post
line IMAGE
Maak het verwerken van reiskosten eenvoudiger!
Akyla - 26 July 2018
blog reiskosten linkedin banner

We zien nog vaak, bij veel uitzenders en payrollers, dat bij het verwerken van declaraties, en dan met name de reiskosten, heel wat handelingen komen kijken. Door de handmatige verwerking verdwijnen er namelijk regelmatig declaraties. Dit levert vervolgens irritatie op bij zowel de flexkrachten als de backofficemedewerkers. In deze blog leggen we u uit waarom en hoe u gebruik kunt gaan maken van een geautomatiseerde oplossing.

Declaraties verwerken

Bij het verwerken van de reiskostendeclaraties worden de meeste fouten gemaakt. Het is namelijk vrij gemakkelijk om tijdens de verwerking een nulletje of komma verkeerd te plaatsen. Daarnaast is het haast niet controleerbaar waar de fout dan gemaakt wordt, omdat een declaratie vaak een heel proces doorgaat. Daar komt nog bij dat meestal aan het einde pas geconstateerd wordt dat de vergoeding niet juist is. Bij veel uitzenders en payrollers is het declareren en verwerken van de onkosten dan ook een proces wat onnodig veel tijd en geld kost.

Automatiseer uw declaratieproces!

Bij veel uitzenders of payrollers verloopt de verwerking van declaraties vaak nog volledig handmatig. Waardoor het voor de flexkracht en backofficemedewerker meer dan eens voor irritatie zorgt. Het automatiseren van het declaratieproces biedt dan zeer zeker uitkomst!

Door het proces te automatiseren wordt het eenvoudiger om declaraties te verwerken, wat er voor zorgt dat u als backofficemedewerker weinig omkijken meer heeft naar de verwerking en dat uw flexkrachten de juiste vergoedingen ontvangen.

Bij het berekenen van de reiskosten raden we u aan om gebruik te maken van een betrouwbare tool. Bekijk dus of uw portal beschikt over deze mogelijkheid. Het zal uw werk een stuk gemakkelijker maken.

Google Maps is wereldwijd de meest gebruikte navigatie tool. Veel organisaties gebruiken Google Maps dan ook om het aantal kilometers te berekenen. In Google Maps is het vrij eenvoudig om een begin adres en eind adres in te voeren. De tool berekent vervolgens de kortste route naar de opgegeven bestemming. Het aantal kilometers dat hieruit naar voren komt, is het aantal kilometer waarmee u de vergoeding moet berekenen.

Waarom raden we Google Maps aan? Op deze manier bent u, tijdens een controle, in staat om aan te tonen dat er een berekening is gemaakt met een betrouwbare tool. En voor uw flexkrachten is het inzichtelijker omdat ze zelf de start en eind locatie of postcode in moeten voeren. Op deze manier voorkomt u alleen al hele discussies!

Wat zijn de regels bij een reiskostenvergoeding?

De Belastingdienst vindt dat het uitgangspunt voor de vaste vergoeding de meest gebruikelijke route moet zijn. Er zijn al diverse zaken geweest waarbij de fiscus bepaalde dat de kortste route de gebruikelijke route was. Dit leidde tot flinke naheffingen, terwijl de kortste route soms helemaal geen snelle of logische route was.
Een richtlijn is dat het in elk geval om zakelijke kilometers moet gaan. Als iemand bijvoorbeeld een stuk omrijdt omdat hij die route prettiger vindt of omdat hij of zij de kinderen moet ophalen, dan zijn de omrijkilometers niet zakelijk en zult u voor het bepalen van de vaste vergoeding van de kortere route moeten uitgaan.

 

Wilt u meer weten over digitaal onkosten declareren en het automatiseren ervan?

line IMAGE

Hoe kunnen we u helpen?

FLEX IMAGE

Vraag een online demo aan

Benieuwd naar wat onze software voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een online demo aan en wij vertellen u graag meer!

Demo aanvragen

FLEX IMAGE

Stel een vraag

Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of over ons bedrijf? Deze vragen beantwoorden wij graag!

Neem contact op

FLEX IMAGE

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van de nieuwste blogposts, leuke nieuwtjes over Akyla en interessante weetjes over de software? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!

Nu aanmelden

We horen graag van u!
Heeft u vragen over onze software, de mogelijkheden voor uw organisatie of wilt u ons iets anders laten weten? We horen het graag. Maak gebruik van het formulier hiernaast en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Liever langskomen of telefonisch contact opnemen?
Bezoekadres
Het Eeftink 11-31
7541 WH ENSCHEDE
Postadres
Postbus 517
7500 AM ENSCHEDE
Algemene gegevens
(053) 483 75 38
info@akyla.nl