“Akyla kwam op het juiste moment op ons pad”, vertelt Ivan Versteeg. Hij is directeur bij TOPS personeelsdiensten, een betrokken specialist binnen het groen en grond-, weg- en waterbouw. In deze branches selecteert TOPS personeelsdiensten mensen en banen die bij elkaar passen. “Wij waren aan het onderzoeken op welke manier wij het urenverwerkingsproces konden digitaliseren toen we begin 2019 met Akyla in contact kwamen. Na dat telefoongesprek heb ik nog desk research gedaan naar andere aanbieders, maar vanwege de gebruikersvriendelijkheid voor de flexkracht was de keuze voor Akyla snel gemaakt. Na een online demo van e-UUR en een gesprek bij ons op locatie waren we enthousiast. Groot pluspunt was ook dat e-UUR te koppelen is met UBplus – voor ons een vereiste. Zonder een dergelijke koppeling bied je je flexkracht meer gemak, maar is de kans op fouten in het proces alsnog aanwezig.”

Van papieren urenbriefjes naar online werken

Inmiddels is TOPS personeelsdiensten een paar maanden – sinds juli 2019 – live met de urenregistratie-module in e-UUR. “En dat bevalt goed”, vertelt Versteeg. “Voorheen werkten we met papieren urenbriefjes die de flexkracht invulde en door de inlener liet aftekenen. Van dat goedgekeurde urenbriefje maakte de flexkracht een foto, die wij doorgestuurd kregen via WhatsApp of e-mail. Wij moesten de gegevens op die foto handmatig in UBplus zetten. Tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Waar mensen werken worden immers fouten gemaakt. En onze werkwijze nu is ook veiliger. Ooit is er een keer een handtekening van een inlener vervalst, en dat is iets wat je als professioneel bureau natuurlijk te allen tijde wilt voorkomen. Met e-UUR hebben we dit getackeld, aangezien flexkracht en inleners vanuit hun eigen account in e-UUR werken. Voor het indienen en goedkeuren van een urenbriefje is geen contact meer vereist. Gemakkelijk, snel, foutloos en veilig, zeker omdat e-UUR een handige app heeft. Daar wordt veelvuldig gebruik van gemaakt.”

'Voor het indienen en goedkeuren van een urenbriefje is geen contact meer vereist. Gemakkelijk, snel, foutloos en veilig, zeker omdat e-UUR een handige app heeft'
Ivan Versteeg

Ivan VersteegDirecteur bij TOPS personeelsdiensten

Met e-UUR grote slagen gemaakt

Flexkracht vult in, inlener keurt goed: voor TOPS personeelsdiensten werkt dit proces perfect. Versteeg: “Beide partijen leveren zo hun input, waarna wij nog extra controleren of  toeslaguren en overuren correct zijn toegepast.” Ongeveer tachtig procent van het klantenbestand van TOPS personeelsdiensten maakt nu gebruik van e-UUR. “Natuurlijk zijn er altijd klanten die willen dat je volgens hun processen blijft werken, bijvoorbeeld omdat ze met meerdere bureaus samenwerken. Deze inleners willen niet voor iedere leverancier andere software gebruiken, dat respecteren wij. Daardoor kunnen we helaas niet al het handwerk elimineren, maar met e-UUR hebben we zeer grote slagen gemaakt. En de inleners die e-UUR gebruiken zijn heel positief. Ze hebben op het dashboard in e-UUR zicht op uren die zijn ingediend en (in de afgelopen weken) zijn verwerkt. Daardoor behouden zij, net als wij, altijd het overzicht.”

Cao-ontrafelaar Xplican, voor twee klanten

Ook maakt TOPS personeelsdiensten al voor twee klanten gebruik van de cao-ontrafelaar in e-UUR, Xplican genaamd. “En ook dat bevalt goed”, zegt Versteeg. “In het begin hebben we flink veel tijd gestoken in het juist instellen van de ontrafelaar, maar nu ervaren we daar het gemak van. Overuren, onkosten… De flexkracht hoeft alleen maar zijn of haar gewerkte uren in te vullen en Xplican doet zijn werk. We hoeven daardoor voor deze twee inleners niet langer ieder urenbriefje handmatig te controleren en aan te passen.”

'"We hoeven daardoor niet langer ieder urenbriefje handmatig te controleren en aan te passen.” '
Ivan Versteeg

Ivan VersteegDirecteur bij TOPS personeelsdiensten

Niet stoppen voordat het perfect werkt

Over zowel de urenregistratie-module als de cao-ontrafelaar is Versteeg erg te spreken – en wellicht komen daar in de toekomst nog meer modules bij. En ook over Akyla als organisatie is hij positief. “Afspraken worden nagekomen en de bereidheid om je verder op weg te helpen is groot. Ik heb al meerdere keren contact gehad met de helpdesk, en mijn ervaring is dat de supportmedewerkers niet eerder stoppen dan dat het perfect werkt. Hetzelfde gold voor de consultants tijdens de implementatie. Onze implementatie was voor hen pas klaar toen alles perfect werkte. Die betrokkenheid én de wil om het zo goed mogelijk op te leveren ervaar ik als heel prettig.”

Meer weten over e-UUR?

Download de white paper: Starten met e-UUR

Download gratis white paper