“Bij jullie is het goed geregeld.” Als je als organisatie dat compliment krijgt van één van je grootste klanten, weet je dat de keuze voor e-UUR de juiste is geweest. Paul Chaillet, eigenaar van Go:Office is dan ook erg tevreden over e-UUR en de samenwerking met Akyla.

Alle processen automatiseren

‘Ooit kwamen onze uitzendkrachten het papieren werkbriefje op vrijdagmiddag naar kantoor brengen. Dat is nog maar een paar jaar geleden. Sindsdien hebben we veel veranderd. Het werkbriefje is vervangen door een online urenregistratiesysteem, dat is gekoppeld aan onze loonadministratiesoftware. Uren aanbieden, uren verwerken, loon uitbetalen en factureren gaat met een muisklik.’ Dat is het begin van de visie van Go:Office, die op hun website staat. En iets verder in de tekst is het volgende te lezen: ‘Alles kan tegenwoordig sneller en efficiënter, en daar willen we in voorop lopen. Als het gaat om uitzenden en payrollen heeft Go:Office alle processen volledig geautomatiseerd.’ e-UUR levert natuurlijk een belangrijke bijdrage aan deze visie. “Een aantal jaar geleden waren wij op zoek naar een oplossing die gekoppeld kon worden aan Profit van AFAS. Als preferred supplier van Profit kon Akyla dat, en bovendien stond (en staat!) e-UUR goed aangeschreven. De keuze was dan ook snel gemaakt”, vertelt Chaillet.

De juiste keuze voor Go:Office én inleners

En de keuze bleek ook de juiste, ook voor de klanten van Go:Office. Chaillet: “Bij jullie is het goed geregeld”, hoorde ik laatst nog van een grote klant. “Veel van onze inleners werken met meerdere leveranciers. Wat ze bij ons zo prettig vinden, is dat ze dankzij e-UUR gemakkelijk en snel vanuit hun mail uren kunnen accorderen. Maar ook het digitaal ondertekenen van contracten en loonheffingsformulieren wordt erg gewaardeerd. Dat is voor ons ook echt een uitkomst overigens, want het scheelt veel tijd. In Profit wordt de arbeidsovereenkomst aangemaakt. Die wordt opgepikt door e-UUR en daar digitaal ondertekend –  inclusief loonheffingsverklaring. Sneller en gemakkelijker kan het niet.”

'“e-UUR is heel gebruiksvriendelijk en intuïtief, waardoor ik e-UUR, met wat ondersteuning van Akyla, prima zelf kan beheren."'

Paul ChailletDirecteur / eigenaar

“e-UUR vernieuwt continu: een toegevoegde waarde”

Inmiddels maakt Go:Office gebruik van vrijwel alle modules die e-UUR biedt. “Akyla speelt proactief in op vraagstukken in de markt, waardoor e-UUR continu vernieuwt. Dat vind ik absoluut een toegevoegde waarde. Recentelijk zijn wij bijvoorbeeld als eerste Akyla-klant live gegaan met de nieuwe onboardingmodule, waarmee we veel gemakkelijker flexkrachten op contract kunnen nemen. Dat gaat veel verder dan alleen het digitaal ondertekenen van het contract, zoals eerder beschreven. Alle handelingen voor onboarding worden digitaal gedaan. Van het invoeren van de NAW-gegevens tot het invoeren van alle benodigde gegevens voor het contract, bijvoorbeeld startdatum en uurloon. Van het aanleveren van een identiteitsbewijs tot het genereren en digitaal ondertekenen van het arbeidscontract. En door de API-koppeling staat alles ook meteen op de juiste manier in Profit. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor een foutenreductie in het overnemen van gegevens”, aldus Chaillet.

“Ik wil zoveel mogelijk automatiseren”

De keuze voor de onboardingmodule was volgens Chaillet een gemakkelijke. “Ik wil zoveel mogelijk automatiseren. Iedere handeling die je niet meer handmatig hoeft te doen, is een stap vooruit. Maar automatiseren betekent ook dat je ontzorgd wordt. Ik kan het allemaal wel zelf doen, maar dit is veel gemakkelijker. En waarom zou ik niet voor gemak kiezen?” Chaillet heeft de onboardingmodule vervolgens zelf ingericht. Ondernemers met gevoel voor ICT raadt hij aan om dit ook te doen. “e-UUR is heel gebruiksvriendelijk en intuïtief, waardoor ik dit met wat ondersteuning van Akyla prima zelf kon. Je kunt alle formulieren zelf aanpassen en je eigen helpteksten toevoegen. Zo sluiten de teksten in dit gedeelte van e-UUR aan bij alle andere teksten die wij hebben. Ik vond het erg prettig dat ik hier mijn eigen sausje overheen kon gooien. De onboardingmodule is daardoor herkenbaar als Go:Office, en dat is voor ieder bureau een meerwaarde.”

Een digitale en efficiënte toekomst

Inmiddels is Go:Office een tijdje live met de nieuwe module. Het werkt erg goed, vertelt Chaillet. “We krijgen er nooit vragen over – niet van flexkrachten maar ook niet van inleners. En geen nieuws is goed nieuws! Ook voor onszelf zijn de voordelen duidelijk merkbaar. We kunnen heel gemakkelijk een linkje sturen naar een flexkracht. Of we vragen inleners om de onboarding/inschrijving in te vullen, waarna de flexkracht alleen maar hoeft te controleren. Ondertussen kunnen wij monitoren waar in het proces een onboarding is. En is een onboarding volledig, dan komt deze automatisch in Profit. Een aantal problemen uit het verleden is hiermee opgelost. Zo werden er wel eens verkeerde bestanden geüpload – dat is verleden tijd. Ook hadden we voorheen regelmatig problemen met het toevoegen van bijlagen, waardoor we die apart (lees: handmatig) moesten toezenden. Ook dit probleem hebben we niet meer. Kortom: de onboardingmodule is voor ons een mooie stap richting een nóg digitalere en efficiëntere toekomst!”

Wil je meer weten over de mogelijkheden van e-UUR?

Bekijk dan onze product tour of vraag een online demo aan!