post
line IMAGE
De voordelen van het digitaliseren van uw dossiers
Akyla - 28 February 2018

De voordelen van het digitaliseren van uw dossiers

Niet veel organisaties kunnen zeggen dat ze paperless zijn. Het paperless kantoor is er namelijk nooit echt doorgekomen. Terwijl de hedendaagse software, voor uitzenders en payrollers, gewoon de mogelijkheden ondersteunt om efficiënter te gaan werken. Hoe? Door bijvoorbeeld uw dossiers te digitaliseren, zodat de administratieve processen digitaal kunnen plaatsvinden. Hierdoor neemt de efficiëntie van uw organisatie toe en verlaagd u tevens de constante kosten.

Een digitale dossier kan gezien worden als een verzamelplek voor al uw documenten die relevant zijn voor uw flexkrachten, inleners, maar ook voor u als leverancier. In een digitale dossier kunt u onder meer loonstroken, facturen, identiteitsbewijzen en ondertekende arbeidscontracten verwerken. In deze blog zullen we de belangrijkste voordelen toelichten.

Altijd en overal toegang

Werkzoekenden zoeken nagenoeg altijd op internet naar een baan. De flexbranche verschuift steeds meer naar online. Dit resulteert erin dat uitzenders en payrollers zich moeten verdiepen in nieuwe technieken.

Een goed voorbeeld daarvan is het digitaliseren van alle documenten. Hierdoor krijgt u als  leverancier zijnde echt de mogelijkheid om uw organisatie te onderscheiden ten opzichte van uw concurrentie. Een digitaal dossier is namelijk niet alleen voor uw werknemers een uitkomst. Veel van de voordelen van een digitaal dossier liggen namelijk aan de kant van de flexkrachten en inleners. Het biedt hen de mogelijkheid om al hun documenten op één enkele plek te kunnen inzien, wanneer ze maar willen.

Een goed software pakket zorgt er dan ook voor dat met één druk op de knop alle benodigde informatie beschikbaar is. In combinatie met een app hebben uw klanten en flexkrachten altijd en overal toegang tot hun gegevens.

Eenvoudig al uw documenten beheren

Binnen de uitzendbranche loopt het aantal tijdelijke contracten steeds verder op. Deze groei zorgt niet alleen voor een berg aan documenten, zoals contracten, certificaten of loonstroken, maar het maakt het daarnaast ook lastiger om alle documenten te beheren.
Veel uitzenders en payrollers houden de wie, wat en wanneer bij in een Excel-bestand, waardoor contracten of certificaten wel eens dreigen te verlopen of zelfs al verlopen zijn.

Het digitaliseren van uw dossiers biedt de oplossing. Met behulp van de juiste software kunnen uw medewerkers eenvoudig en snel documenten opmaken, bijwerken en afhandelen. Zo krijgt u op tijd een notificatie als een document dreigt te verlopen en worden uw inleners en flexkrachten automatisch op de hoogte gesteld als er bijv. een digitale handtekening gezet moet worden.

Ook papieren dossiers moeten voldoen aan de GDPR/AVG

Hoewel de AVG /GDPR straks van toepassing is op alle persoonlijke informatie, worden in de praktijk vooral procedures bedacht en doorgevoerd die betrekking hebben op digitale data. Terwijl ook met papieren documenten een datalek nog steeds zeer goed mogelijk is.

De AVG / GDPR introduceert niet alleen nieuwe regels, het verzwaard tevens de bestaande eisen, waardoor bedrijven nog beter in staat moeten zijn om te verantwoorden hoe zij persoonsgegevens verwerken. Het is straks bijvoorbeeld niet toegestaan om documenten met persoonsgegevens onbeveiligd te versturen via een e-mail.

Veel organisaties zien dit als een groot probleem, terwijl dit juist kansen met zich meebrengt. Het is namelijk het moment om de interne processen te digitaliseren (zoals uw dossiers), zodat u digitaal orde op zaken kunt stellen en tegelijkertijd kunt voldoen aan de nieuwe wetgeving van de AVG!

Zoek een professionele partij

Het is belangrijk om de behoeften en mogelijkheden specifiek voor uw situatie in kaart te brengen en uit te werken. Een professionele partij kan u hierbij ondersteunen, zodat u snel en uiteraard eenvoudiger en efficiënter te werk kunt gaan.

de beste flexportal voor de uitzendbranche

Benieuwd naar de toegevoegde waarde van het digitaal dossier voor uw organisatie? Kijk dan eens op digitaal dossier of vraag een online demo aan!

Geschreven door: Stan Olde Wieverink

line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl