post
line IMAGE
De vijf grootste irritaties van papieren urenbriefjes
Akyla - 1 June 2018
De irritaties van papieren urenbrieven

Heeft u veel flexkrachten of klanten die hun urenbestanden aanleveren op papier? Dan is niets zo vervelend als het handmatig overtypen van alle gegevens in Excel. Deze Excel-bestanden wilt u uiteraard eenvoudig kunnen importeren in uw registratiesysteem. Een importtool is hier de ideale oplossing voor. In deze blog behandelen we de top 5 irritaties van papieren urenbrieven.

1. Wachten tot alle urenbrieven binnen zijn

Voordat u kunt beginnen aan de verwerking van de uren moeten eerst al uw inleners en/of flexkrachten hun urenbrieven aangeleverd hebben. Bij veel organisaties is dit waar veel tijd verloren gaat. We horen regelmatig van nieuwe klanten dat zij dagen druk waren met het verzamelen van alle urenbrieven.

2. Vergeten uren in te vullen

De belangrijkste reden dat u steeds moet wachten is veelal omdat flexkrachten simpelweg vergeten urenbrieven op te sturen of in sommige situaties zelfs vergeten om de urenbrieven langs te brengen. Terwijl dit voor de flexkrachten juist cruciaal is, zodat ze op tijd en correct uitbetaald kunnen worden.

3. Het overtypen van uren in Excel of een backoffice programma

Als de uren eenmaal aangeleverd zijn is het volgende obstakel het verwerken van de urenbrieven. Als u nog niet volledig digitaal werkt, zal dit nog meer tijd kosten, omdat u dan eerst de papieren urenbrieven moet digitaliseren. Deze uren worden regelmatig nog met de hand ingevoerd. Er zijn namelijk nog steeds veel uitzenders die de uren handmatig invoeren in Excel of in hun urenregistratiepakket.

Bij het handmatig overtypen van uren in Excel of hun urenprogramma bent u al gauw vele uren kwijt. Hierdoor raakt u gefrustreerd en is het moeilijk om fouten te voorkomen. Het is tevens niet prettig om uw werk zo te doen.

4. Verkeerde bestandsvormen, verkeerd ingevulde velden

Een ander veel voorkomend probleem zijn de verschillende bestandsformaten. De meeste urenregistratiepakketten zijn vrij gelimiteerd wat betreft bestandsformaten. Vaak kan alleen een Excel en/of een CSV bestand geïmporteerd worden in het pakket.

Verder komt het ook vaak voor dat de opdrachtgever of de flexkrachten de verkeerde informatie in de verkeerde velden heeft ingevuld. Dit resulteert erin dat u de uren handmatig zult moeten invoeren in de juiste Excel-bestanden.

5. Langzame onderlinge communicatie omtrent status

Het laatste irritatiepunt iets wat vrij vaak voorkomt. Het is voor uw klanten en flexkracht vaak onmogelijk om in te zien wat de status is van de verwerking van hun uren. Dit resulteert erin dat zij contact zullen zoeken en zullen vragen om een update. Dit resulteert in extra werk voor u. Terwijl dit niet nodig is!

Hoe kunt u deze irritaties voorkomen?

Veel uitzenders en payrollers werken al digitaal. Maar maken niet optimaal gebruik van de digitalisering. Dit is eenvoudig op te lossen met een goed urenregistratiesysteem.

Heeft u vrij weinig flexkrachten? Dan kunt u de drempel voor het aanleveren van de uren verlagen. Door bijvoorbeeld uw flexwerkers de mogelijkheid te geven hun uren in te voeren via een app op hun telefoon.

Ontvangt u veel uren in Excel bestanden? Dan is een urenregistratiesysteem met een importtool de uitkomst voor u! Het urenregistratiesysteem zorgt voor een gedegen basis. Zo kunt u eenvoudig uw uren digitaliseren. Uw klanten leveren hun urenbestanden aan en de importtool biedt u de mogelijkheid om eenvoudig binnen enkele seconden alle extern aangeleverde uren te importeren in uw systeem. Zo heeft u 100% digitaal al uw uren binnen enkele ogenblikken verwerkt.

U bespaard dus tijd, frustraties, geld en dat terwijl u gelijk zorgt voor een professionelere uitstraling.

Wilt u meer weten over de valkuilen bij het importeren van urenbestanden? Lees dan onze blog over de top 5 valkuilen bij het importeren van urenbestanden.

Wilt u werken zonder frustraties? Vraag dan nu een gratis online demonstratie aan!

Wilt u het laatste nieuws van Akyla in uw mailbox?

Geschreven door: Stan Olde Wieverink

line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl