Uitgebreid, gebruiksvriendelijk en tijdbesparend. Voor Stefan van Ginkel, accountmanager bij Verdo Payroll uit Renswoude, waren dat begin 2018 dé redenen om voor e-UUR te kiezen. Inmiddels is de payroller zes maanden ‘live’ met 150 inleners en 350 medewerkers (flexkrachten), verdeeld over twee administraties. “Onze verwachtingen zijn overtroffen.”

e-UUR helpt bij de salarisadministratie

De drijfveer van Verdo Payroll? “Het verlagen van de drempel voor werkgevers om werknemers aan te nemen”, vertelt Van Ginkel. “Wij nemen als payroller voor onze klanten medewerkers in dienst, waardoor wij de salarisbetalingen en arbeidsrechtelijke risico’s overnemen. Maar als juridisch werkgever blijven wij wel onder het oppervlak. Het boven water halen van geschikte arbeidskrachten is en blijft de verantwoordelijkheid van onze klanten zelf. Onze rol is het in goede banen leiden van de salarisadministratie. En daar helpt e-UUR sinds een paar maanden bij.”

e-UUR, een uitgebreide flexportal

“Voor onze backoffice werken wij al jaren naar alle tevredenheid met UBplus, maar over onze frontoffice waren wij al langer niet helemaal tevreden. Het was te simpel, te plat”, vertelt Van Ginkel verder. “We hoorden van steeds meer organisaties dat zij tevreden waren over e-UUR, een uitgebreide flexportal voor onder meer urenregistratie. De portal kon verder gekoppeld worden met UBplus, waardoor voor ons de keuze gemakkelijk was. De eerste contacten met Akyla werden gelegd en we kregen een testomgeving om mee ‘te oefenen’. Inmiddels zijn we alweer een half jaar live, sinds mei 2018.”

'Uitgebreid, gebruiksvriendelijk en tijdbesparend'
Stefan van Ginkel

Stefan van Ginkel

e-UUR: tijdbesparend

Voor Verdo Payroll is e-UUR een grote vooruitgang in vergelijking met de oude manier van werken. Het scheelt tijd – en veel ook. Van Ginkel: “Om een voorbeeld te geven: er zijn klanten die meerdere medewerkers bij ons in dienst hebben. Voorheen moest voor iedere medewerker een apart urenbriefje ingevuld, aangeboden en goedgekeurd worden. Nu staan alle medewerkers van die ene klant samen op één urenbriefje. Overzichtelijk én tijdbesparend. Een ander voorbeeld? Ik vind het persoonlijk heel fijn dat e-UUR herinneringen verstuurt. Als een medewerker vergeet om zijn of haar uren aan te bieden of goed te keuren krijgt hij of zij via e-UUR automatisch een herinnering. Zo voorkomen we dat uren te laat binnen komen, en dat zonder dat wij er zelf achteraan hoeven. Dat gemak – ja, dat vind ik een groot voordeel van e-UUR.”

Het digitale dossier in e-UUR

het digitale dossier in e-UUR is voor Verdo Payroll een veelgebruikte module, waarin onder meer contracten worden gedeeld en digitaal ondertekend. “Voorheen konden we met één druk op de knop een contract in UBplus zetten. Dat contract werd vervolgens per mail verstuurd en kon meteen digitaal ondertekend worden. Nu moeten we een contract opslaan als PDF, opslaan in e-UUR en via e-UUR verzenden. Het klinkt misschien alsof we er op dit punt met e-UUR dus níet op vooruit zijn gegaan, maar niets is minder waar. Contracten werden voorheen per e-mail verstuurd en raakten soms kwijt of moesten opnieuw worden verstuurd. In e-UUR blijven contracten altijd inzichtelijk. Bovendien voldeden we met onze oude manier van werken niet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en nu wel. En e-UUR heeft nog een voordeel: het digitale dossier is niet alleen te gebruiken voor contracten, maar voor allerlei soorten documenten. Onze uitzendbevestigingen versturen we nu bijvoorbeeld ook in e-UUR. Dat is sneller én veiliger dan per e-mail.”

‘De urenregistratie app is prettig’

Medewerkers en klanten reageren goed op de invoering van e-UUR. Van medewerkers hoort Van Ginkel bijvoorbeeld ‘dat de urenregistratie app zo prettig is’. Klanten vinden de portal vooral heel overzichtelijk. “Voor ons is het natuurlijk prettig dat ook andere mensen die met e-UUR moeten werken, buiten Verdo Payroll om, het een fijne oplossing vinden. Overigens zijn ook onze ervaringen met andere aspecten van Akyla prima, zoals consultancy en de servicedesk. We zijn gewoon heel tevreden en ik kan zelfs zeggen dat onze verwachtingen overtroffen zijn.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden van e-UUR?

Bekijk dan onze product tour of vraag een online demo aan!