Het is inmiddels ruim drie jaar geleden dat Factory4Work uit Ter Apel de eerste voorzichtige stappen richting een online urenregistratieprogramma zette. Carla Drent-Klein en Miranda Eenjes hadden in deze zoektocht maar één eis: “Er moest een koppeling zijn met ons backofficepakket UBplus. That’s it.” Op een bijeenkomst kwamen de dames in contact met Akyla, waarna wij werden uitgenodigd voor een gesprek. “En daarna was de kogel meteen door de kerk: we waren overtuigd”, vertellen Drent-Klein en Eenjes. “Onze organisaties passen simpelweg goed bij elkaar. En dat er een persoonlijke klik is vinden wij bij al onze leveranciers erg belangrijk.”

Flinke tijdwinst door online urenregistratie

Inmiddels maakt Factory4Work gebruik van vrijwel alle modules van e-UUR – van de digitale handtekening tot de cao-ontrafelaar – maar de uitzend- én payrollorganisatie was in eerste instantie puur en alleen op zoek naar online urenregistratie. Drent-Klei: “Voorheen waren we iedere week twee volle dagen (!) bezig met het verwerken van de uren. Uren kwamen op allerlei manieren bij ons binnen: per telefoon, per mail en zelfs nog per fax. Vervolgens moesten wij die allemaal handmatig overzetten naar UBplus. Als ik er aan terug denk… Ontzettend tijdrovend, maar ook heel erg foutgevoelig. Vandaar dat we zijn gaan kijken naar een flexportal. We wilden tijd besparen én efficiënter werken. Dankzij e-UUR kost het invoeren en verwerken van uren ons nu nog maar één middag per week. Dat betekent een tijdwinst van maar liefst twaalf uur per week. Heel flink, inderdaad.”

'De persoonlijke klik vinden wij, bij onze leverancier, erg belangrijk.'

Carla Drent-Klein & Miranda EenjesAccountmanagers

Een geweldig resultaat, dankzij e-UUR

Langzamerhand kwamen er voor Factory4Work – naast de urenregistratie – steeds meer modules bij, zoals ook cao-ontrafelaar Xplican. Een perfecte oplossing, aldus Eenjes. “Ons zusterbedrijf Zorgfactory, dat ook e-UUR gebruikt, is zoals de naam al zegt werkzaam in de zorg. In die branche zijn de cao’s niet per se lastig, maar wel erg uitgebreid. Het ontrafelen van urenbriefjes kostte dan ook veel tijd. En die tijd wilden we graag besparen. Xplican bleek voor ons de ideale oplossing. Maar ook de digitale inschrijving en de digitale handtekening die we inmiddels gebruiken leveren ons tijdwinst op. Met deze twee functionaliteiten hebben we het ingewikkelde proces van het inschrijven van nieuwe flexkrachten enorm kunnen versnellen. Ik kan dus gerust zeggen dat e-UUR ons zéér veel oplevert. Ik durf zelfs een stapje verder te gaan door te zeggen dat onze organisatie zónder e-UUR al lang meer medewerkers op de loonlijst had staan. Nu hebben we met hetzelfde team vorig jaar (red. in 2017) toch onze omzet weten te verdubbelen. Daar zijn we natuurlijk erg trots op, en het is iets wat we zonder e-UUR niet hadden bereikt.”

Digitale inschrijving voor tijdwinst in het inschrijfproces

Over de digitale inschrijving willen beide dames graag meer vertellen. “Deze module kunnen we namelijk iedere organisatie aanraden. Vroeger ontvingen flexkrachten hun contracten per post. Op hun beurt stuurden deze flexkrachten de contracten weer per post naar ons op. Maar was er dan iets fout, bijvoorbeeld een ontbrekende paraaf op een bepaalde pagina, dan moest het contract nog eens per post heen en terug worden gestuurd. Enorm tijdrovend: een doorlooptijd van een week of twee was normaal. Hoe anders is dat nu. Dankzij e-UUR zijn contracten binnen een dag compleet bij ons binnen – inclusief handtekening. Een inlener start het traject, de flexkracht vult de gegevens aan, de inlener controleert deze gegevens en daarna zijn wij aan zet voor een laatste controle. Zijn wij akkoord, dan gaan het contract samen met de verklaring voor de loonheffing door naar de flexkracht voor de handtekening. Die handtekening kan eventueel zelfs in de e-UUR app gezet worden. En dan kan de flexkracht aan de slag!”

Digitale handtekening op het arbeidscontract

Het grote voordeel hiervan: er gaan nooit flexkrachten aan het werk zonder een geldig arbeidscontract. Drent-Klein: “Vroeger waren we daar natuurlijk ook altijd al heel secuur in, maar toch hadden we niet altijd volledig inzicht in wat er bij onze inleners op locatie gebeurde. Oftewel: of de handtekening wel daadwerkelijk binnen was voordat een flexkracht begon met werken. Nu is dat inzicht er wel. Niet alleen voor ons, maar ook voor inleners en flexkrachten. De stand van zaken is voor alle partijen altijd duidelijk.”

Handige app voor urenregistratie

Eenjes wil nog iets toevoegen over de e-UUR app, waar ze zeer positief over is. “Ik hoor namelijk hele goede verhalen van onze flexkrachten, waarvan ongeveer veertig procent met die app werkt. Het invullen van uren is door de app veel gemakkelijker geworden, waardoor wij de uren ook op tijd binnen krijgen. Heel erg fijn! De app is natuurlijk altijd beschikbaar, dus flexkrachten kunnen zelfs thuis vanaf de bank hun gewerkte uren bij ons indienen. Ook handig: wanneer een specifieke flexkracht toch zijn of haar uren niet op tijd heeft ingediend, zien wij dat meteen. Een telefoontje of een WhatsAppje verder en de flexkracht kan het in de app nog snel even in orde maken.”

Zeer positief over e-UUR én Akyla

Hoe ziet Factory4Work de toekomst met e-UUR? “Zeer positief!”, zeggen Drent-Klein en Eenjes. “Onze ervaringen zijn louter positief. En ook die persoonlijke klik waar we het eerder al over hadden is er nog steeds. Niet voor niets rijden we ieder jaar weer van onze locatie in Ter Apel naar de klantendag van Akyla – meestal een flink stuk rijden. Die dag, daar móeten we gewoon bij zijn. Natuurlijk om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen, maar vooral om met de mensen van Akyla in contact te blijven.”

Wil je ook starten met groeien en gelijk je werk veel gemakkelijker maken?

Bekijk dan onze e-UUR product tour of vraag een online demo van e-UUR aan!
Bekijk de mogelijkheden van e-UUR