De laatste tips, tricks, updates & nieuws
De voordelen van het digitaliseren van je dossiers
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

15 november 2018

Niet veel organisaties kunnen zeggen dat ze paperless zijn. Het paperless kantoor is er namelijk nooit echt doorgekomen. Terwijl de hedendaagse software, voor uitzenders en payrollers, gewoon de mogelijkheden ondersteunt om efficiënter te gaan werken. Hoe? Door bijvoorbeeld je dossiers te digitaliseren, zodat de administratieve processen digitaal kunnen plaatsvinden. Hierdoor neemt de efficiëntie van je organisatie toe en verlaag je tevens de constante kosten.

Een digitale dossier kan gezien worden als een verzamelplek voor al je documenten die relevant zijn voor je flexkrachten, inleners, maar ook voor je als leveranciers. In een digitale dossier kun je onder meer loonstroken, facturen, identiteitsbewijzen en ondertekende arbeidscontracten verwerken. In deze blog zullen we de belangrijkste voordelen toelichten.

Altijd en overal toegang

Werkzoekenden zoeken nagenoeg altijd op internet naar een baan. De flexbranche verschuift steeds meer naar online. Dit resulteert erin dat uitzenders en payrollers zich moeten verdiepen in nieuwe technieken.

Een goed voorbeeld daarvan is het digitaliseren van alle documenten. Hierdoor krijg je als  leverancier zijnde echt de mogelijkheid om je organisatie te onderscheiden ten opzichte van je concurrentie. Een digitaal dossier is namelijk niet alleen voor je werknemers een uitkomst. Veel van de voordelen van een digitaal dossier liggen namelijk aan de kant van de flexkrachten en inleners. Het biedt hen de mogelijkheid om al hun documenten op één enkele plek te kunnen inzien, wanneer ze maar willen.

Een goed software pakket zorgt er dan ook voor dat met één druk op de knop alle benodigde informatie beschikbaar is. In combinatie met een app hebben je klanten en flexkrachten altijd en overal toegang tot hun gegevens.

Eenvoudig al je documenten beheren

Binnen de uitzendbranche loopt het aantal tijdelijke contracten steeds verder op. Deze groei zorgt niet alleen voor een berg aan documenten, zoals contracten, certificaten of loonstroken, maar het maakt het daarnaast ook lastiger om alle documenten te beheren.
Veel uitzenders en payrollers houden de wie, wat en wanneer bij in een Excel-bestand, waardoor contracten of certificaten wel eens dreigen te verlopen of zelfs al verlopen zijn.

Het digitaliseren van je dossiers biedt de oplossing. Met behulp van de juiste software kunnen je medewerkers eenvoudig en snel documenten opmaken, bijwerken en afhandelen. Zo krijg je op tijd een notificatie als een document dreigt te verlopen en worden je inleners en flexkrachten automatisch op de hoogte gesteld als er bijv. een digitale handtekening gezet moet worden.

Ook papieren dossiers moeten voldoen aan de GDPR/AVG

Hoewel de AVG /GDPR straks van toepassing is op alle persoonlijke informatie, worden in de praktijk vooral procedures bedacht en doorgevoerd die betrekking hebben op digitale data. Terwijl ook met papieren documenten een datalek nog steeds zeer goed mogelijk is.

De AVG / GDPR introduceert niet alleen nieuwe regels, het verzwaard tevens de bestaande eisen, waardoor bedrijven nog beter in staat moeten zijn om te verantwoorden hoe zij persoonsgegevens verwerken. Het is straks bijvoorbeeld niet toegestaan om documenten met persoonsgegevens onbeveiligd te versturen via een e-mail.

Veel organisaties zien dit als een groot probleem, terwijl dit juist kansen met zich meebrengt. Het is namelijk het moment om de interne processen te digitaliseren (zoals je dossiers), zodat je digitaal orde op zaken kunt stellen en tegelijkertijd kunt voldoen aan de nieuwe wetgeving van de AVG!

Zoek een professionele partij

Het is belangrijk om de behoeften en mogelijkheden specifiek voor je situatie in kaart te brengen en uit te werken. Een professionele partij kan je hierbij ondersteunen, zodat je snel en uiteraard eenvoudiger en efficiënter te werk kunt gaan.

Benieuwd naar de toegevoegde waarde van het digitaal dossier voor je organisatie? Kijk dan eens op digitaal dossier of vraag een online demo aan!

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk merk heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen van jezelf, maar ook verhalen van je klanten! Verhalen die niet alleen je doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe je het verschil kunt maken! Als online marketeer bij akyla° combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

34 artikelen van Stan