De laatste tips, tricks, updates & nieuws
Automatiseer de reserveringen van je flexkrachten
Stan Olde Wieverink

Stan Olde Wieverink

17 november 2020

Ondanks dat het gekke tijden zijn, duurt het niet lang meer of de Kerstdagen en oud & nieuw staan voor de deur. Een periode waarin veel Nederlanders van een welverdiende vakantie genieten. Ook flexkrachten en ja, ook nu. Ben jij hier al klaar voor? Kun jij coronaproof (lees: digitaal in plaats van handmatig) de reserveringen van flexkrachten verwerken? Zo nee, lees dan snel verder: de reserveringenmodule in e-UUR is jouw oplossing. Het automatiseren van de reserveringen van je flexkrachten doe je met e-UUR.

Reserveringen: de definitie uitgelegd

Voordat we verder gaan met het artikel leggen we nog snel even de definitie van het woord ‘reserveringen’ uit. Reserveringen zijn aanvullingen op het loon, uitgedrukt in percentages. Deze aanvulling wordt niet iedere week uitgekeerd, maar wordt gereserveerd voor de vergoeding van vakantiegeld, vakantie-uren, feestdagen, kort verzuim of bijzonder verlof.

Het grote voordeel van de reserveringenmodule in e-UUR

Werk je voor die reserveringen nu nog met losse briefjes, handmatige invoer in het systeem en bijbehorende ingewikkelde procedures, dan resulteert dat in extra werk en veel tijdverlies. Ook is bij handmatig werken de kans op het maken van fouten groter, dus is er een grote(re) kans op een foutieve of een te late invoer. En natuurlijk is handmatig werken op dit moment ook zeker niet handig, omdat je flexkrachten dan persoonlijk moet zien en we juist het aantal fysieke contacten moeten beperken. Het grootste voordeel van e-UUR? De reserveringenmodule lost ál deze nadelen op.

Het automatiseren van de reserveringen bij onze klant Kolibrie HRM

Leestip tussendoor: open gerust eens het klantverhaal van onze klant Kolibrie HRM. Een tipje van de sluier uit hun testimonial: “Wij verlonen wekelijks 30.000 actieve medewerkers, je kunt je voorstellen hoeveel berekeningen, telefoontjes en mailverkeer er voorheen bij het registreren van reserveringen kwamen kijken. Alleen het automatiseren van die reserveringen scheelt ons nu al 1,5 fte. Ook kunnen medewerkers in e-UUR de hoogte van hun vakantiegeld, hun vakantie-uren en het maximaal op te nemen vakantiedagen per week inzien. Dat scheelt veel in de communicatie.”

Inzicht in de verlofregistratie voor jou én je flexkrachten

In e-UUR vind je allerlei reserveringen, denk aan vakantiegeld, kort verzuim, feestdagen en ADV-dagen. Naast het feit dat de module alle eerder genoemde nadelen tackelt, heb je dus ook continu inzicht in de volledige verlofregistratie van je flexkrachten. Mappen vol papieren en Excel-lijsten met verlofaanvragen zijn verleden tijd. Je vindt nu alles op één plek: in e-UUR. Daarnaast hebben flexkrachten in e-UUR zelf inzicht in hun actuele reserveringssaldo’s en in lopende, goed- en afgekeurde aanvragen. Belangrijk, want flexkrachten willen tegenwoordig 24/7 kunnen inzien óf en zo ja, hoeveel vrije uren ze nog kunnen opnemen. e-UUR vergroot de zelfredzaamheid van flexkrachten, wat betekent dat jouw telefoon minder vaak rinkelt en dat je minder vragen per mail ontvangt.

Reserveringsbriefjes indienen: dit is hoe het werkt

De reserveringenmodule in e-UUR is onderverdeeld in twee functies: 1) het reserveringssaldo en 2) de (loon-)componenten die op het saldo inwerken. Het saldo laat jou en je flexkrachten zien wat nog te reserveren is, en kan zowel in uren als in bedragen weergegeven worden. Met reserveringsbriefjes in e-UUR kunnen flexkrachten vervolgens heel simpel en snel zelf een reservering indienen. Dit proces zorgt ervoor dat niet alleen jij en je collega’s tijd besparen, zoals we al eerder schreven, maar dat ook je inleners en flexkrachten gemak ervaren. Je hoeft inleners namelijk niet in dit reserveringsproces te betrekken (al mag dat natuurlijk wel). En ook flexkrachten met meerdere plaatsingen hebben een groot voordeel. Die flexkrachten hoeven namelijk niet langer per plaatsing een reservering in te dienen, maar kunnen met slechts één briefje verschillende reserveringen indienen. Als het saldo voldoende is, wordt het reserveringsbriefje automatisch goedgekeurd nadat het is ingediend. Als een flexkracht meer op wil nemen dan het saldo toelaat – en er niet is ingesteld dat een negatief saldo mogelijk is – dan ziet de flexkracht automatisch een melding dat hij geen reservering mag opnemen.

Jouw reserveringen automatiseren, nog vóór de Kerstvakantie

Ben je na het lezen van het artikel enthousiast geworden en wil je nog vóór de aankomende Kerstvakantie de reserveringen automatiseren? Om meer gemak te realiseren voor jezelf, je inleners én je flexkrachten? Vraag vandaag nog een demo aan of mail voor meer info naar sales@akyla.nl. Let’s get started!

Ontdek e-UUR

Stan Olde Wieverink

Over Stan Olde Wieverink

Elk bedrijf heeft verhalen te vertellen. Niet alleen verhalen over zichzelf, maar ook verhalen van klanten! Verhalen die niet alleen de doelgroep aanspreken, informeren, verrassen en beïnvloeden, maar verhalen die ook echt laten zien hoe het verschil gemaakt kan worden! Als online marketeer bij Akyla combineer ik dagelijks gave verhalen met creatieve marketing. Ik help professionals van uitzenders en payrollers om oplossingen te vinden voor specifieke problemen binnen de branche. Oplossingen die passen bij hun unieke identiteit. Oplossingen die hen helpen om hun inleners en flexkrachten beter te bedienen.

95 artikelen van Stan

Direct contact

Kom direct met ons in contact. Wij helpen je graag verder!

Ben je enthousiast?

Ben je een uitzender, payroller of detacheerder?
Heb je vragen over onze software neem dan contact met ons op!