Digitaal dossier: een online verzamelplek voor alle documenten
Het werken met documenten is voor jou en je medewerkers de normaalste zaak van de wereld. De hele dag door hebben jullie te maken met documenten: van loonstroken tot declaraties en arbeidscontracten. Een digitaal dossier kun je zien als een verzamelplek voor alle documenten die relevant zijn voor je flexkrachten en inleners, maar ook voor jezelf als leverancier. In een digitaal dossier kun je onder meer loonstroken, facturen, VOG’s, PBM-documenten, identiteitsbewijzen en ondertekende arbeidscontracten verwerken. Het is een eenvoudige manier om alle plaatsingsafhankelijke documenten eenvoudig te bewaren. Gemakkelijk, goedkoop én veilig. In deze blog lichten we de belangrijkste voordelen toe.
Voordeel 1: zelfredzaamheid voor flexkrachten en inleners
Een digitaal dossier is niet alleen voor jouzelf een uitkomst. Veel van de voordelen van een digitaal dossier liggen aan de kant van de flexkrachten en inleners. Zij kunnen in het digitale dossier namelijk al hun documenten op één plek inzien – 24/7, dus wanneer ze maar willen. Zeker wanneer bij de software een smartphone-app wordt geleverd, omdat het digitale dossier dan altijd in de broekzak zit. Wil een flexkracht een jaaropgave inzien, een loonstrook bekijken of ingediende declaraties of andere zaken bekijken? Of is een inlener op zoek naar de meest recente plaatsingsovereenkomst? Met een digitaal dossier kunnen flexkrachten en inleners deze documenten – en méér – gemakkelijk zelf opzoeken en inzien. Dit scheelt jou en je medewerkers vervolgens tijd, omdat jullie geen telefoontjes en vragen meer van flexkrachten en inleners hoeven te beantwoorden. Die flexkrachten en inleners zijn immers volledig zelfredzaam.
Voordeel 2: effectief onboarden
Voor effectief onboarden is het belangrijk om de juiste activiteiten op het juiste moment te doen. Wie kent niet de eerste werkdag die volledig werd opgeslokt door het regelen van administratieve zaken? Al die administratieve zaken kunnen al voor de eerste werkdag plaatsvinden. Of nee, in de flexbranche móeten ze zelfs voor die eerste werkdag plaatsvinden. In een digitaal dossier wordt allereerst het arbeidscontract opgesteld en aan de flexkracht ter beschikking gesteld, zodat het contract digitaal ondertekend kan worden. Maar er is nog veel meer mogelijk als het gaat om onboarding. Wat dacht je van een werken bij-boekje, waarin de huisregels van de inlener staan? Of een loonheffingsformulier of geheimhoudingsverklaring die ondertekend moeten worden? In een digitaal dossier kun je al dit soort document met een enkele klik op de knop aan flexkrachten opsturen.
Voordeel 3: overzicht
Binnen de uitzendbranche loopt het aantal tijdelijke contracten steeds verder op. Deze groei zorgt voor een groeiende berg aan documenten – zoals contracten, certificaten en loonstroken – wat het lastiger maakt om al die documenten te beheren. Veel uitzenders en payrollers houden in een Excel-bestand bij wanneer dit soort contracten of certificaten verlopen. Jij ook? Dan is de vraag: hoe vaak kijk je in dit Excel-bestand, en hoe vaak gaat het mis met contracten en certificaten die al verlopen zijn? In de juiste software kun je afloopdata aan documenten hangen. Dit betekent dat je voor alle documenten een afloopdatum kunt instellen, zodat je een seintje krijgt wanneer iets dreigt te verlopen. Het grote voordeel hiervan is natuurlijk dat altijd alles netjes op tijd hebt bijgewerkt – zónder dat je daar zelf te veel moeite voor hoeft te doen. Ook inleners en flexkrachten kun je met die software (automatisch) notificaties sturen, bijvoorbeeld wanneer een (nieuw) arbeidscontract ondertekend moet worden. In dit voorbeeld kan de flexkracht dan meteen in zijn eigen dossier een digitale handtekening zetten.
Voordeel 4: voldoen aan de AVG
Hoewel de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is op alle persoonlijke informatie, worden in de praktijk vooral procedures bedacht en doorgevoerd die betrekking hebben op digitale data. Terwijl ook met papieren documenten een datalek nog steeds zeer goed mogelijk is. Met de AVG zijn verder niet alleen nieuwe regels geïntroduceerd, maar zijn ook bestaande eisen verzwaard. Hierdoor moet je als uitzender of payroller nog beter in staat zijn om te verantwoorden hoe jij persoonsgegevens verwerkt. Zo is het niet meer toegestaan om documenten met persoonsgegevens onbeveiligd, bijvoorbeeld in een e-mail, te versturen. Misschien zie jij dit als een groot probleem, maar wij vinden dat dit juist kansen met zich meebrengt. Door met de juiste software jouw interne processen – zoals je dossiers – te digitaliseren kun je slimmer en efficiënter gaan werken en tegelijkertijd aan de AVG voldoen.
Voordeel 5: goed voor het milieu
Je dossiers digitaliseren scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Dat is goed voor het milieu, en jij hebt minder kosten aan papier, printen, enveloppen en postzegels. Win-win. En vergeet niet: zowel flexkrachten als inleners vinden het steeds belangrijker dat jouw uitzend- of payrollorganisatie maatschappelijk verantwoord onderneemt.
Voordeel 6: veilig
Met een digitaal dossier kun je de archiefkasten met mappen vaarwel zeggen. Alle dossiers staat gewoon online. Daar kun je het ook onmogelijk kwijtraken of verliezen door brand. Bijkomend voordeel: het wordt ook veel makkelijker om documenten lang genoeg te bewaren – het kost je immers geen ruimte.
Module Digitaal dossier in e-UUR
Wil jij na het lezen van onze blog jouw dossiers digitaliseren? Dan is het natuurlijk belangrijk dat je eerst jouw specifieke behoeften en mogelijkheden in kaart brengt. Een professionele partij kan je hierbij ondersteunen, zodat je snel en uiteraard eenvoudiger en efficiënter te werk kunt gaan. Akyla is die partij. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan alvast de tour van onze e-UUR module Digitaal dossier of neem vandaag nog contact met ons op voor een demo.
