De laatste tips, tricks, updates & nieuws
De vijf grootste irritaties van papieren urenbriefjes
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

15 november 2018

Heb je veel flexkrachten of klanten die hun urenbestanden aanleveren op papier? Dan is niets zo vervelend als het handmatig overtypen van alle gegevens in Excel. Deze Excel-bestanden wil je uiteraard eenvoudig kunnen importeren in je registratiesysteem. Een importtool is hier de ideale oplossing voor. In deze blog behandelen we de top 5 irritaties van papieren urenbrieven.

1. Wachten tot alle urenbrieven binnen zijn

Voordat je kunt beginnen aan de verwerking van de uren moeten eerst al je inleners en/of flexkrachten hun urenbrieven aangeleverd hebben. Bij veel organisaties is dit waar veel tijd verloren gaat. We horen regelmatig van nieuwe klanten dat zij dagen druk waren met het verzamelen van alle urenbrieven.

2. Vergeten uren in te vullen

De belangrijkste reden dat je steeds moet wachten is veelal omdat flexkrachten simpelweg vergeten urenbrieven op te sturen of in sommige situaties zelfs vergeten om de urenbrieven langs te brengen. Terwijl dit voor de flexkrachten juist cruciaal is, zodat ze op tijd en correct uitbetaald kunnen worden.

3. Het overtypen van uren in Excel of een backoffice programma

Als de uren eenmaal aangeleverd zijn is het volgende obstakel het verwerken van de urenbrieven. Als je nog niet volledig digitaal werkt, zal dit nog meer tijd kosten, omdat je dan eerst de papieren urenbrieven moet digitaliseren. Deze uren worden regelmatig nog met de hand ingevoerd. Er zijn namelijk nog steeds veel uitzenders die de uren handmatig invoeren in Excel of in hun urenregistratiepakket.

Bij het handmatig overtypen van uren in Excel of hun urenprogramma ben je al gauw vele uren kwijt. Hierdoor raak je gefrustreerd en is het moeilijk om fouten te voorkomen. Het is tevens niet prettig om je werk zo te doen.

4. Verkeerde bestandsvormen, verkeerd ingevulde velden

Een ander veel voorkomend probleem zijn de verschillende bestandsformaten. De meeste urenregistratiepakketten zijn vrij gelimiteerd wat betreft bestandsformaten. Vaak kan alleen een Excel en/of een CSV bestand geïmporteerd worden in het pakket.

Verder komt het ook vaak voor dat de opdrachtgever of de flexkrachten de verkeerde informatie in de verkeerde velden heeft ingevuld. Dit resulteert erin dat je de uren handmatig zult moeten invoeren in de juiste Excel-bestanden.

5. Langzame onderlinge communicatie omtrent status

Het laatste irritatiepunt iets wat vrij vaak voorkomt. Het is voor je klanten en flexkracht vaak onmogelijk om in te zien wat de status is van de verwerking van hun uren. Dit resulteert erin dat zij contact zullen zoeken en zullen vragen om een update. Dit resulteert in extra werk voor u. Terwijl dit niet nodig is!

Hoe kun je deze irritaties voorkomen?

Veel uitzenders en payrollers werken al digitaal. Maar maken niet optimaal gebruik van de digitalisering. Dit is eenvoudig op te lossen met een goed urenregistratiesysteem.

Heb je vrij weinig flexkrachten? Dan kun je de drempel voor het aanleveren van de uren verlagen. Door bijvoorbeeld je flexwerkers de mogelijkheid te geven hun uren in te voeren via een app op hun telefoon.

Ontvang je veel uren in Excel bestanden? Dan is een urenregistratiesysteem met een importtool de uitkomst voor u! Het urenregistratiesysteem zorgt voor een gedegen basis. Zo kun je eenvoudig je uren digitaliseren. Je klanten leveren hun urenbestanden aan en de importtool bied je de mogelijkheid om eenvoudig binnen enkele seconden alle extern aangeleverde uren te importeren in je systeem. Zo heb je 100% digitaal al je uren binnen enkele ogenblikken verwerkt.

Je bespaart dus tijd, frustraties, geld en dat terwijl je gelijk zorgt voor een professionelere uitstraling.

Wil je meer weten over de valkuilen bij het importeren van urenbestanden? Lees dan onze blog over de top 5 valkuilen bij het importeren van urenbestanden.

Wil je werken zonder frustraties? Vraag dan nu een gratis online demonstratie aan!

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk merk heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen van jezelf, maar ook verhalen van je klanten! Verhalen die niet alleen je doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe je het verschil kunt maken! Als online marketeer bij akyla° combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

33 artikelen van Stan