Let’s grow together: Smart Services groeit met e-UUR

Voorheen gebeurde al het werk bij de Amsterdamse payrollorganisatie Smart Services handmatig. “Het inkloppen van uren, het overtypen van binnengekregen Excel-bestanden en het inschrijven van nieuwe flexkrachten: het was voor ons altijd een tijdrovende klus”, vertelt Inge Beks, Business Support bij Smart Services. “Ons klantenbestand groeit flink en veel van die klanten sturen ons Excel-bestanden met daarin niet alleen uren, maar ook ingewikkelde toeslagen. De kans op het maken van fouten tijdens het handmatig inkloppen is dan redelijk groot; het is nou eenmaal mensenwerk en dus foutgevoelig. Vandaar dat we in 2013 op zoek zijn gegaan naar een manier om al deze werkzaamheden te automatiseren. Onze Sales Manager Piet Hein Niessink heeft veel kennis van de flexbranche en de bestaande systemen en wist precies welke oplossing het beste bij ons zou aansluiten: e-UUR!”, vertelt Beks.

e-UUR in combinatie met backoffice-pakket FlexService

Voor Smart Services waren de features urenverwerking en een digitale inschrijving, maar vooral een koppeling tussen e-UUR en backofficepakket FlexService een absolute vereiste. “We hebben in de oriëntatiefase ook wel naar de portal van FlexService gekeken, dan hadden we alles bij één partij gehad”, vertelt Beks. “Maar de ontwikkeling van die portal duurde ons veel te lang. Hetzelfde gold voor de partij Flex2go; zij kregen de koppeling met Flexservice niet gerealiseerd. Akyla kon een koppeling met FlexService voor ons realiseren en daarom hebben we de keuze voor e-UUR gemaakt. Helaas loopt de digitale communicatie tussen e-UUR en FlexService nog wel eens stroef, maar gelukkig weten we dat de oorzaak niet bij Akyla ligt. Akyla is een kleine organisatie met veel expertise en onze contactpersonen doen er altijd alles aan om eventuele vragen en problemen snel op te pakken en op te lossen.”

Volledige acceptatie na rustige start

Beks: “We zijn gestart met een aantal basisklanten die alleen normale uren doen en die zelf hun uren in e-UUR kunnen invullen. Vanuit daar hebben we het gebruik van e-UUR verder uitgebouwd. Ook voor ons intern was het goed om rustig te beginnen. Mensen vonden het lastig om een nieuwe, digitale werkwijze aan te leren. Stukje bij beetje hebben we daarom meer klanten overgezet naar e-UUR. Inmiddels is e-UUR door alle collega’s geadopteerd en staat zeventig procent van onze klanten in e-UUR. Nieuwe klanten die wij het afgelopen half jaar binnen hebben gehaald, komen zelfs al automatisch in e-UUR te staan. Ons doel is dan ook dat we over een niet al te lange tijd al onze klanten in e-UUR hebben. Dat nieuwe klanten al weten: kiezen we voor Smart Services, dan kiezen we voor e-UUR. Voor klanten biedt e-UUR namelijk ook genoeg voordelen, waaronder een continu inzicht in bijvoorbeeld uren.”

'“Dankzij e-UUR hebben we meer tijd om zaken als aanzeggingen, faseovergangen en vragen van klanten op te pakken en om procesmatige zaken te verbeteren.”'

Inge BeksBusiness Support

“De digitale inschrijving gebruiken we ook als pressiemiddel”

Ook het inschrijven van nieuwe medewerkers gebeurt sinds de komst van e-UUR digitaal. “Ons inschrijfproces was voorheen redelijk onoverzichtelijk. Het was vaak niet duidelijk wie er in het proces aan zet was, waardoor de doorlooptijd van een inschrijving soms onnodig lang was. In e-UUR hebben we nu alle inschrijvingen gecentraliseerd en is er altijd overzicht. Personen die aan zet zijn ontvangen notificaties, zodat iedereen weet wanneer hij wat moet doen. De digitale inschrijving geeft onze klanten dus duidelijkheid, maar we gebruiken het ook als pressiemiddel. De inschrijving móet compleet zijn voor we medewerkers kunnen inzetten. Medewerkers kunnen zich overigens ook nog steeds bij ons op kantoor komen inschrijven, dan pakken we onze laptop en e-UUR er gewoon bij”, vertelt Beks.

Eenvoudig importeren met de urenimporttool

Daarnaast maakt Smart Services binnen e-UUR ook gebruik van de feature importtool. “We hebben daarvoor verschillende importprofielen op maat laten maken, zodat we de urenimporttool zo optimaal mogelijk voor onze klanten in kunnen zetten. Wij houden de tool wel in eigen hand: klanten leveren nog steeds hun Excel-bestanden bij ons aan en wij importeren de bestanden vervolgens met de tool in e-UUR. Dit gaat natuurlijk veel sneller dan overtypen. Voor een bepaalde klant scheelt mijn collega dit zeker vier uur per verloning. Dit is een grote klant, die voor 45 flexkrachten tegelijk uren en toeslaguren voor de verloning aanlevert. Wat ook niet onbelangrijk is, is dat dit zo goed als foutloos verloopt. Wanneer er veel toeslagen in een verloning zitten, is een handmatige fout natuurlijk snel gemaakt”, aldus Beks.

Veel geluiden over een efficiencyslag

“Overigens levert e-UUR ons in zijn totaliteit ook zeker een tijdbesparing op”, meent Beks. “Vanwege onze snelle groei is het moeilijk om te zeggen om hoeveel tijd het precies gaat, maar we hebben zeker meer tijd om zaken als aanzeggingen, faseovergangen en vragen van klanten op te pakken en om procesmatige zaken te verbeteren. Ik heb ook het idee dat er steeds meer klanten bijkomen die wat meer tijd en aandacht vragen, het is fijn dat we daar nu nog beter aan kunnen voldoen. Druk zijn we dus nog steeds, maar niet meer met het inboeken van uren maar met andere zaken. Kortom: we kunnen nog meer kwaliteit leveren.”

Smart Services: betrouwbaar, persoonlijk en flexibel

Het Amsterdamse payrollbedrijf Smart Services staat voor HR, Freelance en Backoffice Services. Binnen HR neemt Smart Services het werkgeverschap over, door medewerkers in loondienst te nemen en de administratieve lasten en arbeidsrechtelijke risico’s op zich te nemen. Freelancers kunnen bij Smart Services terecht voor het uitbesteden van de administratie, zonder dat de vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap in het geding komt. Ook zijn de freelance-klanten van Smart Services automatisch verzekerd voor de ziektewet, WW en WIA. Uitzendbureaus kan Smart Services alle backoffice-werkzaamheden uit handen nemen. Kortom: Smart Services is voor verschillende typen klanten een professionele en betrouwbare partner, waardoor deze klanten zich zorgeloos op hun kernactiviteiten en core business kunnen richten.