnaast:

Gegenereerd met gebruik van een certificaat dat is uitgegeven door een bij de OPTA ingeschreven certificatiedienstverlener
In het certificaat is het kenmerk ‘gekwalificeerd’ opgenomen
Genereerd met behulp van een ‘veilig middel’ (bijvoorbeeld een USB-token of smartcard)
En is uitgegeven na een face-to-face-controle van de identiteit van de ondertekenaar (een brief met een kopie identiteitsbewijs is dus niet voldoende)

Welke eisen zijn verbonden aan de geavanceerde digitale handtekening?

Om de geavanceerde digitale handtekening rechtsgeldig te laten zijn, zal je proces aan een aantal eisen moeten voldoen.

De handtekening moet op een unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn
Het moet mogelijk zijn om de ondertekenaar te identificeren
De handtekening moet tot stand komen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle heeft
De handtekening moet op zodanige wijze aan het elektronische bestand gekoppeld zijn, zodat elke wijziging van de gegevens na ondertekening kan worden opgespoord
(Bron: Artikel 26 eIDAS)

Als je proces aan de bovenstaande eisen voldoet zijn je digitale handtekeningen rechtsgeldig. Zo kun je eenvoudig je contracten, inleen-, fase- en bruikleenovereenkomsten volledig rechtsgeldig laten ondertekenen. Wil je meer weten over de digitale handtekening? Kijk dan eens verder op onze website.

 

Wil jij ook starten met digitaal ondertekenen?

Lees hier waarom digitaal ondertekenen een must is binnen de flexkrache
Meer over digitaal ondertekenen

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk bedrijf heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen over zichzelf, maar ook verhalen van klanten! Verhalen die niet alleen de doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe het verschil gemaakt kan worden! Als online marketeer bij Akyla combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

60 artikelen van Stan